Πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Access 2016 - dummies

Μερικές φορές πρέπει να δείτε μια ομάδα αρχείων που μοιράζονται μια κοινή τιμή σε ένα πεδίο στην Access. Ίσως όλοι να απαριθμήσουν μια συγκεκριμένη πόλη, έναν συγκεκριμένο τίτλο εργασίας, ή όλα είναι προϊόντα που έχουν το ίδιο κόστος. Πάντα πρόθυμοι να βοηθήσουν, η Access περιλαμβάνει ένα ειδικό εργαλείο για τον ίδιο σκοπό: την εντολή Φίλτρο.

Το φίλτρο χρησιμοποιεί τα κριτήρια σας και εμφανίζει όλες τις αντίστοιχες εγγραφές, δημιουργώντας ένα μίνι τραπέζι μόνο των αρχείων που πληρούν τις απαιτήσεις σας. Είναι σαν ένα στιγμιαίο ερώτημα χωρίς όλη τη δουλειά και τον προγραμματισμό. Φυσικά, δεν είναι τόσο ευέλικτο ούτε ισχυρό όσο ένα ερώτημα, αλλά είναι το μόνο που χρειάζεστε όταν ψάχνετε για μια αρκετά απλή απάντηση.

Το εργαλείο Φίλτρο εμφανίζεται στην ενότητα Ταξινόμηση & Φίλτρο της καρτέλας Αρχική σελίδα της Κορδέλας και έχετε τις παρακάτω επιλογές για ένα απλό φίλτρο:

• Φίλτρο

• Επιλογή

• Μορφή

• Σύνθετο φίλτρο / Ταξινόμηση

• Εναλλαγή φίλτρου

Κάθε τύπος φίλτρου εκτελεί την ίδια βασική λειτουργία, αλλά με ελαφρώς διαφορετικό τρόπο. Σύνθετη επιλογή φίλτρου / ταξινόμησης, που βρέθηκε κάνοντας κλικ στο κουμπί "Για προχωρημένους", ανοίγει ένα παράθυρο που έχει πραγματικά δημιουργήσει ένα ερώτημα - επιλέγοντας πίνακες και πεδία για φιλτράρισμα, καθορίζοντας κριτήρια για να χρησιμοποιήσει το φίλτρο, ενώ βρίσκει συγκεκριμένες εγγραφές.

Τα φίλτρα λειτουργούν σε πίνακες, φόρμες και ερωτήματα. Παρόλο που μπορείτε να εφαρμόσετε ένα φίλτρο σε μια αναφορά, οι αναφορές φιλτραρίσματος μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εργασία. Φυσικά, αυτό που διαβάζετε εδώ μπορεί να εφαρμοστεί σε αυτή τη διαδικασία, εάν θέλετε να το δοκιμάσετε μόνοι σας. Και αυτό που μαθαίνετε να εφαρμόζετε σε ένα τραπέζι μπορεί να εφαρμοστεί και όταν εργάζεστε με ερωτήματα και φόρμες.

Φιλτράρισμα με περιεχόμενο ενός πεδίου

Η κύρια εντολή Φίλτρο σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τα αρχεία σας έτσι ώστε να βλέπετε μόνο αρχεία που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι θέλετε να δείτε όλα τα αρχεία για τους ανθρώπους που ζουν σε μια συγκεκριμένη πόλη. Δείτε πώς να το κάνετε:

1. Στον πίνακα ενδιαφέροντος, κάντε κλικ στο μικρό τρίγωνο στο όνομα πεδίου για το πεδίο που θέλετε να φιλτράρετε (σε αυτή την περίπτωση City).

   Η πρόσβαση εμφανίζει ένα αναδυόμενο μενού.

   Μην κάνετε δεξιό κλικ στην κεφαλίδα στο πάνω μέρος της στήλης (όπου λέει City). Κάνοντας δεξί κλικ, εμφανίζεται ένα διαφορετικό αναδυόμενο μενού με τα υπέροχα πράγματα που μπορείτε να κάνετε σε αυτή τη στήλη του τραπεζιού σας.

