Πώς να κάνετε ένα βασικό ερώτημα στην Access 2016 - dummies

Το βασικό εργαλείο ερωτήματος της Access 2016, που δημιουργήθηκε για να διευκολύνει τη ζωή σας, είναι Επιλέξτε ερώτημα - ονομάζεται έτσι επειδή επιλέγει αντίστοιχες εγγραφές από τη βάση δεδομένων σας και εμφανίζει τα αποτελέσματα σύμφωνα με τις οδηγίες σας.

Η καλύτερη διαδικασία για τη δημιουργία ενός ερωτήματος επιλογής εξαρτάται από τα ακόλουθα:

• Εάν είστε νέος χρήστης για να γράφετε ερωτήματα, ο Οδηγός ερωτήσεων είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να ξεκινήσετε. Θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία επιλογής πινάκων και πεδίων για το ερώτημά σας και μπορείτε να προσθέσετε κάποιους συνοπτικούς υπολογισμούς (όπως καταμέτρηση αρχείων) στο ερώτημά σας.

• Εάν έχετε ήδη γράψει κάποια ερωτήματα και είστε άνετοι με το παράθυρο Σχεδίαση ερωτήματος, πιθανόν να θέλετε να παρακάμψετε τον Οδηγό ερωτήσεων και να δημιουργήσετε τα ερωτήματά σας από την αρχή.

Οι στέρεες σχέσεις είναι το κλειδί για να πάρεις όλα (από τα τραπέζια σου)

Στη ζωή, οι σταθερές σχέσεις κάνουν για ένα πιο ευτυχισμένο άτομο. στην Access, οι σταθερές σχέσεις καθιστούν μια πιο ευτυχισμένη εμπειρία αναζήτησης.

Για την αποτελεσματική αναζήτηση της βάσης δεδομένων σας, πρέπει να γνωρίζετε τα εξής σχετικά με τη δομή του πίνακα:

• Ποιους πίνακες χρειάζεστε;

• Πώς είναι οι πίνακες που πρέπει να χρησιμοποιήσετε να σχετίζονται μεταξύ τους;

• Ποια πεδία περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να γνωρίζετε;

• Ποια πεδία χρειάζεστε στη λύση;

Η πρόσβαση διατηρεί σχέσεις μεταξύ των πινάκων στη βάση δεδομένων σας. Συνήθως εσείς (ή το τμήμα Πληροφοριακών Συστημάτων) δημιουργείτε αυτές τις σχέσεις κατά την πρώτη σχεδίαση της βάσης δεδομένων. Όταν δημιουργείτε τα τραπέζια και τα οργανώνετε με ειδικά πεδία κλειδιών, προετοιμάζετε πραγματικά τους πίνακες για να εργαστείτε με ένα ερώτημα.

Τα πεδία-κλειδιά αφορούν τους πίνακες πρόσβασης σας μεταξύ τους. Τα ερωτήματα χρησιμοποιούν πεδία κλειδιών για την αντιστοίχιση εγγραφών σε έναν πίνακα με τις αντίστοιχες εγγραφές τους σε άλλο πίνακα. Μπορείτε να τραβήξετε δεδομένα για το στοιχείο που αναζητάτε από τους διάφορους πίνακες που διατηρούν αυτά τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας - υπό την προϋπόθεση ότι σχετίζονται σωστά προτού ξεκινήσετε το ερώτημα.

Εάν δεν συνδέετε τα τραπέζια σας μέσω του παραθύρου σχέσεων, θα πρέπει να το κάνετε για κάθε ερώτημα πολλαπλών τραπεζών που δημιουργείτε στην Access. Κατά γενικό κανόνα, βάλτε το χρόνο να σχεδιάσετε και να σχεδιάσετε σωστά τα τραπέζια σας. Με το σωστό σχεδιασμό τραπέζι και τις σχέσεις, θα έχετε τα αποτελέσματα που θέλετε σε μικρότερο χρονικό διάστημα.

Εκτέλεση του Οδηγού ερωτημάτων

Μπορείτε να βασιστείτε στον Οδηγό ερωτήματος - και στον Οδηγό απλού ερωτήματος που βρίσκεται μέσα σε αυτό - για μια πραγματική δόση φιλτραρίσματος χωρίς χέρια. Με τον Οδηγό απλού ερωτήματος, πληκτρολογείτε πληροφορίες πίνακα και πεδίου. Ο οδηγός φροντίζει για τις εργασίες πίσω από τα σκηνικά για εσάς.

Η πρόσβαση δεν είναι ψυχική (που έχει προγραμματιστεί για την επόμενη έκδοση). χρειάζεται κάποια είσοδο από εσάς!

Για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα με τον Οδηγό απλού ερωτήματος του Οδηγού ερωτήματος, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Σε ένα κομμάτι χαρτιού, τοποθετήστε τα δεδομένα που θέλετε στα αποτελέσματα των ερωτημάτων σας.

