Φρεσκάρισμα τα μηνύματά σας με το Lotus Notes 6 - ανδρείκελα

Πριν από την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Lotus Notes 6, μπορείτε να ορίσετε τις επιλογές παράδοσης, τις επιλογές ασφάλειας και τις σφραγίδες διάθεσης. Χρησιμοποιήστε αυτά τα συμβόλαια σημειώσεων για να ενημερώσετε τον παραλήπτη σας για το πόσο ζεστό είναι το μήνυμά σας ή για τη διάθεσή σας. ή να ζητήσετε επιβεβαίωση παράδοσης, να ορίσετε χρόνο παράδοσης και άλλα.

Αφού τελειώσετε να συνθέτετε το σώμα του μηνύματός σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές παράδοσης" εκεί στη γραμμή δράσης, το οποίο οδηγεί αναπόφευκτα στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης, όπως φαίνεται στο σχήμα 1. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου έχετε πολλά επιλογές για παράδοση και ασφάλεια και διασκέδαση.

(Μπορείτε να παρατηρήσετε στα ταξίδια σας και στο παράθυρο διαλόγου ότι υπάρχει μια καρτέλα "Για προχωρημένους" - τα καλά νέα είναι ότι πιθανότατα δεν θα χρειαστεί να τα χρειαστείτε.)

Εικόνα 1: Ορίστε τις επιλογές παράδοσης εδώ.

Ρύθμιση μηνύματος Επίπεδο σημασίας

Στην ενότητα Επιλογές προβολής, μπορείτε να επισημάνετε το επίπεδο σπουδαιότητας του μηνύματός σας: Χαμηλό, Κανονικό ή Υψηλό. Μπορείτε να ορίσετε τις Σημειώσεις για να επισημάνετε τα μηνύματα που επισημαίνετε ως Υψηλή Σημασία. αυτά τα μηνύματα εμφανίζονται με κόκκινο εικονίδιο φακέλου στα Εισερχόμενα του παραλήπτη σας. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λειτουργία για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σας για ένα ιδιαίτερα σημαντικό, επείγον ή άλλο κρίσιμο για το χρόνο μήνυμα.

Προσθήκη μίας σφραγίδας διάθεσης σε ένα μήνυμα

Η χρήση της λίστας Mood Stamp είναι ένας τρόπος να έρθετε σε επαφή με το (ηλεκτρονικό) εσωτερικό παιδί σας. Μια Σφραγίδα διάθεσης είναι απλώς μια εικόνα που εμφανίζεται στην κορυφή του σώματος του μηνύματός σας, έτσι ώστε ο αναγνώστης σας να γνωρίζει πώς νιώθετε όταν στείλατε το μήνυμα. Τα μηνύματα με σφραγίδα διάθεσης σημειώνονται επίσης ως τέτοια στα εισερχόμενα του παραλήπτη.

Έχετε αρκετές σφραγίδες διάθεσης για να διαλέξετε, συμπεριλαμβανομένων των Private, Flame και Joke. Για διασκέδαση, δοκιμάστε το καθένα για να δείτε τι μοιάζουν. Η επιλογή Αστεία είναι χρήσιμη εάν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα που είναι λίγο σαρκαστικό και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο αναγνώστης σας συνειδητοποιεί ότι ναι, απλά το λάτρεψατε!

Για να επιλέξετε μια σφραγίδα, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην αναπτυσσόμενη λίστα Σφραγίδα διάθεσης. Μετακινηθείτε στη λίστα για να κάνετε την επιλογή σας. Για να κάνετε προεπισκόπηση μιας Σφραγίδας Mood, κάντε κλικ στο όνομά της στην αναπτυσσόμενη λίστα και το εικονίδιο εμφανίζεται κάτω από αυτήν τη λίστα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και στο νέο σας μήνυμα εμφανίζεται η Σφραγίδα της διάθεσης. Αν δεν θέλετε καμία σφραγίδα διάθεσης στο εξερχόμενο μήνυμα, απλώς αφήστε το προεπιλεγμένο κανονικό σύνολο.

