Πώς να εισαγάγετε δεδομένα στο Access 2016 - ανδρείκελα

Η πρόσβαση έχει μερικούς μεγάλους οδηγούς που κάνουν τη διαδικασία εισαγωγής εύκολη. Ακολουθούν τα βήματα για την εισαγωγή ή τη σύνδεση πηγών δεδομένων στη βάση δεδομένων της εφαρμογής σας:

1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που θα κρατήσει τα εισαγόμενα δεδομένα και κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στη Κορδέλα.

   Η ομάδα "Εισαγωγή & σύνδεση κουμπιών" εμφανίζεται στην κορδέλα.

   Κάθε κουμπί είναι συνδεδεμένο με έναν οδηγό που σας περνάει μέσα από τη διαδικασία: Οι συνήθεις μορφές αρχείων όπως το Excel ή το Text (με την ονομασία File File) έχουν τα δικά τους συγκεκριμένα κουμπιά. μπορείτε να βρείτε τις λιγότερο συνήθεις μορφές αρχείων χρησιμοποιώντας το κουμπί Περισσότερα.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί που αντιστοιχεί στη μορφή αρχείου.

   Στην οθόνη εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου Get External Data (Εξωτερικά δεδομένα) για την επιλεγμένη μορφή αρχείου.

   

3. Επιλέξτε την πηγή δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε ή συνδέστε με την Access.

   Συνήθως αυτό είναι ένα αρχείο. Θα μπορούσε επίσης να είναι μια τοποθεσία του SharePoint ή ένα φάκελο του Outlook.

   

4. Επιλέξτε τη μέθοδο αποθήκευσης δεδομένων.

   Εδώ λέτε στην Access αν θα εισαχθούν ή θα συνδεθούν τα δεδομένα.

5. Ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα στο παράθυρο διαλόγου Λήψη δεδομένων εξωτερικού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Από αυτό το σημείο προς τα εμπρός, τα βήματα εξαρτώνται από το φορμά δεδομένων που εισάγετε. Ακολουθήστε προσεκτικά τις υποδείξεις. Το χειρότερο που μπορεί να συμβεί είναι ότι παίρνετε ένα εισαγόμενο (ή συνδεδεμένο) τραπέζι γεμάτο τρελά. Αν το κάνετε, ελέγξτε τη μορφή του αρχείου προέλευσης.

   Για παράδειγμα, εάν η πηγή είναι ένα αρχείο κειμένου και δεν μπορείτε να διαβάσετε, ίσως χρειαστεί να επιβεβαιώσετε ότι το αρχείο κειμένου αποθηκεύτηκε ως αρχείο οριοθέτησης (με έναν χαρακτήρα - ένα κόμμα, τοποθετείται μεταξύ των πεδίων). Είναι επίσης πιθανό ότι το αρχείο προέλευσης δεν είναι στη σωστή μορφή (για παράδειγμα, μπορεί να νομίζετε ότι είναι ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, αλλά δεν είναι).

   

6. Εάν αναμένετε να εισαγάγετε ή να συνδέσετε συχνά αυτόν τον τύπο αρχείου, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής.

   Το πλαίσιο ελέγχου θα βρίσκεται στην τελευταία οθόνη του οδηγού. Αφού επιλέξετε το πλαίσιο, θα σας ζητηθεί ένα όνομα για την εισαγωγή σας. Εάν εισαγάγετε τα δεδομένα αυτά σε τακτική βάση, όπως την πρώτη ημέρα του μήνα, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία εργασίας του Outlook. Η πρόσβαση θα δημιουργήσει μια εργασία του Outlook για εσάς που περιλαμβάνει ένα κουμπί για την εκτέλεση της εργασίας από το Outlook.

   

7. Εάν αποθηκεύσατε την εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση εισαγωγής για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής και να αποθηκεύσετε την εισαγωγή για μελλοντική χρήση.