Προγραμματισμός συνάντησης με Lotus Notes 6

Για να δημιουργήσετε μια νέα συνάντηση, ανοίξτε πρώτα το Ημερολόγιό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προγραμματισμός σύσκεψης στη γραμμή ενεργειών. Εμφανίζεται μια κενή φόρμα συσκέψεων. Στο σχήμα 1, μπορείτε να δείτε ένα δείγμα φόρμας σύσκεψης.

Εικόνα 1: Δημιουργία νέας συνάντησης.

Τα περισσότερα από τα πεδία σε μια φόρμα συνάντησης είναι τα ίδια με αυτά σε μια φόρμα συνάντησης. Πρέπει να συμπληρώσετε τα βασικά στοιχεία, όπως ένα θέμα, πότε, διάρκεια και τοποθεσία. Στη συνέχεια, θα προχωρήσετε για να εξετάσετε ποιον να προσκαλέσετε.

Πρόσκληση των προσκεκλημένων

Στην απλούστερη περίπτωση, εισάγετε απλά τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να έρχονται στη συνάντησή σας. Απλά συμπληρώστε τα πεδία της ενότητας των προσκεκλημένων (κάτω αριστερή πλευρά) καθώς και τα τμήματα ημερομηνίας, ώρας και τοποθεσίας της νέας φόρμας σύσκεψης. Όπως μπορείτε να δείτε στο σχήμα 1, μπορείτε να προσκαλέσετε τρία είδη ανθρώπων: Απαιτούμενο, Προαιρετικό και FYI.

• Απαιτείται: Ο καθένας, του οποίου το όνομα αναφέρετε σε αυτό το πεδίο, θεωρείται από τις Σημειώσεις ως υποχρεωμένος συμμετέχων στη συνάντησή σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ζητάτε από τις σημειώσεις να βρουν τους καλύτερους χρόνους για μια συνάντηση χρησιμοποιώντας το Scheduler.

• Προαιρετικά: Όσον αφορά τις Σημειώσεις, αυτοί οι άνθρωποι είναι ακριβώς όπως οι Απαιτούμενοι άνθρωποι. Οι σημειώσεις συμβουλεύονται τα προγράμματά τους εάν ζητήσετε από τις Σημειώσεις να βρουν τους καλύτερους χρόνους για τη συνάντησή σας. Εάν ένα άτομο περιλαμβάνεται ως προαιρετικός προσκεκλημένος σε πρόσκληση σε σύσκεψη, η παρουσία του δεν είναι απαραίτητα υποχρεωτική.
• FYI: Χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο, εάν θέλετε να στείλετε μια ειδοποίηση συναντήσεων - διαφορετική από πρόσκληση - σε κάποιον. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να προγραμματίσετε μια συνάντηση με τα μέλη της ομάδας σας. Θα μπορούσατε να εισάγετε το όνομα κάθε μέλους της ομάδας στο πεδίο Απαιτούμενο, αλλά τοποθετήστε το όνομα του αφεντικού σας στο πεδίο FYI. Έτσι, οι συνάδελφοί σας λαμβάνουν μια πρόσκληση για τη συνάντηση, αλλά ο διαχειριστής σας λαμβάνει απλώς μια ειδοποίηση συνάντησης. Με αυτόν τον τρόπο ο προϊστάμενος σου ξέρει ότι έχεις την συνάντηση και ότι έστειλες τις προσκλήσεις αλλά και ότι δεν αναμένεται να παρευρεθεί.

Οι άνθρωποι στα υποχρεωτικά και προαιρετικά πεδία δεν θα βλέπουν τα ονόματα όσων έχετε καταχωρίσει στο πεδίο FYI μιας πρόσκλησης για σύσκεψη.

Κάντε κλικ στα κουμπιά που μοιάζουν με ένα μικρό τηλεφωνικό κατάλογο στα δεξιά των υποχρεωτικών, προαιρετικών και FYI πεδίων για να επιλέξετε ονόματα από τον δημόσιο κατάλογο.

Ο πιο απλός τρόπος δημιουργίας μιας νέας πρόσκλησης για σύσκεψη είναι ο ακόλουθος:

1. Στο πεδίο Θέμα, καταχωρίστε ένα θέμα.

2. Στα πεδία "Πότε", επιλέξτε ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης της συνάντησης.

