Πώς να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα Analyzer στο Access 2016 - dummies

Δεν είναι καλός αυτός ο ήχος; Ο Αναλυτής Πίνακας Πρόσβασης υπόσχεται να πάρει έναν ακατάστατο πίνακα επίπεδων αρχείων (όπως ένα εισαγόμενο υπολογιστικό φύλλο) - με όλα τα επαναλαμβανόμενα δεδομένα του - και να το μετατρέψει σε ένα αποτελεσματικό σύνολο σχεσιακών πινάκων. Όμως, όπως λέει και η παροιμία, οι υποσχέσεις που έγιναν είναι οι υποσχέσεις σπασμένες. Εκτός εάν το επίπεδο αρχείο σας ακολουθεί ορισμένους αυστηρούς κανόνες, ο Table Analyzer δεν θα το κάνει σωστά.

Μια βάση δεδομένων επίπεδου αρχείου είναι μια βάση στην οποία όλα τα δεδομένα βρίσκονται σε ένα αρχείο. Η πρόσβαση είναι μια σχεσιακή βάση δεδομένων που επιτρέπει την αποθήκευση δεδομένων σε πολλούς πίνακες για περισσότερη αποτελεσματικότητα.

Μερικές φορές παίρνετε ένα τέλειο σύνολο σχεσιακών πινάκων και μερικές φορές ο πίνακας Analyzer δεν προτείνει έναν νέο πίνακα όταν πρέπει ή προτείνει έναν νέο πίνακα όταν δεν θα έπρεπε. Προσπαθήστε να δείτε τι συμβαίνει. Καλύτερη περίπτωση, λειτουργεί σωστά και έχετε μόλις σώσει τον εαυτό σας ένα σκάφος του χρόνου. Η χειρότερη περίπτωση, δεν λειτουργεί σωστά και σπαταλήσατε λίγα λεπτά από το χρόνο σας. Τις περισσότερες φορές, θα πάρετε κάτι της αξίας που μπορεί να χρειαστεί μικροαλλαγές. Τουλάχιστον σώσατε ένα μερικό φορτίο χρόνου!

Ο Αναλυτής λειτουργεί καλύτερα με έναν πίνακα επίπεδων αρχείων που περιέχει πολλές διπλές πληροφορίες. Για παράδειγμα, φανταστείτε έναν πίνακα επίπεδων αρχείων για ένα βιβλιοπωλείο. Κάθε εγγραφή στον πίνακα περιέχει δεδομένα πελατών και βιβλίων. Αν ο ίδιος πελάτης αγοράζει έξι βιβλία, ο πίνακας περιέχει έξι χωριστά αρχεία με το όνομα, τη διεύθυνση και άλλα στοιχεία του πελάτη που έχουν αντιγραφεί σε καθένα. Πολλαπλασιάστε αυτό με 1, 000 πελάτες, και έχετε ακριβώς το είδος του δίσκου χάκερ που ο Αναλυτής αγαπά να λύσει.

Με αυτή τη σκέψη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Αναλυτή Πινάκων:

1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων σας και επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αξιολογήσετε από το παράθυρο περιήγησης.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Database Tools.

   Η ομάδα Αναλύσεων των κουμπιών εμφανίζεται στην Κορδέλα.

   

   Η Ομάδα Ανάλυσης στη Κορδέλα.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ανάλυση πίνακα από την ομάδα Ανάλυση.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Πίνακας Αναλυτή Πίνακα.

   

   Εδώ έρχεται ο πίνακας Analyzer.

4. Διαβάστε τις δύο πρώτες οθόνες αν θέλετε (αυστηρά εκπαιδευτικές). κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο μετά από κάθε μία.

   Εμφανίζεται μια άλλη οθόνη του Οδηγού αναλύτη πίνακα.

   

   Επιλέξτε έναν πίνακα για ανάλυση.

5. Το όνομα του πίνακα που επιλέξατε στο παράθυρο περιήγησης θα πρέπει να επιλεγεί στη λίστα Πίνακες. Εάν δεν είναι, κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα που θέλετε να μετατρέψετε.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, ο οδηγός ρωτά αν θέλετε να αφήσετε τον οδηγό να κάνει κάτι (ο οδηγός θα αποφασίσει πώς θα πρέπει να διευθετηθεί ο πίνακας επίπεδων αρχείων σε πολλούς πίνακες) ή εάν θέλετε να αποφασίσετε ποια πεδία πηγαίνετε σε τι τραπέζια.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή Ναι (εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένη) για να δώσετε στον οδηγό πλήρη ισχύ για να αποφασίσετε τη μοίρα του πίνακα σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Εάν ο οδηγός συστήνει να μην χωρίσετε τον πίνακα σας, κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση και πατήστε τον εαυτό σας στην πλάτη για μια καλή δουλειά. Αυτό το μήνυμα σημαίνει ότι ο οδηγός σκέφτεται ότι το τραπέζι σας είναι εντάξει ακριβώς όπως είναι.

   Αν ο οδηγός χωρίσει τον πίνακα σας, θα αναλύσει τον πίνακα σας και θα σας δείξει τα ευρήματά του.

   

   Ο Αναλυτής Πίνακας αποφασίζει.

8. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες από τον πίνακα επίπεδων αρχείων σας ομαδοποιούνται σωστά σε νέους πίνακες:

   • Εάν οι πληροφορίες ομαδοποιούνται σωστά, ο ονομάζει τους πίνακες κάνοντας διπλό κλικ στη γραμμή τίτλου κάθε πίνακα και πληκτρολογώντας ένα νέο όνομα το προκύπτον παράθυρο διαλόγου.

