Πώς να δημιουργήσετε φόρμες στο Access 2016 - dummies

Η πρόσβαση 2016 σας δίνει πολλές επιλογές για τη δημιουργία εντύπων. Όπως οι αναφορές και τα ερωτήματα, οι μορφές ονομάζονται και αποθηκεύονται στο αρχείο βάσης δεδομένων. Τα έντυπα είναι πλήρη αντικείμενα Access, έτσι ώστε να μπορείτε να τα προσαρμόσετε εύκολα για να καλύψουν τις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες με τρεις τρόπους:

• Τα εργαλεία φόρμας κάνουν ελκυστικές μορφές με ένα κλικ του ποντικιού.

• Ο Οδηγός φόρμας υποβάλλει μερικές ερωτήσεις και στη συνέχεια δημιουργεί μια ελκυστική φόρμα με βάση τις απαντήσεις σας.

• Τα κουμπιά "Σχεδιασμός φόρμας" και "Κενή φόρμα" σάς επιτρέπουν να ξεκινήσετε με μια κενή φόρμα και να χτίσετε από το έδαφος.

Τα εργαλεία φόρμας και ο οδηγός φόρμας καθιστούν εύκολη τη δημιουργία μιας φόρμας.

Τα εργαλεία του Οδηγού φόρμας και της φόρμας είναι ένα δώρο εξοικονόμησης χρόνου από τους φίλους σας στη Microsoft. Χρησιμοποιήστε τα για να δημιουργήσετε τις φόρμες σας. Κάνουν τα σκληρά πράγματα έτσι ώστε το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να δώσετε τις τελευταίες πινελιές.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα κριτήρια για να καθορίσετε το εργαλείο που θα χρησιμοποιήσετε:

• Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία φόρμας εάν

  • Θέλετε όλα τα πεδία στον επιλεγμένο πίνακα ή ερώτημα να εμφανιστούν στη φόρμα.

  • Δεν θέλετε να ελέγχετε τον τύπο στυλ που εφαρμόζεται στη φόρμα.

• Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό φόρμας εάν

  • Θέλετε να επιλέξετε συγκεκριμένα πεδία για τη φόρμα σας.

  • Θέλετε να επιλέξετε πεδία από περισσότερους από έναν πίνακα ή ερώτημα.

  • Θέλετε να επιλέξετε από μια λίστα σχεδίων για τη φόρμα σας.

Διατηρώντας το απλό: εργαλεία μορφοποίησης

Υπάρχουν καλά και άσχημα νέα σχετικά με αυτά τα εργαλεία:

• Καλά νέα: Είναι γρήγορα και δεν κάνουν ερωτήσεις ή συζητήσεις!

• Κακά νέα: Είναι εξαιρετικά άκαμπτοι buggers.

Θέλετε μεγαλύτερη γραμματοσειρά και διαφορετικό χρώμα φόντου; Κράτα το για τον εαυτό σου. Τα εργαλεία της φόρμας αποφασίζουν ποια είναι η γραμματοσειρά, τα χρώματα και η διάταξη που έχετε.

Αφού δημιουργήσετε μια φόρμα με ένα εργαλείο φόρμας, μπορείτε να να τροποποιήσετε τη φόρμα.

Για να δημιουργήσετε μια φόρμα χρησιμοποιώντας ένα από τα κουμπιά Φόρμες, ανοίξτε τη βάση δεδομένων σας και ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Από το παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θα εμφανίσει η νέα σας φόρμα.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στη Κορδέλα.

   Πολλές ομάδες κουμπιών εμφανίζονται στην Κορδέλα, συμπεριλαμβανομένης της ομάδας Φόρμες.

   

   Η καρτέλα Δημιουργία της Κορδέλας περιέχει τα κουμπιά Φόρμες.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί φόρμας της επιλογής σας από τα κουμπιά Φόρμες.

   Το κουμπί Απλή φόρμα έχει την ένδειξη Έντυπο. Τα κουμπιά Πολλαπλά στοιχεία και Διαχωρισμός μορφής βρίσκονται στην αναπτυσσόμενη λίστα Περισσότερες μορφές.

   Μια ωραία φόρμα εμφανίζεται μπροστά στα μάτια σας.

   

   Έντυπο με βάση τον πίνακα "Εθελοντές" χρησιμοποιώντας το κουμπί "Διαχωρισμός".

4. Για να ολοκληρώσετε τη φόρμα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

   1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

      Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

   2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη φόρμα στο παράθυρο διαλόγου και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Το όνομα της φόρμας εμφανίζεται στο παράθυρο περιήγησης.

Παραχώρηση περισσότερων επιθυμιών: Ο Οδηγός φόρμας

Όταν θέλετε να ελέγξετε την επιλογή πεδίου και το στυλ του σχεδιασμού φόρμας, χρησιμοποιήστε τον Οδηγό φόρμας.

Όπως συμβαίνει με όλους τους οδηγούς πρόσβασης, ο Οδηγός φόρμας σας καθοδηγεί στη διαδικασία δημιουργίας. Για να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό φόρμας", ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το αρχείο βάσης δεδομένων.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στη Κορδέλα.