3. Στα πεδία "Που", ορίστε τη θέση.

4. Στα πεδία των προσκεκλημένων, εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και αποστολή προσκλήσεων στη γραμμή ενεργειών.

Όλοι οι πρόσκλητές σας λαμβάνουν ένα μήνυμα στα εισερχόμενά τους ζητώντας τους να έρθουν στη συνάντησή σας.

Το μόνο πρόβλημα με αυτή την προσέγγιση - παρόλο που είναι σίγουρα άμεση - είναι ότι αρχίζει συνήθως μια βόλτα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ εσάς και των καλεσμένων σας. Ξέρετε, το "δεν μπορώ να το φτάσω στις 9:30, αλλά το 10; "Ποικιλία. Ανάλογα με τον αριθμό των ατόμων που προσκαλείτε σε κάποια συγκεκριμένη συνάντηση, μπορεί να περάσετε πολύ χρόνο μετά την αποστολή της πρόσκλησης, προσπαθώντας να τα συντονίσετε καθώς όλοι σας επιστρέφουν με αυτά τα "Ναι, μπορώ" ή "Όχι, Δεν μπορώ "να απαντήσω.

Μπορείτε εύκολα να φράξετε αυτό το δίλημμα. Αντί να χρησιμοποιήσετε την απλή διαδικασία που αναφέρθηκε παραπάνω, ζητήστε από τον προγραμματιστή σημειώσεων να εξετάσει πρώτα το ημερολόγιο κάθε επισκέπτη για να βρει έναν κοινό χρόνο όταν είναι διαθέσιμος όλοι. Οπλισμένοι με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να ορίσετε μια ώρα συνάντησης κατάλληλη για (ελπίζω) όλους. Η πρόσκλησή σας φτάνει στα Εισερχόμενα των επισκεπτών που έχουν ήδη προ-φορτωθεί με ημερομηνία και ώρα που γνωρίζετε (heh, heh) όταν είναι δωρεάν. Οποιοσδήποτε από τους φιλοξενούμενους σας μπορεί να παραβιάσει, φυσικά, αλλά μειώνετε την πιθανότητα να συμβεί κάτι πολύ δραματικά επειδή αποφεύγετε τις περισσότερες συγκρούσεις χρονοδιαγράμματος μπροστά.

Χρήση του Scheduler

Για να έχετε τις σημειώσεις να σας προτείνουν έναν βέλτιστο χρόνο για μια συνάντηση που βασίζεται στο πότε είναι διαθέσιμοι οι συμμετέχοντες στην απαιτούμενη και προαιρετική συνεδρίαση, πατήστε παρατεταμένα το κουμπί Αποθήκευση και αποστολή προσκλήσεων. Αντ 'αυτού, συμπληρώστε τη φόρμα σύσκεψης ως συνήθως και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλικ για να δείτε το κουμπί Πρόσκληση, δωμάτιο και διαθεσιμότητα πόρων, το οποίο μπορείτε να βρείτε στην ενότητα Χρονοδιάγραμμα (κάτω μέρος) της φόρμας σύσκεψης. (Βλ. Εικόνα 1).

Το σχήμα 2 δείχνει ένα δείγμα πρόσκλησης συνάντησης με το χρονοδιάγραμμα που ανοίχθηκε.

Εικόνα 2: Χρησιμοποιήστε το Scheduler για να μάθετε πότε οι επισκέπτες σας είναι διαθέσιμοι για να συναντηθούν.

Όταν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα χρονοδιαγράμματος για να έχουν οι σημειώσεις να βρουν τους χρόνους συσκέψεων για εσάς, έχετε δύο τρόπους να κοιτάξετε: με τις καλύτερες στιγμές ή με λεπτομέρειες του χρονοδιαγράμματος. Αρχικά, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Σύνοψη (κάτω από την Εμφάνιση τίτλου, αριστερή πλευρά) για να εξασφαλίσετε αυτήν την προβολή. Αυτή η προβολή είναι ίσως η πιο εύκολη στη χρήση, επειδή μπορείτε να δείτε με μια ματιά ένα σύνολο από προτάσεις ώρας κατά τη διάρκεια του οποίου είναι διαθέσιμοι όλοι οι άνθρωποι που προσκαλείτε.