   • Εάν οι πληροφορίες δεν είναι ομαδοποιημένες σωστά, χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να μεταφέρετε πεδία από πίνακα σε πίνακα - και στη συνέχεια κάντε διπλό κλικ στη γραμμή τίτλου κάθε πίνακα για να μετονομάσετε τους πίνακες. Αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα,

   • σύρετε ένα πεδίο σε οποιοδήποτε ανοικτό χώρο μεταξύ ή γύρω από τους υπάρχοντες πίνακες. Ο οδηγός θα δημιουργήσει ένα νέο παράθυρο πίνακα που θα περιέχει το πεδίο. Κάντε διπλό κλικ στη γραμμή τίτλου του νέου πίνακα για να μετονομάσετε τον πίνακα. Όταν ολοκληρώσετε την τακτοποίηση και την ονοματοποίηση των τραπεζιών σας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

9. Ο οδηγός επιλέγει αυτόματα ένα πεδίο κλειδιού για κάθε πίνακα που πιστεύει ότι χρειάζεται ένα πεδίο κλειδιού. Εάν ο οδηγός επιλέξει ένα πεδίο λανθασμένα ως πεδίο κλειδιού, μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα.

   Αν ο οδηγός δεν καθορίσει σωστά ένα πεδίο κλειδιού, μπορείτε να ορίσετε

10. ένα υπάρχον πεδίο ως πεδίο κλειδιού

    • επιλέγοντας το πεδίο και κάνοντας κλικ στο πλήκτρο Set Unique Identifier (μοιάζει με κλειδί). Αλλαγή ενός ορισμού πεδίου-κλειδιού

    • επιλέγοντας το κατάλληλο πεδίο κλειδιού και κάνοντας κλικ στο κουμπί Ορισμός μοναδικού αναγνωριστικού (μοιάζει με κλειδί). Προσθέστε ένα πεδίο κλειδιού

    • κάνοντας κλικ στο πλήκτρο Προσθήκη γενικού κλειδιού (περιέχει ένα σύμβολο και πλήκτρο συν). Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για το τελικό βήμα της διαδικασίας.

11. Ο οδηγός προσφέρει να δημιουργήσει ένα ερώτημα που μοιάζει και λειτουργεί όπως ο αρχικός σας πίνακας. Εάν έχετε αναφορές και φόρμες που λειτουργούν με το επίπεδο αρχείο, θα συνεργαστούν με το νέο ερώτημα.

    Σε αυτό το σημείο της διαδικασίας, μπορεί να μην δείτε την τελευταία οθόνη του οδηγού όπως περιγράφεται στο Βήμα 12. ο οδηγός μπορεί να σας πει ότι ορισμένα από τα δεδομένα σας ενδέχεται να είναι λανθασμένα και ότι πρέπει να τα διορθώσετε. Για παράδειγμα, εάν διαθέτετε ένα πεδίο χώρας στο τραπέζι σας και υπάρχουν δύο καταχωρίσεις όπως ΗΠΑ και UAS, ο οδηγός θα σας ζητήσει - ή θα πρότεινε - μια διόρθωση για το σφάλμα. Σίγουρα θα πρέπει να διορθώσετε αυτό το είδος σφάλματος.

    Δυστυχώς, ο οδηγός συχνά δεν είναι πολύ καλός στην αναγνώριση τέτοιων σφαλμάτων. (Μπορεί να σας προτείνουμε να αλλάξετε το Βέλγιο στη Βραζιλία, για παράδειγμα.) Κοιτάξτε γρήγορα τα δεδομένα για τα πραγματικά λάθη και συνεχίστε - γιατί οι προτεινόμενες "διορθώσεις" είναι συχνά λανθασμένες!

    Επιλέξτε Ναι για να δημιουργήσει ο οδηγός το ερώτημα ή Όχι για να παραλείψετε τη δημιουργία ερωτήματος.

12. Επιλέγοντας Ναι δημιουργεί ένα ερώτημα που τρέχει στους νέους πίνακες. Το ερώτημα φαίνεται και λειτουργεί όπως ο αρχικός πίνακας.Ο αρχικός πίνακας μετονομάζεται σε _OLD στο τέλος και όλες οι αναφορές και οι φόρμες χρησιμοποιούν αυτόματα το ερώτημα (και όχι τον αρχικό πίνακα). Επιλέγοντας ΟΧΙ δημιουργεί τους νέους πίνακες αλλά αφήνει τον αρχικό πίνακα με το αρχικό του όνομα.

    Κάντε κλικ στο Τέλος για να βγείτε από τον οδηγό.

13. Ο οδηγός ολοκληρώνει τη διαδικασία διαίρεσης του πίνακα επίπεδων αρχείων σε ένα σύνολο σχεσιακών πινάκων.

    Ο πίνακας αναλυτής είναι απίθανο να διαιρέσει σωστά μια βάση δεδομένων επίπεδων αρχείων

σωστά σε μια σωστά σχεδιασμένη σχεσιακή βάση δεδομένων - ειδικά εάν το επίπεδο αρχείο είναι περίπλοκο. Είστε πολύ καλύτερα να μεταφέρετε τη βάση δεδομένων σε έναν εξειδικευμένο άνθρωπο και να την αφήσετε να επανασχεδιαστεί σωστά ως σχεσιακή βάση δεδομένων - ή να μάθετε πώς να το κάνετε εσείς!