Πώς να βρείτε δεδομένα στην Access 2016 - dummies

Όταν θέλετε να εντοπίσετε μια συγκεκριμένη εγγραφή αυτή τη στιγμή, δημιουργώντας ένα ερώτημα για την εργασία είναι υπερβολική. Ευτυχώς, η Access 2016 έχει έναν πολύ απλό τρόπο να βρείτε ένα συγκεκριμένο κομμάτι δεδομένων στους πίνακες και τις φόρμες του έργου σας: την εντολή Εύρεση.

Βρέθηκε βρέθηκε - μεγάλη έκπληξη εδώ - στην ενότητα Εύρεση της καρτέλας Αρχική σελίδα, συνοδευόμενη από ένα εικονίδιο με κιάλια. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην επιλογή Εύρεση πατώντας Ctrl + F για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση.

Παρόλο που η εντολή Εύρεση είναι αρκετά εύκολη στη χρήση, γνωρίζοντας μερικά κόλπα την καθιστά ακόμη πιο ισχυρή και αν είστε χρήστης του Word ή του Excel, θα βρείτε τα κόλπα που είναι χρήσιμα σε αυτές τις εφαρμογές, επίσης - επειδή η εντολή Εύρεση είναι μια λειτουργία σε επίπεδο Office.

Εύρεση κάτι γρήγορα

Η χρήση της εντολής Εύρεση είναι μια πολύ απλή εργασία. Δείτε πώς λειτουργεί:

1. Ανοίξτε τον πίνακα ή τη φόρμα που θέλετε να αναζητήσετε.

   Σημειώστε ότι η εντολή Εύρεση λειτουργεί σε προβολή φύλλου δεδομένων και με φόρμες πρόσβασης και είναι διαθέσιμη μόλις ανοίξει ένας πίνακας ή μια φόρμα.

2. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να αναζητήσετε.

   Η εντολή Find αναζητά το τρέχον πεδίο σε όλες τις εγγραφές του πίνακα, οπότε βεβαιωθείτε ότι κάνατε κλικ στο σωστό πεδίο πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία Find. Η πρόσβαση δεν ενδιαφέρει ποια καταγραφή κάνετε κλικ. όσο βρίσκεστε σε μια εγγραφή στο σωστό πεδίο, η Access γνωρίζει ακριβώς το πεδίο στο οποίο θέλετε να βρίσκετε.

3. Ξεκινήστε την εντολή Εύρεση.

   Μπορείτε είτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Find (Εύρεση) στην ενότητα Find (Εύρεση) της καρτέλας Home (Αρχική σελίδα) ή να πατήσετε Ctrl + F.

   Το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση ανοίγει, έτοιμο να σας εξυπηρετήσει.

4. Πληκτρολογήστε το κείμενο που αναζητάτε στο πλαίσιο Find What.

   Πάρτε μια στιγμή για να ελέγξετε την ορθογραφία πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση. Η πρόσβαση είναι πολύ έξυπνη, αλλά δεν είναι αρκετά φωτεινή για να καταλάβεις ότι πράγματι σήμαινε υδραυλικός όταν πληκτρολογήσατε plumer.

   

   Το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου για να εκτελέσετε την αναζήτησή σας.

   • Εάν τα δεδομένα που αναζητάτε βρίσκονται στο ενεργό πεδίο, η εντολή Εύρεση εντοπίζει αμέσως την επιθυμητή εγγραφή.

     Η κελιά που περιέχει τα δεδομένα που αναζητάτε επισημαίνεται.

     Τι γίνεται αν η πρώτη εγγραφή που βρίσκει η Access δεν είναι αυτή που ψάχνετε; Ας υποθέσουμε ότι θέλετε το δεύτερο, το τρίτο ή το δέκατο τέταρτο John Smith στον πίνακα; Κανένα πρόβλημα; γι 'αυτό το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση έχει ένα κουμπί Εύρεση επόμενου. Κρατήστε πατώντας το κουμπί Εύρεση επόμενου έως ότου η Access είτε ξεπεράσει την εγγραφή που θέλετε είτε σας λέει ότι παραιτείται από την αναζήτηση.

