Πώς να διατηρήσετε τα σκουπίδια εκτός της βάσης δεδομένων πρόσβασης - Dummies

Μέρος της Access 2010 All-In-One Για Dummies Cheat Sheet < Εάν τα δεδομένα που μεταφέρονται στη βάση δεδομένων σας μέσω τραπεζών και φόρμας είναι σκουπίδια, τότε οποιαδήποτε έξοδος ή ανάλυση που κάνετε με ερωτήματα και αναφορές θα σας δώσει επίσης σκουπίδια. Ευτυχώς, η Access προσφέρει πολλά εργαλεία για να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που πηγαίνουν σε κάθε πεδίο είναι τα δεδομένα που πρόκειται να μεταφερθούν σε αυτό το πεδίο. Μπορείτε να βρείτε πολλά από τα εργαλεία για να κρατήσετε τα σκουπίδια έξω στην προβολή σχεδίασης πίνακα:

Τύπος δεδομένων

• : Χρησιμοποιήστε τον σωστό τύπο δεδομένων για να αποτρέψετε την εισαγωγή δεδομένων λάθους. Μέγεθος πεδίου: Περιορίζει τον αριθμό των χαρακτήρων. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι ένα πεδίο δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει τους τέσσερις χαρακτήρες, ορίστε το μέγεθος πεδίου σε 4 χαρακτήρες.

• Μορφή: Κάνει τα δεδομένα να φαίνονται σωστά. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε κείμενο σε όλα τα κεφαλαία ή σε όλα τα πεζά. Οι μάσκες εισόδου, για παράδειγμα, λειτουργούν με την ιδιότητα πεδίου Μορφή.

• Μάσκα εισόδου

• : Μια μάσκα εισόδου περιορίζει τις πληροφορίες που επιτρέπονται σε ένα πεδίο καθορίζοντας τους χαρακτήρες που μπορείτε να εισαγάγετε. Χρησιμοποιήστε μια μάσκα εισόδου όταν γνωρίζετε τη φόρμα που θα πρέπει να λάβουν τα δεδομένα - για παράδειγμα, εάν ένας αριθμός παραγγελίας έχει δύο γράμματα ακολουθούμενα από τέσσερα ψηφία. Οι αριθμοί τηλεφώνου και οι ταχυδρομικοί κώδικες είναι άλλα παραδείγματα πεδίων όπου οι μάσκες εισόδου είναι χρήσιμες. Προεπιλεγμένη τιμή

• : Ορίζει μια τιμή που εμφανίζεται από προεπιλογή, εάν δεν έχει εισαχθεί άλλη τιμή. Η προεπιλεγμένη τιμή εμφανίζεται στο πεδίο μέχρι να εισαχθεί άλλη τιμή.

  Κανόνας επικύρωσης πεδίου ή εγγραφής

• : Ένας κανόνας ότι τα δεδομένα πρέπει να περάσουν πριν εισαχθούν. Αυτή η ιδιότητα λειτουργεί με τον κανόνα ιδιότητας κειμένου επικύρωσης. Απαιτείται

• : Καθορίζει ότι το πεδίο πρέπει να έχει μια τιμή για να αποθηκεύσετε την εγγραφή. Όταν δεν έχει εισαχθεί καμία τιμή, η Access δεν δημιουργεί νέα εγγραφή όταν πατηθεί Tab ή Enter και το κουμπί New Record είναι γκρίζο. Επιτρέπεται η μηδενική διάρκεια

• : Καθορίζει αν επιτρέπεται μια καταχώρηση μηδενικού μήκους όπως "" (εισαγωγικά χωρίς διάστημα μεταξύ τους) (μόνο για πεδία κειμένου, σημείωσης και υπερσύνδεσης). Ένα πεδίο μηδενικού μήκους σας επιτρέπει να διαφοροποιήσετε μεταξύ των πληροφοριών που δεν υπάρχουν και μιας μηδενικής τιμής (κενή) που είναι άγνωστη ή δεν έχει εισαχθεί. Όταν αυτή η επιλογή έχει οριστεί, επιτρέπει μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους σε ένα απαιτούμενο πεδίο. Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια μάσκα εισόδου για να δημιουργήσετε ένα πεδίο μηδενικού μήκους διαφορετικό από μια μηδενική τιμή όταν επιτρέπονται και οι δύο. Δείκτης: Όταν επιλέγετε να καταχωρίσετε ένα πεδίο, μπορείτε να καθορίσετε ότι δεν επιτρέπονται διπλές τιμές στο πεδίο. Αυτή η ιδιότητα είναι επίσης προσβάσιμη από προβολή φύλλου δεδομένων - είναι ένα πλαίσιο ελέγχου στην καρτέλα Datasheet της Κορδέλας.

• Πεδία αναζήτησης

• : Επιτρέψτε στο χρήστη να επιλέξει μια τιμή για ένα πεδίο που είναι αποθηκευμένο σε άλλο πεδίο. Αυτό εξαλείφει πολλές ορθογραφίες και τυποποιεί τις επιλογές για το πεδίο. Χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό αναζήτησης" για να δημιουργήσετε ένα πεδίο Lookup.