Ζητήστε ένα μήνυμα Αναφορά παράδοσης

Κάντε επιλογές από τη λίστα επιλογών Αναφορά παράδοσης για να καθορίσετε πότε και εάν θα ενημερωθείτε για την κατάσταση παράδοσης των μηνυμάτων σας. Οι τέσσερις επιλογές σας σχετικά με μια αναφορά παράδοσης είναι Μόνο σε αποτυχία, Επιβεβαίωση παράδοσης, Παρακολούθηση ολόκληρης της διαδρομής και Καμία.

• Μόνο σε αποτυχία: Δεν υπάρχουν καλά νέα. Με άλλα λόγια, οι Σημειώσεις σας ενημερώνουν μόνο σε περίπτωση που το μήνυμά σας δεν μπορεί να παραδοθεί για κάποιο λόγο.
• Επιβεβαίωση παράδοσης: Αυτή είναι η επιλογή για εσάς αν είστε λίγο λιγότερο αισιόδοξος. Σε αυτήν την περίπτωση, οι Σημειώσεις σας ενημερώνουν ακριβώς πότε και πού στάλθηκε το μήνυμά σας.
• Παρακολούθηση ολόκληρης της διαδρομής: Αυτή η επιλογή σας δείχνει πού (και σε ποια χρονικά σημεία) το μήνυμα σας σταμάτησε στο δρόμο προς τον παραλήπτη σας. (Μπορεί να ακούγεται ενδιαφέρον, αλλά πιθανότατα δεν σας ενδιαφέρει πραγματικά.)
• Κανένα: Επιλέξτε αυτό και να ρίχνετε προσοχή στον άνεμο, μη φροντίζοντας να ξέρετε αν το μήνυμά σας παραδίδεται ή όχι. (Αυτό είναι το προεπιλεγμένο.)

Εάν επιλέξετε μια επιλογή αναφοράς παράδοσης διαφορετική από την επιλογή Κανένα, θα λάβετε μια αναφορά επιβεβαίωσης παράδοσης (απλά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το δίκτυό σας σε εσάς) αμέσως μόλις το μήνυμα που σας έστειλε φτάνει. Όταν αυτό θα εξαρτηθεί εξ ολοκλήρου από το δίκτυο. Εάν ο παραλήπτης σας είναι πολύ μακριά - σε μια διαφορετική εταιρεία, για παράδειγμα - μπορεί να χρειαστούν μερικές ώρες ή ακόμα και μια ολόκληρη μέρα για να παραδοθεί το μήνυμα.

Ρύθμιση προτεραιότητας παράδοσης για ένα μήνυμα

Μια άλλη επιλογή από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης - Προτεραιότητα προβολής - σχετίζεται με το πόσο γρήγορα θέλετε οι σημειώσεις να παραδώσουν το μήνυμά σας:

• Χαμηλή: μήνυμα αργά τη νύχτα όταν το δίκτυο δεν είναι τόσο απασχολημένο.
• Κανονικό: Επιλέξτε αυτό για να στείλετε το μήνυμα το συντομότερο δυνατόν με βάση τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης αλληλογραφίας που έχει δημιουργήσει ο διαχειριστής σας. (Αυτή είναι η προεπιλογή.)
• Υψηλή: Η επιλογή αυτή στέλνει το μήνυμά σας τώρα - βγείτε από την άκρη, περνώντας!

Εάν συμπεριλαμβάνετε ένα τεράστιο συνημμένο σε ένα μήνυμα, θεωρήστε το ως Χαμηλή προτεραιότητα. Το μήνυμα δεν θα παραδοθεί μέχρι να κοιμηθείτε γρήγορα, αλλά μπορεί να κοστίσει η εταιρεία σας λιγότερα χρήματα για να το στείλει αργά το βράδυ. Ίσως αυτός είναι ένας τρόπος να κερδίσετε το βραβείο Υπάλληλος της Μήνας!