   

   Φιλτράρισμα ενός μόνο πεδίου με βάση τις καταχωρήσεις αυτού του πεδίου.

2. Αν θέλετε να παραλείψετε ορισμένες καταχωρίσεις από το φίλτρο σας, αφαιρέστε τα σημάδια ελέγχου από το αναδυόμενο μενού.

   Μπορείτε να επιλέξετε

   • Αφαίρεση σημείων ελέγχου από μεμονωμένες καταχωρίσεις.

     ή

   • Αφαιρέστε το σημάδι επιλογής Επιλογή για να καταργήσετε την επιλογή όλων των στοιχείων.

   Καταργήστε την επιλογή όλων των στοιχείων, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε εύκολα μόνο τις καταχωρήσεις των οποίων τα αρχεία αντιστοιχούν που θέλετε να δείτε.Με όλες τις καταχωρήσεις που έχετε επιλέξει, θα δείτε όλα τα αρχεία.

3. Τοποθετήστε τα σημάδια ελέγχου δίπλα στις καταχωρήσεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την κατασκευή του φίλτρου σας για το πεδίο.

   Η πρόσβαση πραγματοποιεί αναζήτηση στο επιλεγμένο πεδίο και εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια φίλτρου.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Εμφανίζονται όλες οι εγγραφές που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια (βάσει των στοιχείων που έχετε ελέγξει). Αυτό μπορεί να είναι πολλά αρχεία, πολλά ρεκόρ, ή μόνο ένα.

Για να μεταβείτε πίσω και να δείτε όλες τις αρχικές (μη φιλτραρισμένες) εγγραφές, μπορείτε είτε να

• Κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο εναλλαγής στην ενότητα Ταξινόμηση & φίλτρο της Κορδέλας για να αφαιρέσετε το τελευταίο φίλτρο που εφαρμόστηκε.

  ή

• Κάντε ξανά κλικ στο μικροσκοπικό τρίγωνο του ονόματος πεδίου και επιλέξτε Clear Filter From Name Field.

  Εάν δεν θυμάστε ποια πεδία φιλτραρίσατε, μπορείτε να τα πείτε με το σύμβολο μικρής χοάνης που εμφανίζεται δίπλα στο όνομα πεδίου στην προβολή φύλλου δεδομένων.

Ολόκληρος ο πίνακας, γεμάτος αρχεία, επιστρέφει στην προβολή.

Φιλτράρισμα κατά επιλογή

Η εντολή επιλογής είναι η ευκολότερη από τις εντολές Ταξινόμηση & Φίλτρο που θα χρησιμοποιήσετε. Υποθέτει ότι έχετε βρει μία εγγραφή που ταιριάζει με τα κριτήρια σας. Η χρήση του φίλτρου επιλογής είναι σαν να αρπάζετε κάποιον σε πλήθος και να φωνάζετε: "Εντάξει, όλοι όσοι είναι σαν αυτόν εδώ, παρατάσσονται εκεί. "

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι θέλετε να βρείτε όλους τους εθελοντές που ζουν στο Landisville. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο επιλογής με αυτόν τον τρόπο:

1. Κάντε κλικ στο πεδίο που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να αντιστοιχίσετε.

   Στην περίπτωση αυτή, είναι το πεδίο City.

2. Μετακινηθείτε στη λίστα μέχρι να βρείτε την καταχώρηση πεδίου που θα χρησιμεύσει ως κατάλληλο παράδειγμα για το φίλτρο σας.

3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε την τιμή που αναζητάτε, κάντε δεξί κλικ στο κελί που περιέχει την επιλογή και στη συνέχεια επιλέξτε Equals Any what . (Στην περίπτωση αυτή, θα ήταν το Equals Landisville.) Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κελί και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογή στην καρτέλα Αρχική σελίδα (στην ενότητα Ταξινόμηση & Φίλτρο) για πρόσβαση στην ίδια λίστα επιλογών.

