Πώς να ξεκινήσετε τον οδηγό αναφοράς στο Access 2016 - dummies

Ο Οδηγός αναφοράς απαιτεί μερικές ακόμα αποφάσεις από εσάς από το εργαλείο Αναφοράς, αλλά είναι πιο ευέλικτο από το στιγμιαίο εργαλείο αναφοράς. Εδώ πηγαίνει:

1. Στο παράθυρο της βάσης δεδομένων σας, κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία της Κορδέλας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Report Wizard. (Βρίσκεται στην ενότητα "Αναφορές" της καρτέλας.)

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Οδηγός αναφοράς", όπου εμφανίζονται όλα τα πεδία στον ενεργό πίνακα. Θα βρείτε επίσης μια αναπτυσσόμενη λίστα από την οποία μπορείτε να επιλέξετε άλλους πίνακες και ερωτήματα και δύο στήλες επιλεγμένων και διαθέσιμων πεδίων, τα οποία χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε ποια πεδία από τους επιλεγμένους πίνακες θα χρησιμοποιηθούν στην αναφορά σας.

   

2. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Tables / Queries για να επιλέξετε τον πίνακα με τον οποίο θέλετε να ξεκινήσετε.

   Τα πεδία από τον πίνακα που επιλέγετε εμφανίζονται στο πλαίσιο Διαθέσιμα πεδία.

   

3. Προσθέστε πεδία στην αναφορά σας κάνοντας διπλό κλικ σε αυτά στο πλαίσιο Διαθέσιμα πεδία.

   Με διπλό κλικ, προσθέτετε τα πεδία στο πλαίσιο Επιλεγμένα πεδία και γίνονται μέρος της αναφοράς. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε ένα πεδίο μία φορά και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί με ένα σύμβολο> πάνω του.

   

4. Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3 για κάθε πίνακα ή / και ερώτημα στη βάση δεδομένων που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναφορά. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μεταβείτε στην επόμενη σελίδα του Οδηγού αναφοράς. στη συνέχεια κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   > για να προσθέσετε όλα τα πεδία Διαθέσιμα πεδία στη λίστα Επιλεγμένα πεδία.

   Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο δύο φορές παρακάμπτονται οι ερωτήσεις ομαδοποίησης, οι οποίες, για μια απλή αναφορά, είναι συχνά περιττές.

   Επιλέξτε μια σειρά ταξινόμησης για την αναφορά σας - συνήθως ταξινομείτε στο πεδίο που θα χρησιμοποιήσουν οι χρήστες για να αναζητήσουν πληροφορίες στην αναφορά. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   

5. Για παράδειγμα, εάν η αναφορά σας καταγράφει μια λίστα με υπαλλήλους, το Επώνυμο μπορεί να είναι μια καλή επιλογή. Μια αναφορά σχετικά με τις πωλήσεις προϊόντων θα ήταν χρήσιμη στη σειρά του προϊόντος ή του ονόματος προϊόντος. Μπορείτε να ταξινομήσετε περισσότερα από ένα πεδίο, επιλέγοντας έως και τέσσερα πεδία για ταξινόμηση κατά και Αύξουσα ή Φθίνουσα για τη σειρά ταξινόμησης σε κάθε πεδίο.

   Στη συνέχεια, εάν έχετε επιλέξει πεδία από περισσότερους από έναν πίνακες, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον τρόπο προβολής τους.

   

6. Αυτό ουσιαστικά υποδεικνύει ποιος πίνακας είναι ο κυρίαρχος ή ο κύριος πίνακας για την αναφορά. Στην περίπτωση της επίδειξης εδώ, επιλέξτε Συμβάντα, το οποίο είναι προεπιλεγμένο επειδή είναι ο πίνακας από τον οποίο επιλέξατε τα πρώτα πεδία αναφοράς.

   Ακολουθεί ένα άλλο βήμα που εμφανίζεται αν έχετε συμπεριλάβει πεδία από περισσότερους από έναν πίνακες.