   Πολλές ομάδες κουμπιών εμφανίζονται στην Κορδέλα, συμπεριλαμβανομένης της ομάδας Φόρμες.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Οδηγός φόρμας".

   Ο Οδηγός φόρμας ενεργοποιείται.

   

   Επιλέξτε την πηγή δεδομένων και τα πεδία που θέλετε να δείτε στη φόρμα.

4. Χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού Tables / Queries, επιλέξτε την προέλευση των πεδίων της φόρμας:

   • Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε τους πίνακες και τα ερωτήματα της βάσης δεδομένων.

   • Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα πεδία που θέλετε να δείτε με αυτή τη φόρμα.

   Ο Οδηγός φόρμας απαριθμεί τα διαθέσιμα πεδία.

5. Επιλέξτε τα πεδία που θέλετε.

   • Για να επιλέξετε μεμονωμένα πεδία, κάντε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο που θέλετε στη λίστα Διαθέσιμα πεδία.

   • Εάν θέλετε να προσθέσετε όλα τα τα πεδία από τον πίνακα ή το ερώτημά σας στη φόρμα σας, κάντε κλικ στο κουμπί >> στη μέση της οθόνης.

   Μην διστάσετε να επιλέξετε πεδία από διαφορετικούς πίνακες, υπό την προϋπόθεση ότι οι πίνακες σχετίζονται σωστά. Ο οδηγός δεν θα σας αφήσει να επιλέξετε πεδία από μη σχετικούς πίνακες.

   Για να καταργήσετε ένα πεδίο που επιλέξατε κατά λάθος, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του στη λίστα Επιλεγμένα πεδία. Το πεδίο μεταβαίνει ξανά στην πλευρά Διαθέσιμα πεδία του πλαισίου διαλόγου.

6. Αφού επιλέξετε όλα τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στη φόρμα σας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Αν επιλέξατε πεδία από περισσότερους από έναν πίνακα, ο Οδηγός φόρμας διαρκεί μια στιγμή για να σας ρωτήσει πώς θέλετε να οργανώσετε τα δεδομένα στη φόρμα σας. Εάν επιλέξετε να οργανώσετε τα δεδομένα σας από τον μητρικό πίνακα, θα σας ζητηθεί να εμφανίσετε τα δεδομένα του πίνακα παιδιών είτε ως

   • Υποσχηματισμός: Εμφανίζει δεδομένα και από τους δύο πίνακες σε μία φόρμα.

   • Συνδεδεμένη φόρμα: Δημιουργεί ένα κουμπί το οποίο, όταν κάνει κλικ, θα σας μεταφέρει σε μια νέα φόρμα που εμφανίζει τα δεδομένα πίνακα παιδιών.

7. Όταν ο οδηγός σας ρωτά για τη διάταξη φόρμας, επιλέξτε μία από τις παρακάτω διατάξεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο:

   • Columnar: Τα αρχεία εμφανίζονται μία κάθε φορά.

   • Πίνακας: Τα πολλαπλά αρχεία εμφανίζονται ταυτόχρονα με ελκυστικό στυλ που εφαρμόζεται στη φόρμα.

   • Φύλλο δεδομένων: Οι πολλαπλές εγγραφές εμφανίζονται ταυτόχρονα σε έναν σχετικά μη ελκυστικό τρόπο λογιστικής φύλλου.

   • Δικαιωμένο: Διαμορφώνει τα πεδία στη φόρμα σε μια τακτοποιημένη σειρά γραμμών που έχουν έντονα αριστερά και δεξιά περιθώρια.

8. Εισαγάγετε έναν περιγραφικό τίτλο στο τι τίτλο θέλετε για τη φόρμα σας; στο επάνω μέρος της οθόνης "Οδηγός φόρμας".

   Υπάρχουν βάσιμοι λόγοι για να δώσετε στη φόρμα σας έναν περιγραφικό τίτλο και όχι το προεπιλεγμένο όνομα (το όνομα της πηγής δεδομένων):

   • Οι πίνακες και οι φόρμες που μοιράζονται το ίδιο όνομα μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση.

   • Το όνομα που πληκτρολογείτε χρησιμοποιείται για να αποθηκεύσετε τη φόρμα σας.Τα γράμματα και οι αριθμοί επιτρέπονται σε ονόματα φόρμας. Είναι μια μεγάλη ευκαιρία να κατανοήσουμε τη χρήση της μορφής μέσω του ονόματός της.

9. Κάντε κλικ στο Τέλος για να ανοίξετε τη φόρμα στην προβολή φόρμας.

   Η νέα σας φόρμα εμφανίζεται στην οθόνη.

   

   Κοιτάξτε καλά. Μια φόρμα που δημιουργήθηκε από τον Οδηγό φόρμας.

   Ο Οδηγός φόρμας αποθηκεύει αυτόματα τη φόρμα ως μέρος της διαδικασίας δημιουργίας. Δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε με μη αυτόματο τρόπο και να το ονομάσετε. Όλες οι αποθηκευμένες φόρμες εμφανίζονται στην ενότητα "Φόρμες" του παραθύρου πλοήγησης.