   Η πρόσβαση εμφανίζει αμέσως έναν πίνακα που περιέχει μόνο τις εγγραφές που ταιριάζουν με την επιλογή σας.

   

   Η πρόσβαση εμφανίζει μόνο εκείνες τις εγγραφές που ταιριάζουν με το κριτήριο Φίλτρο ανά επιλογή.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Toggle Filter στη γραμμή εργαλείων αφού ολοκληρώσετε τη χρήση του φίλτρου.

   Ο πίνακας ή η φόρμα σας επιστρέφει στην κανονική του εμφάνιση.

Σε αυτό το στάδιο του παιχνιδιού, μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε μια λίστα με όλα όσα αντιστοιχούν στο φίλτρο σας. Δυστυχώς, η απλότητα και η ευκολία χρήσης του φίλτρου έρχονται τώρα να σας στοιχειώσουν. Για να καταγράψετε μόνιμα τη φιλτραρισμένη αναζήτηση σας, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το μενού Φίλτρο που εμφανίζει τις επιλογές ταξινόμησης και τη λίστα με τις τιμές των επιλεγμένων πεδίων. Όταν εμφανίζετε το αναδυόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων και, στη συνέχεια, ελέγξτε την τιμή που θέλετε να αναζητήσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε Φίλτρα κειμένου από το ίδιο αναδυόμενο μενού. Η ίδια λίστα επιλογών (Equals, Equals, Begins With, κ.λπ.) εμφανίζεται ως μενού fly-out και μπορείτε να κάνετε την επιλογή σας εκεί.

Φιλτράρισμα με φόρμα

Μπορείτε να σφίξετε μια αναζήτηση χρησιμοποιώντας πρόσθετα φίλτρα για να εξαλείψετε τους ανεπιθύμητους αγώνες, αλλά χρειάζεται περισσότερη προσπάθεια.Για έναν ευκολότερο τρόπο απομόνωσης μιας ομάδας εγγραφών σύμφωνα με τις τιμές σε περισσότερα από ένα πεδία, δοκιμάστε το φίλτρο με φόρμα.

Το φίλτρο με φόρμα χρησιμοποιεί περισσότερα από ένα κριτήρια για να κοσκινίσει τα αρχεία. Με κάποιους τρόπους, είναι σαν ένα απλό ερώτημα. Είναι τόσο παρόμοιο με ένα ερώτημα που μπορείτε να αποθηκεύσετε ακόμη και τα κριτήρια φίλτρου βάσει φόρμας ως ένα πλήρες ερώτημα!

Υποθέστε, για παράδειγμα, ότι χρειάζεστε μια λίστα με όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας σας που εργάζονται σε ένα συγκεκριμένο τμήμα και έχουν έναν συγκεκριμένο τίτλο. Μπορείτε να εκτελέσετε δύο φίλτρα επιλογής (στα πεδία Τμήματος και Τίτλων εργασίας, χρησιμοποιώντας την βάση δεδομένων των υπαλλήλων ως παράδειγμα) και να γράψετε τα αποτελέσματα για να πάρετε τη λίστα σας ή μπορείτε να κάνετε αναζήτηση μόνο με μία με το φίλτρο από τη φόρμα και δείτε όλα τα αρχεία που πληρούν τα κριτήρια σας (βάσει των καταχωρίσεών τους σε πολλούς πίνακες) σε ένα μόνο βήμα.

Για να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο Φίλτρο με φόρμα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας, κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους στην ενότητα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα.

   Εμφανίζεται ένα μενού.

2. Επιλέξτε Φίλτρο από τη φόρμα από το μενού.

