Τα βασικά στοιχεία της βάσης δεδομένων Access 2010 - dummies

Μέρος της Access 2010 All-In-One για τα Dummies Εξατομίκευση

Εδώ είναι οι πέντε εντολές του σχεδιασμού βάσης δεδομένων, ή άλλο πρόγραμμα βάσης δεδομένων. Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων διευκολύνει τη διατήρηση των δεδομένων σας.

• Αποθηκεύστε τις πληροφορίες όπου ανήκει, όχι εκεί που εμφανίζεται. Όπου αποθηκεύετε πληροφορίες δεν έχει καμία σχέση με το που εμφανίζεται. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, πληκτρολογείτε πληροφορίες όπου θέλετε να εμφανίζονται όταν εκτυπώνετε το υπολογιστικό φύλλο, αλλά οι βάσεις δεδομένων λειτουργούν διαφορετικά. Σε μια βάση δεδομένων, αποθηκεύετε πληροφορίες σε πίνακες με βάση τη δομή των πληροφοριών. Μια πληροφορία μπορεί να εμφανιστεί σε πολλές διαφορετικές αναφορές, αλλά μπορείτε να την αποθηκεύσετε σε ένα μόνο πεδίο σε έναν πίνακα.

• Αποθηκεύστε πληροφορίες όπως πραγματικά υπάρχει, όχι όπως θέλετε να εμφανίζονται σε μια συγκεκριμένη αναφορά. Αυτό είναι συνέπεια του πρώτου κανόνα. Αν θέλετε οι τίτλοι βιβλίων να εμφανίζονται σε όλα τα κεφαλαία γράμματα στις παραγγελίες σας, η Access μπορεί να επωφεληθεί από τους τίτλους για εσάς. Αποθηκεύστε τους τίτλους βιβλίων με τη σωστή χρήση κεφαλαίων, ώστε να μην τους κολλήσετε σε όλα τα ανώτατα όρια σε κάθε αναφορά. Η πρόσβαση έχει πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες που μπορούν να προσαρμόσουν τον τρόπο μορφοποίησης κειμένου, αριθμών και ημερομηνιών.

• Σκουπίδια, σκουπίδια (GIGO). Αν δεν κάνετε τον κόπο να δημιουργήσετε έναν καλό, λογικό σχεδιασμό για τη βάση δεδομένων σας - και αν δεν είστε προσεκτικοί για να εισαγάγετε τα σωστά, καθαρά δεδομένα - η βάση δεδομένων σας θα καταλήξει σε σκουπίδια.

  Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων είναι ευκολότερη στη συντήρησή της από μια κακή σχεδίαση, επειδή κάθε πληροφορία αποθηκεύεται μόνο μία φορά, σε ένα σαφώς κατονομαζόμενο πεδίο σε έναν σαφώς κατονομαζόμενο πίνακα, με τους κατάλληλους κανόνες επικύρωσης. Ναι, ακούγεται σαν πολλή δουλειά, αλλά ο καθαρισμός μιας βάσης δεδομένων με 10.000 ανακριβή αρχεία είναι (χάρη στο υποτιμή) ακόμα περισσότερη δουλειά.

• Διαχωρίστε τα δεδομένα σας από τα προγράμματά σας. Αν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων για να μοιραστείτε (ή να διανεμηθεί σε) άλλα άτομα, αποθηκεύστε όλους τους πίνακες σε μια βάση δεδομένων (το back end ) και όλα τα άλλα αντικείμενα σε μια άλλη βάση δεδομένων το εμπρόσθιο άκρο ) . Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδέσετε αυτές τις δύο βάσεις δεδομένων μαζί για να κάνετε τα πάντα να λειτουργούν. Ο διαχωρισμός των πινάκων από οτιδήποτε άλλο εξομαλύνει όλη την ακρίβεια της ενημέρωσης των ερωτημάτων, των μορφών, των εκθέσεων ή άλλων πράξεων αργότερα, χωρίς να διαταράσσονται τα δεδομένα στους πίνακες.

• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας νωρίς και συχνά. Εντάξει, αυτή η συμβουλή δεν αφορά το σχεδιασμό, αλλά είναι πολύ σημαντικό να παραλείψετε: Κάνετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας κάθε μέρα. Με τύχη, το γραφείο σας διαθέτει ήδη ένα σύστημα τακτικών (πιθανώς νυχτερινών) αντιγράφων ασφαλείας που περιλαμβάνει τη βάση δεδομένων σας.Εάν όχι, κάντε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και σίγουρα πριν κάνετε οποιεσδήποτε σημαντικές αλλαγές. Διατηρήστε πολλά αντίγραφα ασφαλείας, όχι μόνο τα πιο πρόσφατα, σε περίπτωση που διαρκέσει λίγο για να ανακαλύψετε κάποιο πρόβλημα.