   • Εάν το Find δεν εντοπίσει τίποτα, παραπονιέται για την αποτυχία του σε ένα μικρό παράθυρο διαλόγου που συνοδεύεται από αυτή τη θλιβερή δήλωση:

     Η Microsoft Access ολοκλήρωσε την αναζήτηση των εγγραφών.Το στοιχείο αναζήτησης δεν βρέθηκε.

Εάν το Find δεν βρήκε αυτό που ψάξατε, έχετε μερικές επιλογές:

• Μπορείτε να το εγκαταλείψετε κάνοντας κλικ στο OK στο μικρό παράθυρο διαλόγου για να το απομακρύνετε.

• Μπορείτε να ελέγξετε την αναζήτηση και να δοκιμάσετε ξανά (θα πρέπει να κάνετε κλικ στο OK για να απαλλαγείτε από το παράθυρο διαλόγου προτροπής). Ακολουθούν τα πράγματα για τα οποία πρέπει να ελέγξετε, αφού επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση:

  • Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει κλικ στο σωστό πεδίο και ότι έχετε γράψει τα πάντα σωστά στο πλαίσιο Find What.

    Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τις ειδικές επιλογές αναζήτησης για να δείτε αν κάποιος από αυτούς έχει βλάψει την αναζήτησή σας.

  • Αν καταλήξατε να αλλάζετε την ορθογραφία ή τις επιλογές, κάντε κλικ ξανά στο Find Next.

Μετατόπιση Εύρεση σε υψηλή ταχύτητα

Μερικές φορές απλά πληκτρολογώντας τα δεδομένα που χρειάζεστε στο πλαίσιο Find What δεν παράγει τα αποτελέσματα που χρειάζεστε:

• Βρίσκεστε πάρα πολλές εγγραφές (και τελικά κάνοντας κλικ στο κουμπί Find Next για να φτάσετε στη μία εγγραφή που θέλετε).

• Τα αρχεία που ταιριάζουν δεν είναι αυτά που θέλετε.

Ο καλύτερος τρόπος για να μειώσετε τον αριθμό των λανθασμένων αγώνων είναι να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στην αναζήτησή σας, η οποία θα μειώσει τον αριθμό των αγώνων και ίσως σας δώσει ακριβώς μία εγγραφή που πρέπει να βρείτε.

Η Access προσφέρει διάφορα εργαλεία για την τελειοποίηση ενός Find. Για να τα χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση είτε με

• Κάνοντας κλικ στο κουμπί Εύρεση στην καρτέλα Αρχική

  ή

• Πατώντας Ctrl + F

Αν η εντολή Find δεν λειτουργεί όπως νομίζετε θα πρέπει να ελέγξετε τις παρακάτω επιλογές. Οι πιθανότητες είναι ότι τουλάχιστον μία από αυτές τις επιλογές έχει οριστεί σε εξαιρεί αυτό που ψάχνετε.

Look In

Από προεπιλογή, η Access ψάχνει για αντιστοιχίες μόνο στο πεδίο τρέχον - όποιο από τα πεδία στα οποία κάνατε κλικ πριν ξεκινήσετε την εντολή Find. Για να δηλώσετε στην Access την αναζήτηση για ολόκληρο τον πίνακα, επιλέξτε Τρέχον έγγραφο από την αναπτυσσόμενη λίστα Look In.

Για να κάνετε αναζήτηση σε ολόκληρο το τραπέζι, αλλάξτε το Look In.

Ταίριασμα

Οι επιλογές σας έχουν ως εξής:

• Οποιοδήποτε Μέρος πεδίου: Επιτρέπει έναν αγώνα οπουδήποτε σε ένα πεδίο (εύρεση Richard, Ulrich, και Πλούσιο και διάσημο ). Αυτή είναι η προεπιλογή.

• Ολόκληρο πεδίο: Αυτό απαιτεί οι όροι αναζήτησης (αυτό που πληκτρολογείτε στο πλαίσιο Find What) να είναι το σύνολο της τιμής πεδίου. Έτσι δεν θα βρείτε Ulrich , Richlieu , Richard ή Richmond . Βρίσκει μόνο

• πλούσιο. Έναρξη πεδίου: Αναγνωρίζει μόνο τους αγώνες που ξεκινούν από την αρχή του πεδίου. Έτσι Rich βρίσκει Richmond, αλλά όχι

  Ulrich.

Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να βάλετε μόνο μέρος ενός ονόματος, ειδικά αν γνωρίζετε μόνο την αρχή ενός ονόματος ή την αρχή μιας διεύθυνσης.

Για να αλλάξετε τη ρύθμιση Match, κάντε κλικ στο κάτω βελάκι δίπλα στο πεδίο Match και, στη συνέχεια, κάντε την επιλογή σας από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται.

Χρησιμοποιώντας την επιλογή Match.

Αναζήτηση

• Εάν βρίσκετε πάρα πολλές αντιστοιχίσεις, δοκιμάστε να περιορίσετε την αναζήτησή σας σε ένα συγκεκριμένο τμήμα του πίνακα με τη βοήθεια της επιλογής "Αναζήτηση". Η αναζήτηση λέει ότι η εντολή Εύρεση δείχνει είτε

  Σε όλες τις εγγραφές στον πίνακα (την προεπιλεγμένη ρύθμιση)

• ή

Επάνω ή κάτω από την τρέχουσα εγγραφή

Κάντε κλικ σε μια καταγραφή στο μισό από τον πίνακα και στη συνέχεια λέγοντας Η πρόσβαση στην αναζήτηση Κάτω από εκεί περιορίζει την αναζήτησή σας στο κάτω μέρος του πίνακα.

Βελτιστοποιήστε τις ρυθμίσεις αναζήτησης κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πλαίσιο Αναζήτηση και επιλέγοντας την κατάλληλη προσφορά από το αναπτυσσόμενο μενού.

Το πλαίσιο ελέγχου Έλεγχος του πλαισίου ελέγχου του πλαισίου αντιστοίχισης διασφαλίζει ότι ο όρος που αναζητάτε είναι ακριβώς

ίδιο με την τιμή που είναι αποθηκευμένη στη βάση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των ίδιων κεφαλαίων και πεζών χαρακτήρων. Λειτουργεί πολύ καλά αν ψάχνετε για ένα όνομα και όχι για μια λέξη, έτσι ώστε να μην υπάρχει πλούσιο κρέμα όταν κάνετε αναζήτηση (κεφαλαίο R Rich

σε ολόκληρο τον πίνακα.

Πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα

Αυτή η επιλογή καθοδηγεί την πρόσβαση για να εξετάσει τη μορφοποιημένη έκδοση του πεδίου και όχι τα πραγματικά δεδομένα που πληκτρολογήσατε. Με το "μορφοποιημένο" αυτό σημαίνει ότι με τη μορφοποίηση που εφαρμόζεται στο περιεχόμενο - οι αριθμοί που διαμορφώνονται ως ποσοστά, οι ημερομηνίες που ορίζονται ως σύντομες ημερομηνίες έναντι μεσαίων ημερομηνιών κ.ο.κ.

Ο περιορισμός της αναζήτησης με αυτόν τον τρόπο είναι χρήσιμος όταν αναζητάτε ημερομηνίες, αναγνωριστικά μονάδων αποθεματοποίησης ή οποιοδήποτε άλλο πεδίο με αρκετά εξειδικευμένη μορφοποίηση.

Ενεργοποιήστε τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε αυτήν.

Αυτή η ρύθμιση δεν λειτουργεί με την επιλογή "Περίπτωση αντιστοίχισης", επομένως εάν έχει επιλεγεί "Περίπτωση αντιστοίχισης", τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα εμφανίζονται αχνά. Σε αυτήν την περίπτωση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου αντιστοίχισης για να επαναφέρετε το πλαίσιο ελέγχου Τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένο.

Τις περισσότερες φορές, αυτή η επιλογή δεν κάνει μεγάλη διαφορά. Στην πραγματικότητα, η μόνη φορά που σας ενδιαφέρει πιθανώς αυτή η συγκεκριμένη επιλογή εύρεσης είναι πότε (ή αν) αναζητάτε πολλά πεδία υψηλής μορφοποίησης.