   Ο πίνακας αντικαθίσταται από μία σειρά κελιών, έναν κάτω από κάθε κεφαλίδα πεδίου στον πίνακα σας.

3. Κάντε κλικ στο κενό κελί κάτω από το όνομα πεδίου για την πρώτη στήλη που θέλετε να φιλτράρετε.

   Χρησιμοποιήστε τις ράβδους κύλισης για να μεταφέρετε τη στήλη στην οθόνη εάν είναι μακριά προς τα δεξιά και δεν μπορείτε να την δείτε.

   Το κάτω βέλος μεταπηδά στη στήλη που κάνετε κλικ.

   • Κανονικά, η Access εμφανίζει ένα κουμπί κάτω βέλους δίπλα στο πρώτο πεδίο στον πίνακα.

   • Αν χρησιμοποιούσατε προηγουμένως μια εντολή φίλτρου με τον πίνακα, η Access θέτει το κουμπί βέλους προς τα κάτω στο τελευταίο πεδίο που φιλτραρίσατε.

     

     Το φιλτράρισμα ανά φόρμα προσφέρει λίστες πλέγματος και αναπτυσσόμενων περιοχών για τον καθορισμό κριτηρίων για κάθε πεδίο.

4. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα τιμών που περιέχει το πεδίο.

   

   Η αναπτυσσόμενη λίστα εμφανίζει όλες τις μοναδικές τιμές ενός πεδίου.

5. Στη λίστα τιμών, κάντε κλικ στην τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε αυτό το φίλτρο.

   Για παράδειγμα, αν επιλέξετε Landisville από την αναπτυσσόμενη λίστα στο πεδίο City, το Landisville μετακινείται στη στήλη City. Η πρόσβαση προσθέτει αυτόματα τα αποσπάσματα - μια λιγότερη λεπτομέρεια που πρέπει να θυμάστε!

6. Για να προσθέσετε μια άλλη επιλογή φίλτρου για το επιλεγμένο πεδίο, κάντε κλικ στην καρτέλα Ή στην κάτω αριστερή γωνία του πίνακα.

   Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο Φίλτρο ανά φόρμα, επιτρέποντάς σας να προσθέσετε μια εναλλακτική συνθήκη αναζήτησης. Η πρόσβαση προσφέρει επίσης μια καρτέλα Ή στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης.

   Η εντολή Φιλτράρισμα με μορφή φόρμας αρέσει να απαντά σε απλές ερωτήσεις, όπως "Δείξε μου όλους τους εθελοντές που ζουν στο Λάνκαστερ. "Παρέχει επίσης απαντήσεις σε πιο σύνθετες ερωτήσεις όπως" Δείξτε μου όλα τα αρχεία που περιέχουν Th στο πεδίο AvailableDays και έχουν Landisville στο πεδίο της πόλης ", και εκτελεί και τα δύο καθήκοντα εύκολα.

   Ζητώντας μια πιο περίπλοκη ερώτηση (όπως "Δείξε μου όλους τους εθελοντές στο Lancaster που τους αρέσει η συγκέντρωση κεφαλαίων") απαιτεί ένα ερώτημα.

   

   Κάντε κλικ στην καρτέλα Ή για να ορίσετε περαιτέρω τα κριτήρια.

7. Για κάθε επιπλέον πεδίο που θέλετε να φιλτράρετε, κάντε κλικ στην καρτέλα Ή και επαναλάβετε τα βήματα 3 έως 6.

   Σε αυτό το παράδειγμα, το δεύτερο πεδίο που φιλτράρεται είναι VolunteerInfo και πληκτρολογήθηκε Fundraising το κουτί του πεδίου.

8. Μόλις ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των κριτηρίων για το φίλτρο, κάντε κλικ στο κουμπί Τήξη φίλτρου.

   

   Η Access βρίσκει όλους τους εθελοντές που τους αρέσει η συγκέντρωση κεφαλαίων με βάση το φιλτράρισμα δύο πεδίων του πίνακα.

