Βίντεο: CS50 Lecture by Steve Ballmer 2024
Όταν αρχίζετε να λαμβάνετε ένα δίκαιο ποσό στο οικονομικό σας μοντέλο, είναι πολύ εύκολο να καταλήξετε με ένα τεράστιο Excel αρχείο που χρειάζεται πολύ χρόνο για να υπολογίσει, καθιστώντας δύσκολη την αναθεώρηση ή την κοινή χρήση με άλλους.
Εάν το μεγάλο μέγεθος αρχείου οφείλεται σε μεγάλο αριθμό γραμμών (π.χ., πάνω από 100, 000), σκεφτείτε το Power Pivot για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα.
Εάν θεωρείτε ότι το μοντέλο σας ξεφεύγει από τον έλεγχο (και χρησιμοποιείτε το πρότυπο Excel, χωρίς τη βοήθεια του Power Pivot ή οποιουδήποτε άλλου πρόσθετου), εδώ μερικά δοκιμασμένα Συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διατηρήσετε το μέγεθος του αρχείου:
- Αφαιρέστε τυχόν περιττές μορφοποιήσεις Τα χρώματα και η μορφοποίηση θα πρέπει να ισχύουν μόνο για το απαραίτητο εύρος,
Όταν καθαρίζετε τα κελιά που δεν χρησιμοποιείτε πλέον, πιθανόν να το κάνετε επιλέγοντας το κελί και πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή. διαγράφει τα περιεχόμενα και τους τύπους, αλλά δεν καθαρίζει τη μορφοποίηση. Αν υποψιάζεστε ότι πρόκειται για πρόβλημα, μπορείτε να πατήσετε Ctrl + A για να επιλέξετε όλα τα κελιά. στη συνέχεια, στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας, στην ενότητα Επεξεργασία, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Διαγραφή μορφών.
- Βεβαιωθείτε ότι οι τύποι αναφέρονται μόνο στο εύρος που χρειάζονται (δεν επιλέγεται ολόκληρη η σειρά ή στήλη). Εάν οι τύποι σας αναφέρουν περισσότερα κελιά από αυτά που χρειάζονται, αυτό θα χρησιμοποιήσει περισσότερη μνήμη. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τον τύπο = SUM (A1: A1000) για να επιτρέψετε πρόσθετες σειρές αντί = SUM (A: A). Εναλλακτικά, μπορείτε να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως πίνακα και να ανατρέξετε στις αυτόματα αναπτυσσόμενες περιοχές πίνακα στον τύπο σας.
- Καταργήστε (ή τουλάχιστον ελέγξτε το μέγεθος) οποιωνδήποτε λογοτύπων ή εικόνων που χρησιμοποιείτε. Ένα μοναδικό αρχείο JPG που έχει εισαχθεί σε ένα μοντέλο μπορεί εύκολα να προσθέσει 10MB σε μέγεθος αρχείου Excel.
- Αποφύγετε τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες. Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες πραγματικά μασούν τη μνήμη. Αν έχετε πολλούς Συγκεντρωτικούς Πίνακες, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιούν την ίδια πηγή δεδομένων και ότι δεν δημιουργούν μια εντελώς νέα.
- Κατάργηση εξωτερικών συνδέσεων σε άλλα αρχεία. Για να ελέγξετε αν υπάρχουν εξωτερικές συνδέσεις στο μοντέλο σας, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στη Κορδέλα και κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία συνδέσεων στην ενότητα Συνδέσεις. Εάν το κουμπί Επεξεργασία συνδέσεων είναι γκρίζο, αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν εξωτερικοί σύνδεσμοι. Εάν υπάρχουν, κάντε κλικ στο κουμπί και όταν εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία συνδέσμου, κάντε κλικ στην επιλογή Διασύνδεση συνδέσεων για να επικολλήσετε τα δεδομένα από όλους τους εξωτερικούς συνδέσμους ως τιμές και οι εξωτερικοί σύνδεσμοι θα καταργηθούν. Αν πρέπει να χρησιμοποιήσετε απολύτως εξωτερικούς συνδέσμους, έχετε το αρχείο πηγής ανοιχτό ταυτόχρονα. αυτό θα επιταχύνει τα πράγματα.
- Ελέγξτε για απολύσεις σε εισόδους και υπολογισμούς. Μερικές φορές ένα μοντέλο εξελίσσεται και μπορεί να υπάρχουν τμήματα που δεν χρησιμοποιούνται πλέον ή τμήματα όπου οι πληροφορίες έχουν αλλάξει.
- Αποφύγετε τις πτητικές λειτουργίες. Ορισμένες από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες πτητικές λειτουργίες είναι OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW και COLUMN. Η υπερβολική χρήση αυτών των συγκεκριμένων λειτουργιών στο μοντέλο σας μπορεί να επιβραδύνει πραγματικά τους υπολογισμούς σας. Εάν πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε, προσπαθήστε να περιορίσετε την εμφάνισή τους στο μοντέλο. Για παράδειγμα, το = TODAY () είναι πολύ χρήσιμο για τη σημερινή ημερομηνία, αλλά αντί να το χρησιμοποιήσετε πολλές φορές σε μια φόρμουλα, το έχετε σε ένα μόνο κελί και συνεχώς να επιστρέφετε σε αυτό το κελί για τη σημερινή ημερομηνία.
- Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε τον τύπο αρχείου XLS. Το XLSX είναι ένας πολύ πιο συμπαγής τύπος αρχείου και θα δείτε μια τεράστια διαφορά στην ταχύτητα και το μέγεθος του αρχείου αν το χρησιμοποιείτε. Το XLSB είναι ένας τύπος αρχείου δυαδικού βιβλίου εργασίας Excel, ο οποίος είναι ακόμη πιο συμπαγής από τον XLSX.
