Πώς να εξάγετε δεδομένα σε Access 2016 - dummies

Κάθε αντικείμενο της Access 2016 μπορεί να εξαχθεί. οι πιο συνηθισμένες εργασίες εξαγωγής εξάγουν δεδομένα σε έναν πίνακα ή ερώτημα σε ένα άλλο πρόγραμμα (όπως ένα υπολογιστικό φύλλο) και εξάγουν μια αναφορά ως φορμά Portable Document Format (γνωστό ως PDF).

Η εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος περιλαμβάνει την αναδιοργάνωση των δεδομένων που περιέχει σε διαφορετική μορφή. Όπως και με την εισαγωγή, η Access μπορεί να μεταφράσει τα δεδομένα σε διάφορες μορφές αρχείων, ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Επειδή κάθε αντικείμενο της Access μπορεί να εξαχθεί, η καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στη Κορδέλα σας παρουσιάζει όλες τις μορφές αρχείων στις οποίες μπορεί να εξαχθεί το αντικείμενο. Αν δεν μπορείτε να την εξαγάγετε σε μια συγκεκριμένη μορφή, το κουμπί αυτής της μορφής είναι απενεργοποιημένο.

Εξαγωγή μορφών

Πρόσβαση στις εξαγωγές με τις ίδιες μορφές που εισάγει. Η πρόσβαση εξάγει επίσης σε PDF (αρχεία Adobe Acrobat), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word και σε συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εξαγωγή δεδομένων πίνακα ή ερωτήματος

Τα βήματα για την εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος είναι απλά:

1. Με την ανοιχτή βάση δεδομένων, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε να εξάγετε. Όλα τα αντικείμενα βάσης δεδομένων βρίσκονται στο παράθυρο περιήγησης.

   Επισημαίνεται το όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στη Κορδέλα.

   

   ομάδα κουμπιών Εξαγωγή.

   Η ομάδα κουμπιών Εξαγωγή εμφανίζεται στην Κορδέλα. Σημειώστε τις ακόλουθες δυνατότητες της ομάδας κουμπιών Εξαγωγή:

   • Οι κοινές εργασίες εξαγωγής έχουν τα δικά τους κουμπιά.

   • Οι σπάνια χρησιμοποιούμενες μορφές συγκεντρώνονται μαζί. μπορείτε να τους βρείτε με το κουμπί Περισσότερα.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί που αντιστοιχεί στο πρόγραμμα στο οποίο θα εξαγάγετε τα δεδομένα σας.

   

   Το βήμα 1 του πλαισίου διαλόγου Εξαγωγή - υπολογιστικό φύλλο Excel ολοκληρώθηκε.

   Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή προσαρμοσμένο στη μορφή επιλογής σας.

4. Ακολουθήστε τα βήματα στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή για να ολοκληρώσετε την εξαγωγή.

   Το παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή εμφανίζει τις επιλογές για τη μορφή αρχείου εξαγωγής:

   • Κάθε επιλογή ζητά ένα όνομα αρχείου (συμπεριλαμβανομένης της διαδρομής) για τα εξαγόμενα σας δεδομένα.

   • Ορισμένες διεργασίες εξαγωγής σας ρωτούν επίσης αν θέλετε να ανοίξετε το νέο σας αρχείο μετά την ολοκλήρωση της εξαγωγής.

     Αυτή η τελευταία δυνατότητα μπορεί να αποτρέψει μια απογοητευτική αναζήτηση μετά την αποθήκευση του αρχείου.

5. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής αν γνωρίζετε ότι θα κάνετε ξανά την εξαγωγή.

   Το πλαίσιο ελέγχου βρίσκεται στην τελευταία οθόνη του Οδηγού εξαγωγής. Αφού επιλέξετε το πλαίσιο, θα σας ζητηθεί ένα όνομα για την εξαγωγή σας.

   Η Κορδέλα περιέχει ένα κουμπί που ονομάζεται "Αποθηκευμένες Εξαγωγές". Χρησιμοποιήστε αυτό το κουμπί, εάν θέλετε να κάνετε ευκολότερη την συχνή εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος. Εδώ, βλέπετε έναν πίνακα που εξάγεται από την Access όπως εμφανίζεται στο Excel.Όταν εκτελείτε μια αποθηκευμένη εξαγωγή περισσότερες από μία φορές, η Access σας ενημερώνει ότι το αρχείο προορισμού υπάρχει ήδη

   

   Ο εξαγόμενος πίνακας εθελοντών στο Excel, έτοιμος για οτιδήποτε.

Εξαγωγή αναφοράς σε PDF

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εξαγάγετε μια αναφορά σε PDF:

1. Με την ανοιχτή βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε να εξαγάγετε. Όλα τα αντικείμενα βάσης δεδομένων βρίσκονται στο παράθυρο περιήγησης.

   Το όνομα της αναφοράς επισημαίνεται.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στη Κορδέλα.

   Η ομάδα κουμπιών Εξαγωγή εμφανίζεται στην Κορδέλα.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί PDF ή XPS στην ομάδα Εξαγωγή.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ως PDF ή XPS.

   

   Εξαγωγή των εκδηλώσεων ανά αναφορά τύπου σε PDF.

4. Περιηγηθείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

   Η αναφορά αποθηκεύεται ως PDF στο φάκελο και με το όνομα αρχείου που έχετε ορίσει.