Μια τελευταία σκέψη σχετικά με το Φίλτρο από τη φόρμα:

Παρόλο που μπορείτε να φανταστείτε προσθέτοντας ή αναζητάτε στο περιεχόμενο της καρδιάς σας, η παρακολούθηση της δημιουργίας σας γίνεται σκληρή σε ελάχιστο χρόνο. Πριν πάτε πολύ μακριά , θυμηθείτε ότι τα ερωτήματα λειτουργούν καλύτερα από τα φίλτρα όταν οι ερωτήσεις είναι πολύπλοκες.

Μόλις τελειώσετε με το φίλτρο σας, κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο εναλλαγής. Σε αυτό το σημείο, το τραπέζι σας επιστρέφει στο κανονικό (ή τουλάχιστον τόσο κανονικό όσο οι πίνακες δεδομένων παίρνουν πάντα).

Κατάργηση φιλτραρίσματος σε μορφή

Τι κάνετε όταν εισάγετε εσφαλμένα κριτήρια; Ή όταν αποφασίζετε ότι πραγματικά δεν θέλετε να συμπεριλάβετε το Lancaster στο φίλτρο σας αμέσως μετά την επιλογή του Lancaster; Δεν υπάρχει πρόβλημα - η εντολή Clear Grid έρχεται στη διάσωση!

Όταν κάνετε κλικ στην εντολή Εκκαθάριση πλέγματος (που βρίσκεται στο μενού Σύνθετης ταξινόμησης και φίλτρου), η Access καταργεί όλες τις καταχωρίσεις στο πλέγμα Φίλτρο ανά φόρμα και σας δίνει ένα ωραίο και καθαρό μέρος για να ξεκινήσετε πάλι.

Φιλτράρισμα με αποκλεισμό επιλογής

Το φίλτρο επιλογής μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την εξαίρεση ορισμένων εγγραφών. Αυτό λειτουργεί εξαιρετικά για τους χρόνους που θέλετε να κρύψετε για λίγο μια δέσμη αρχείων που μοιράζονται όλα ένα μοναδικό χαρακτηριστικό (συγκεκριμένη κατάσταση, πόλη ή ταχυδρομικό κώδικα).

Δείτε πώς μπορείτε να κάνετε το φίλτρο επιλογής να αποκλείει εγγραφές για εσάς:

1. Μετακινηθείτε στον πίνακα μέχρι να βρείτε την τιμή που θέλετε να εξαιρέσετε.

2. Κάντε δεξί κλικ στο πεδίο που περιέχει την τιμή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δεν είναι Ίσο ______ (όπου το κενό αντιπροσωπεύει την τιμή που έχετε κάνει δεξιό κλικ) από το μενού που εμφανίζεται.

   Αυτά τα αρχεία που ταιριάζουν με την αξία που έχετε επιλέξει ξεφύγουν από το δρόμο, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στα αρχεία που σας ενδιαφέρουν πραγματικά.

   

   Με ένα κλικ, η Access αποκρύπτει όλους τους εθελοντές των οποίων η τιμή του πεδίου κατάστασης είναι Προοπτική.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί επιλογής (στην καρτέλα "Ταξινόμηση & Φίλτρο" της καρτέλας "Αρχική") και να επιλέξετε "Δεν ισούται" από το μενού εκεί. Θα παρατηρήσετε επίσης τις εντολές Contains and Does not Contain. Αυτά είναι χρήσιμα για τη σφαγή αρχείων που έχουν κάτι κοινό, όπως μια συγκεκριμένη λέξη ή έναν αριθμό μέσα σε αυτά. Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε φίλτρα, εξαιρουμένων όχι μόνο (για παράδειγμα) των εθελοντών που είναι Προοπτικές, αλλά των Προοπτικών εθελοντών που ζουν σε κάποια πόλη ή πολιτεία.