   

7. Σε αυτό το βήμα, επιλέγετε τον τρόπο ομαδοποίησης των εγγραφών της αναφοράς σας.Το EventType έχει επιλεγεί εδώ, έτσι ώστε όλες οι εκδηλώσεις Συλλογής να είναι μαζί, τότε Εκπαίδευση, και στη συνέχεια συλλογή κεφαλαίων, με αυτή τη σειρά. Για να εφαρμόσετε την ομαδοποίηση, κάντε κλικ στο όνομα πεδίου στο πλαίσιο στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος που δείχνει δεξιά. Αυτό τοποθετεί το επιλεγμένο πεδίο μπλε, πάνω από τα υπόλοιπα πεδία που περιλαμβάνονται στην αναφορά.

   Επιλέξτε ένα διάταγμα και έναν προσανατολισμό από τα δύο σετ ραδιοφωνικών κουμπιών και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   

8. Οι επιλογές διάταξης (πίνακες ή στήλες) είναι απλές - είτε θέλετε να δείτε την αναφορά σας ως λίστα (πίνακας) ή σε τμήματα (Columnar), όπου κάθε εγγραφή εμφανίζεται σε μια ενότητα από μόνη της. Το δικαιολογημένο είναι παρόμοιο με το Tabular, αλλά ομαδοποιεί τα πεδία σε ένα είδος στοίβαξης.

   Οι αποφάσεις προσανατολισμού (Πορτραίτο ή Τοπίο) είναι γενικά ευκολότερες αν οραματιστείτε την αναφορά στο κεφάλι σας - υπάρχουν περισσότερα πεδία από αυτά που θα χωρέσουν σε ένα φύλλο 8. Χαρτί 5 ιντσών; Αν ναι, επιλέξτε Τοπίο για να δώσετε στον εαυτό σας 11 ίντσες χαρτιού (ή 10 ίντσες, για να επιτρέψετε το μικρότερο δυνατό περιθώριο) κατά μήκος του οποίου θα εμφανιστούν τα πεδία σας.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   

9. Ένα προεπιλεγμένο όνομα για την αναφορά σας εμφανίζεται τώρα σε αυτό το επόμενο βήμα του οδηγού.

   Δώστε στην αναφορά σας ένα όνομα.

   

10. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο μεγάλο παράθυρο στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου. Σε αυτό το σημείο, πρέπει επίσης να αποφασίσετε πώς να ολοκληρώσετε τα πράγματα - με μια προεπισκόπηση της αναφοράς ή μεταβαίνοντας δεξιά στην προβολή σχεδίασης για να κάνετε περισσότερες αλλαγές στην εμφάνιση και το περιεχόμενο της αναφοράς σας. Προς το παρόν, επιλέξτε την Προεπισκόπηση της αναφοράς, η οποία είναι η προεπιλογή.

    Όταν κάνετε κλικ στο Τέλος, η αναφορά εμφανίζεται σε ένα παράθυρο προεπισκόπησης, οπότε μπορείτε να την εκτυπώσετε ή να την αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση. (Πατήστε Ctrl + S ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και δώστε στην αναφορά ένα όνομα, όταν σας ζητηθεί, για να φροντίσετε την επιχείρηση αποθήκευσης.)

    Μετά την αποθήκευση - ή εάν δεν χρειάζεται να την αποθηκεύσετε ή συνεχίστε να το βλέπετε - μπορείτε να το κλείσετε κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα της αναφοράς και επιλέγοντας Κλείσιμο από το αναδυόμενο μενού. Εάν πραγματοποιήσετε πρόσθετες αλλαγές και δεν έχετε επιλέξει να αποθηκεύσετε, θα σας ζητηθεί να κλείσετε χωρίς αποθήκευση.

    Φυσικά, πιθανότατα θα θέλετε να κάνετε αλλαγές στην αναφορά, όπως αλλαγή στα πλάτη της στήλης όπου διακόπτονται οι πληροφορίες, όπως τα ονόματα πεδίων (δείτε τις ετικέτες FundsNeeded και FundsRaised) και τα δεδομένα τους (δείτε την ετικέτα EventDate και δεδομένα), όπως φαίνεται παρακάτω. Αυτό γίνεται είτε σε προβολή σχεδίασης είτε σε διάταξη και για να μεταβείτε σε οποιαδήποτε προβολή, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα της αναφοράς και επιλέξτε την προβολή που θέλετε να εργαστείτε από το αναδυόμενο παράθυρο.