Πώς να εισαγάγετε δεδομένα στην Access 2016 - dummies

Εάν θέλετε η βάση δεδομένων στην οποία τοποθετείτε τα δεδομένα να αντικαταστήσετε την πηγή στην Access 2016, τότε εισαγωγή. Αυτή είναι η επιλογή για εσάς αν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων της Access για να αντικαταστήσετε ένα παλιό υπολογιστικό φύλλο που δεν ανταποκρίνεται πλέον στις ανάγκες σας. Επίσης, εισάγετε εάν τα δεδομένα προέλευσης παρέχονται από εξωτερικό προμηθευτή σε μορφή διαφορετική από τη μορφή Access.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι λαμβάνετε δεδομένα πωλήσεων μετρητών από έναν εξωτερικό προμηθευτή σε μηνιαία βάση σε μορφή υπολογιστικού φύλλου. Η πρόσβαση είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την αναφορά, ώστε να μπορείτε να εισάγετε τα δεδομένα στην Access και να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία αναφοράς για να δημιουργήσετε τις αναφορές σας.

Ακολουθούν τα βήματα για την εισαγωγή ή τη σύνδεση πηγών δεδομένων στη βάση δεδομένων της εφαρμογής σας:

1Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που θα κρατά τα εισαγόμενα δεδομένα.

Πρέπει να δείτε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα.

2Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στη Κορδέλα.

Η ομάδα "Εισαγωγή & σύνδεση κουμπιών" εμφανίζεται στην κορδέλα.

Οι συνήθεις μορφές αρχείων όπως το Excel ή το κείμενο (με την ονομασία Αρχείο κειμένου) έχουν τα δικά τους ειδικά κουμπιά.

Μπορείτε να βρείτε τις λιγότερο συνήθεις μορφές αρχείων χρησιμοποιώντας το κουμπί Περισσότερα.

3Κάντε κλικ στο κουμπί που αντιστοιχεί στη μορφή αρχείου σας.

Στην οθόνη εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων", το οποίο αφορά συγκεκριμένα την επιλεγμένη μορφή αρχείου.

4Χρησιμοποιήστε το κουμπί Αναζήτηση για να επιλέξετε την πηγή δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε ή να συνδεθείτε με την Access.

Συνήθως αυτό είναι ένα αρχείο. Θα μπορούσε επίσης να είναι μια τοποθεσία του SharePoint ή ένα φάκελο του Outlook.

Αν πληκτρολογείτε ονόματα αρχείων δεν είναι το πράγμα σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο.

5Επιλέξτε τη μέθοδο αποθήκευσης δεδομένων.

Εδώ λέτε στην Access αν θα εισαχθούν ή θα συνδεθούν τα δεδομένα. Μπορείτε να συνδέσετε όλες τις μορφές αρχείων εκτός από την XML.

6Ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα στο παράθυρο διαλόγου Λήψη δεδομένων εξωτερικού.

Από αυτό το σημείο προς τα εμπρός, τα βήματα εξαρτώνται από το φορμά δεδομένων που εισάγετε. Ακολουθήστε προσεκτικά τις υποδείξεις. Το χειρότερο που μπορεί να συμβεί είναι ότι παίρνετε ένα εισαγόμενο (ή συνδεδεμένο) τραπέζι γεμάτο τρελά. Αν το κάνετε, ελέγξτε τη μορφή του αρχείου προέλευσης.

Για παράδειγμα, αν η πηγή είναι ένα αρχείο κειμένου και δεν παίρνετε λάθη, ίσως χρειαστεί να επιβεβαιώσετε ότι το αρχείο κειμένου αποθηκεύτηκε ως αρχείο

οριοθετημένο (με ένα χαρακτήρα - ένα κόμμα, για παράδειγμα - τοποθετείται μεταξύ των πεδίων). Είναι επίσης πιθανό ότι το αρχείο προέλευσης δεν είναι στη σωστή μορφή (για παράδειγμα, ίσως να νομίζετε ότι είναι ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, αλλά δεν είναι). Αν περιμένετε να εισαγάγετε ή να συνδέσετε συχνά αυτόν τον τύπο αρχείου, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής.(Το πλαίσιο ελέγχου θα βρίσκεται στην τελευταία οθόνη του οδηγού.) Αφού επιλέξετε το πλαίσιο, θα σας ζητηθεί ένα όνομα για την εισαγωγή σας.

7Η ομάδα Εισαγωγή της καρτέλας Εξωτερικά δεδομένα στη Κορδέλα περιέχει ένα κουμπί που ονομάζεται "Αποθηκευμένες εισαγωγές". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το κουμπί για να καλέσετε αποθηκευμένες εισαγωγές και να τις εκτελέσετε όσο συχνά θέλετε.

Οι πηγές δεδομένων πρέπει να παραμένουν στην αρχική τους θέση με τα αρχικά τους ονόματα για να επαναλάβουν μια αποθηκευμένη εισαγωγή.