Για να χρησιμοποιήσετε μία από τις φορές που προτείνουν τα Notes, απλά επιλέξτε έναν κατάλληλο χρόνο για όλους από την αναπτυσσόμενη λίστα Προτεινόμενες ώρες για την επιλεγμένη ημέρα και έπειτα κάντε κλικ στο κουμπί Χρήση επιλεγμένου χρόνου κάτω από αυτό. Οι σημειώσεις θα προσαρμόσουν στη συνέχεια τους χρόνους της πρόσκλησης σας για σύσκεψη. Μπορείτε να δείτε τα πεδία στην περιοχή "Χρόνος" στο επάνω μέρος της φόρμας σύσκεψης να αλλάζουν ανάλογα όταν κάνετε κλικ σε μια καταχώρηση στη λίστα αυτή.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε από τις ημερομηνίες στο ημερολόγιο μικρού μήνα (κάτω δεξιά από τη φόρμα) για να εξετάσετε μια διαφορετική ημέρα και να δείτε πότε οι φίλοι σας είναι διαθέσιμοι εκείνη την ημέρα.

Ανατρέξτε στο μικρό βέλος δίπλα στην επικεφαλίδα λίστας "Προτεινόμενες ώρες" για τις επιλεγμένες ημέρες. Κάντε κλικ σε αυτό το βέλος για να εμφανίσετε περισσότερες επιλογές διαθεσιμότητας προγράμματος.Από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται, μπορείτε να επιλέξετε να αναζητήσετε συμβατό ελεύθερο χρόνο κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης ημέρας, εβδομάδας ή μήνα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν τα άτομα που προσκαλείτε δεν έχουν διαθεσιμότητα την αρχική ημερομηνία που επιλέξατε.

Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα στην εύρεση χρόνου που λειτουργεί για όλους τους τους Πρόσκλητές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Ελέγξτε αν όλοι οι απαιτούμενοι μπορούν να παρακολουθήσουν και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα που ακολουθεί για να επιλέξετε έναν χρόνο για μια μικρότερη ομάδα Ανθρωποι. Αυτό είναι χρήσιμο όταν προσπαθείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση με μεγαλύτερο αριθμό - περισσότερα από 20 άτομα.

Ένας άλλος πιο οπτικός τρόπος για να βρείτε τους χρόνους όταν οι προσκεκλημένοι σας είναι διαθέσιμοι είναι να τις δείτε σύμφωνα με τις λεπτομέρειες του χρονοδιαγράμματος. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής "Λεπτομέρειες" (στην περιοχή "Προβολή τίτλου") για να δείτε έναν πίνακα που δείχνει τις ώρες κατά τις οποίες είναι διαθέσιμοι οι καλεσμένοι σας. Μπορείτε να δείτε μια τέτοια άποψη στο σχήμα 3. Ένα πλεονέκτημα αυτού του πίνακα προγραμματισμού είναι ότι μπορείτε να δείτε, ανά άτομο, τη διαθεσιμότητα ελεύθερου χρόνου κατά τη διάρκεια δύο εβδομάδων.

Εικόνα 3: Προβολή λεπτομερών λεπτομερειών του προγράμματος για να βρείτε ελεύθερο χρόνο.

Σύρετε τη μεγάλη, διαφανή κατακόρυφη γραμμή μέχρι να βρείτε μια στιγμή που είναι διαθέσιμος όλοι. (Αυτό γίνεται πράσινο όταν συμβαίνει αυτό.) Τα λευκά τετράγωνα στον πίνακα αντιπροσωπεύουν τους χρόνους που είναι ανοιχτοί και διαθέσιμοι και τα έγχρωμα μπλοκ αντιπροσωπεύουν τις ώρες που ο συγκεκριμένος συμμετέχων είναι διαφορετικά καταλημένος. Εάν δεν είναι διαθέσιμοι όλοι οι προσκεκλημένοι, η κάθετη μπάρα γίνεται κόκκινη για να σας ενημερώσουμε ότι δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε ολόκληρο το posse σας. (Το κλειδί στο κάτω μέρος της οθόνης σας υπενθυμίζει ποια κατάσταση υποδεικνύει κάθε χρώμα.)

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που επιλέγετε για να βρείτε έναν χρόνο που μπορείτε να συναντήσετε όλοι, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και αποστολή προσκλήσεων στη δράση όταν τελειώσετε.