Υπογραφή μηνύματος

Υπογράφετε μηνύματα για τον ίδιο λόγο που υπογράφετε επιταγές ή επίσημα έγγραφα: για να δείξετε ότι είναι πραγματικά από εσάς. Δεν χρειάζεται να υπογράφετε ένα σημείωμα συναντήστε για μένα, αλλά όταν στέλνετε ένα μήνυμα με κρίσιμες ή ευαίσθητες πληροφορίες, μπορεί να θέλετε οι Σημειώσεις 6 να αποδείξουν ότι το μήνυμα προέρχεται πραγματικά από εσάς.

Τώρα, προφανώς, δεν μπορείτε να χαράξετε την υπογραφή σας στην οθόνη στο κάτω μέρος μιας σημείωσης. (Στην πραγματικότητα, μπορείτε, αλλά ο προϊστάμενός σας δεν θα το εκτιμούσε.) Υπογράφετε ένα μήνυμα επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Επιγραφή κάτω από την ενότητα Επιλογές ασφαλείας του παραθύρου διαλόγου Επιλογές παροχής.

Η υπογραφή που χρησιμοποιείτε στις Σημειώσεις 6 είναι ακόμα πιο δύσκολη από το δικό σας John Hancock επειδή είναι ένας πρόσθετος αριθμητικός κωδικός υπολογιστή που προστέθηκε στο μήνυμα όταν το στείλατε και ελέγχθηκε από τον υπολογιστή του παραλήπτη κατά το άνοιγμα του μηνύματος. Το σημείωμα δεν έχει μια πραγματική υπογραφή σε αυτό, αλλά αυτός ο τύπος μηνύματος εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης:

Υπογράφηκε από τον Alan Dunkel / Primus στις 07-1-02 8: 30: 46 AM, σύμφωνα με τον Primus.

Κρυπτογράφηση μηνύματος

Σίγουρα, ο κόσμος σέρνεται με busybodies, κακούς και κατασκόπους.Εάν χρησιμοποιείτε ένα μόντεμ, στέλνετε τα μηνύματά σας μέσω τηλεφωνικών γραμμών, όπου ένας άνθρωπος που δεν έχει κανένα καλό θα μπορούσε να παρακολουθήσει με κάποιο τρόπο και να τα διαβάσει. (Αυτό είναι πραγματικά, πολύ απίθανο ότι αυτό θα συμβεί, αλλά hey, ποτέ δεν ξέρετε.) Αυτό δεν είναι μεγάλη υπόθεση για τα περιστασιακά μηνύματα σας, αλλά εάν στείλετε ένα μήνυμα που περιλαμβάνει πληροφορίες όπως εμπιστευτικές εταιρικές πληροφορίες, αξιολογήσεις των επιδόσεων των εργαζομένων, ή απλά πραγματικά, πολύ καλό κουτσομπολιό που δεν θέλετε να διαβάσει κάποιος άλλος, μπορείτε να το κρυπτογραφήσετε.

Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Ασφάλεια κρυπτογράφησης Notes, είστε 100% σίγουροι ότι μόνο ο προορισμένος παραλήπτης θα μπορεί να την διαβάσει.

Για την κρυπτογράφηση ενός μηνύματος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κρυπτογράφηση από την ενότητα Επιλογές ασφαλείας του παραθύρου διαλόγου Επιλογές παροχής. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου όταν τελειώσετε.

Όταν στέλνετε ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα, η Notes κάνει την κρυπτογράφηση για σας - πίσω από τις σκηνές. Όταν οι παραλήπτες ανοίξουν το μήνυμα, βλέπουν το περιεχόμενο ακριβώς όπως το γράψατε. Με άλλα λόγια, ο αναγνώστης ενός κρυπτογραφημένου μηνύματος δεν χρειάζεται να κάνει κάτι ιδιαίτερο για να αποκρυπτογραφήσει ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα. Μόνο οι παραλήπτες με τα κατάλληλα αναγνωριστικά χρήστη μπορούν να διαβάσουν το κρυπτογραφημένο τμήμα του μηνύματος. Ο μόνος που θα δει την πραγματική ανακατασκευασμένη έκδοση είναι ο κακός κατάσκοπος που παρακολουθεί το μήνυμα κατά τη μεταφορά.

Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα άτομο που χρησιμοποιεί διαφορετικό πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν στέλνετε το μήνυμά σας μέσω του Διαδικτύου, ελέγξτε πρώτα με το διαχειριστή των σημειώσεων της εταιρείας σας για να δείτε εάν θα είστε σε θέση για να την κρυπτογραφήσετε.

Αίτημα για την παραλαβή επιστροφής για ένα μήνυμα

Αν χρησιμοποιείτε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης για να ζητήσετε μια επιστροφή επιστροφής για ένα μήνυμα, το δίκτυο σας ειδοποιεί αυτόματα όταν ο παραλήπτης διαβάζει το μήνυμά σας. Αυτό διαφέρει από το να ζητάτε μια αναφορά επιβεβαίωσης παράδοσης, η οποία σας ενημερώνει μόνο όταν έφτασε το μήνυμα στη βάση δεδομένων του παραλήπτη. Συνήθως θα ζητήσατε μια αναφορά απόδειξης (απλά ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Επιστροφή αποδεικτικού") για να αποφύγετε τη δικαιολογία "Δεν είδα ποτέ το μήνυμά σας" και να ζητήσετε μια αναφορά επιβεβαίωσης παράδοσης για να καταργήσετε το " το δίκτυο πρέπει να το έχει χάσει "δικαιολογία.

Αν στέλνετε ένα μήνυμα σε κάποιον που δεν χρησιμοποιεί σημειώσεις ή αν το μήνυμά σας περνάει από το Internet, ενδέχεται να μην μπορείτε να λάβετε αναφορές από αυτά.

Αποτροπή αντιγραφής ενός μηνύματος

Μια άλλη επιλογή ασφάλειας Notes που έχετε στη διάθεσή σας είναι να αποτρέψετε την αντιγραφή. Όταν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Αποτροπή αντιγραφής, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι το άτομο που λαμβάνει το μήνυμά σας δεν θα μπορεί να το διαβιβάσει σε οποιονδήποτε άλλο. Στην πραγματικότητα, δεν θα είναι σε θέση να αντιγράψουν (Επεξεργασία -> Αντιγραφή) το σημείωμά σας στο Πρόχειρο, σε περίπτωση που προτίθενται να πραγματοποιήσουν κάποια παράνομη επικόλληση (Επεξεργασία -> Επικόλληση). Η επιλογή "Αποτροπή αντιγραφής" διασφαλίζει ότι αυτό που στέλνετε σε ένα άτομο δεν γίνεται spam σε όλη την επιχείρησή σας.

Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή επιλογών παράδοσης, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αφού αποφασίσετε σχετικά με αυτές τις επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή και αρχείου.

Εάν το κεφάλι σας γυρίζει από όλες αυτές τις επιλογές παράδοσης, μην το αφήσετε να σας κατεβάσει. Πρέπει να τα χρησιμοποιείτε μόνο υπό ειδικές συνθήκες. Στην πραγματικότητα, για τα περισσότερα μηνύματα, θα χτυπήσετε δεξιά από τις επιλογές παράδοσης χωρίς να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης και χωρίς δεύτερη σκέψη. Τι ανακούφιση!

Εάν διαπιστώσετε ότι επισκέπτεστε πάντα το παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης για να υπογράψετε και να κρυπτογραφήσετε τα μηνύματά σας, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση αυτών των επιλογών ασφαλείας ως προεπιλογή. Με αυτόν τον τρόπο, τα νέα μηνύματα που δημιουργείτε θα έχουν τις ίδιες ρυθμίσεις ασφαλείας. Φυσικά, μπορείτε πάντα να αλλάξετε γνώμη, επιστρέφοντας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης για να αλλάξετε μια προεπιλεγμένη ρύθμιση ή για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ασφαλείας.