Πώς να ταξινομήσετε δεδομένα στην Access 2016 - dummies

Πολύ λίγες βάσεις δεδομένων πρόσβασης είναι οργανωμένες σε ωραίες, εύχρηστες αλφαβητικές λίστες. Δεν εισάγετε τα αρχεία σας αλφαβητικά. τα εισάγετε με τη σειρά που έρχονται σε σας. Τι κάνετε λοιπόν όταν χρειάζεστε μια λίστα προϊόντων με παραγγελία αριθμού προϊόντος ή μια λίστα διευθύνσεων με εντολή ταχυδρομικού κώδικα;

Ταξινόμηση κατά ένα μόνο πεδίο

Η λύση βρίσκεται στις εντολές ταξινόμησης, οι οποίες είναι απίστευτα εύχρηστες. Οι εντολές ταξινόμησης είναι στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας, στην ενότητα Ταξινόμηση & Φίλτρο. Τα δύο κουμπιά (Αύξουσα και Φθίνουσα) κάνουν την εργασία αρκετά καλά:

• Ταξινόμηση Αύξουσα ταξινομεί τα αρχεία σας από πάνω προς τα κάτω:

  • Τα αρχεία που αρχίζουν με A είναι στην αρχή και οι εγγραφές που ξεκινούν με το Z βρίσκονται στο τέλος.

  • Εάν το πεδίο σας περιέχει αριθμητικά δεδομένα (είτε είναι πραγματικοί αριθμοί είτε πεδία Short Text που αποθηκεύουν ταχυδρομικούς κώδικες ή πεδία νομισμάτων που αποθηκεύουν τιμές), ένα Αύξων είδος τους τοποθετεί σε σειρά από τον χαμηλότερο αριθμό στον υψηλότερο.

• Τα αρχεία που ξεκινούν με

  • Z βρίσκονται στην κορυφή και οι εγγραφές αρχίζουν με A βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας. Εάν το πεδίο σας περιέχει αριθμητικά δεδομένα, ένα φθίνουσα ταξινόμηση κατατάσσει τα αρχεία με σειρά από τον υψηλότερο αριθμό στο χαμηλότερο.

  • Αν μετά την ταξινόμηση σε Αύξουσα ή Φθίνουσα σειρά θέλετε να επαναφέρετε τα πράγματα όπως ήταν - με τη σειρά ακριβώς πριν κάνετε κλικ σε ένα από αυτά τα κουμπιά - κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση ταξινόμησης που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τα κουμπιά Αύξουσα και Κατέβασμα την ομάδα Ταξινόμηση & Φίλτρο.

Ταξινόμηση σε περισσότερα από ένα πεδία

Τι γίνεται αν θέλετε να ταξινομήσετε με πολλαπλά πεδία - όπως τον ταχυδρομικό κώδικα και, στη συνέχεια, σε αυτό το είδος, θέλετε όλα τα άτομα με τον ίδιο ταχυδρομικό κώδικα να εμφανιστεί στην παραγγελία τελευταίου ονόματος; Ή ίσως θέλετε να ταξινομήσετε όλους τους πελάτες σας από ένα πεδίο κατάστασης και στη συνέχεια μέσα σε κάθε ομάδα πελατών που δημιουργεί, να ταξινομηθεί ανάλογα με το τρέχον υπόλοιπο; Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω βήματα για να φτιάξετε ένα είδος μέσα σε ένα άλλο.

Μπορείτε να ταξινομήσετε περισσότερες από μία στήλες τη φορά όπως παρακάτω:

Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της πρώτης στήλης για ταξινόμηση κατά.

1. Η όλη στήλη επισημαίνεται.

   Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της τελευταίας στήλης για να ταξινομήσετε.

2. Όλες οι στήλες από την πρώτη έως την τελευταία υπογραμμίζονται.

   Επιλέξτε είτε Ταξινόμηση αύξουσα είτε Ταξινόμηση φθίνουσα.

3. Το είδος γίνεται πάντα από αριστερά προς τα δεξιά.

   Με άλλα λόγια, δεν μπορείτε να ταξινομήσετε τα περιεχόμενα της τέταρτης στήλης και μέσα σε αυτά από τα περιεχόμενα της τρίτης στήλης.

   Η ταξινόμηση έχει τη δική της ιδιαιτερότητα όταν εργάζεται με αριθμούς σε ένα πεδίο κειμένου.Κατά την ταξινόμηση ενός πεδίου που έχει αριθμούς αναμειγμένους με κενά και γράμματα (όπως διευθύνσεις δρόμων), η Access κατατάσσει τους αριθμούς σαν να ήταν

γράμματα, όχι αριθμοί. Αυτή η συμπεριφορά σημαίνει ότι η Access θέτει (για παράδειγμα) "1065 W. Orange Street" πριν από την "129 Mulberry Street. "(Χάρη στον περίεργο τρόπο που ο υπολογιστής σας ταξινομεί πληροφορίες, το 0 στη δεύτερη θέση του 1065 έρχεται πριν από το 2 στη δεύτερη θέση των 129).