   Ένα ερώτημα επιστρέφει ένα δελτίο δεδομένων (επικεφαλίδες στηλών ακολουθούμενο από σειρές δεδομένων), οπότε κάνετε τη διάταξή σας σε αυτή τη μορφή. Το μόνο που χρειάζεστε είναι οι επικεφαλίδες της στήλης, ώστε να γνωρίζετε ποια δεδομένα μπορείτε να τραβήξετε από τη βάση δεδομένων.

2. Καθορίστε την θέση πίνακα κάθε τεμαχίου δεδομένων (επικεφαλίδα στήλης) από το χαρτί σας.

   Καταγράψτε τον πίνακα και το όνομα πεδίου που περιέχει τα δεδομένα που αντιστοιχούν στην επικεφαλίδα της στήλης πάνω στο χαρτί πάνω από την επικεφαλίδα της στήλης.

3. Στο παράθυρο "Βάση δεδομένων", κάντε κλικ στην καρτέλα "Δημιουργία" στη Κορδέλα και μετά κάντε κλικ στο κουμπί "Οδηγός ερωτήματος" από την ενότητα "Ερωτήματα".

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Οδηγός για νέα ερωτήματα" που σας ρωτάει τι είδους Οδηγός ερωτήσεων θέλετε να εκτελέσετε. Επιλέξτε τον "Οδηγό απλού ερωτήματος" και κάντε κλικ στο OK.

4. Επιλέξτε τον πρώτο πίνακα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ερώτημα.

   

   Ο "Οδηγός απλών ερωτήσεων" ξεκινά και σας ρωτά ποιο (-οι) πίνακα (-ες) θέλετε να κάνετε ερώτημα.

   Θα χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού Tables / Queries, στο οποίο θα εμφανίζονται όλοι οι πίνακες (και τυχόν υπάρχοντα ερωτήματα) στη βάση δεδομένων σας. Ακολουθούν οι λεπτομέρειες:

   1. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο αναπτυσσόμενο μενού "Πίνακες / ερωτήματα".

      

      Η αναπτυσσόμενη λίστα Tables / Queries.

   2. Κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος που θέλετε να συμπεριλάβετε σε αυτό το ερώτημα.

5. Επιλέξτε τα πεδία από αυτόν τον πίνακα ή ερώτημα για το ερώτημά σας.

   Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να επιλέξετε κάθε πεδίο που θέλετε να συμπεριληφθεί στο ερώτημά σας:

   1. Κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος που θέλετε να συμπεριλάβετε σε αυτό το ερώτημα.

      Η λίστα Διαθέσιμες πεδία αλλάζει και εμφανίζει τα πεδία που είναι διαθέσιμα στον πίνακα.

   2. Στη λίστα Διαθέσιμα πεδία, κάντε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο από αυτόν τον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ερώτημα που δημιουργείτε.

   Εάν προσθέσετε λάθος πεδίο, απλά κάντε διπλό κλικ στη λίστα Επιλεγμένα πεδία. Θα πάει πίσω στο σπίτι. Αν θέλετε απλώς να ξεκινήσετε απ 'όλα, κάντε κλικ στο διπλό αριστερό βέλος (αυτό λέτε το σύμβολο που μοιάζει με ένα μικρότερο από το σύμβολο) και όλα τα επιλεγμένα πεδία απομακρύνονται.

6. Αφού επιλέξετε όλα τα πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Εάν ο οδηγός μπορεί να καθορίσει τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων που επιλέξατε, εμφανίζεται αυτό το παράθυρο.

   

   Ο Οδηγός ερωτήματος μπορεί να σας δώσει την ευκαιρία να συνοψίσετε τα δεδομένα σας.

   Εάν δεν βλέπετε το παράθυρο, μην ανησυχείτε. Η πρόσβαση θέλει μόνο να ονομάσετε το ερώτημα αντ 'αυτού. Μεταβείτε στο βήμα 8.

   Εάν συμπεριλαμβάνετε πεδία από δύο πίνακες που δεν σχετίζονται, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης. Το παράθυρο διαλόγου σάς υπενθυμίζει ότι όλοι οι επιλεγμένοι πίνακες πρέπει να σχετίζονται προτού μπορέσετε να εκτελέσετε το ερώτημά σας και σας προτείνει να διορθώσετε το πρόβλημα προτού συνεχίσετε. Στην πραγματικότητα, δεν θα σας αφήσει να προχωρήσετε μέχρι να την κατευνάσετε με έναν από τους δύο τρόπους:

   • Αφαιρέστε όλα τα πεδία που επιλέχθηκαν για το ερώτημά σας από τους μη σχετικούς πίνακες.

   • Διορθώστε τις σχέσεις έτσι ώστε όλοι οι πίνακες που έχετε επιλέξει στο ερώτημά σας να σχετίζονται.

7. Αν ο οδηγός σας ζητήσει να επιλέξετε ανάμεσα σε μια ερώτηση Λεπτομέρεια και ένα Περίληψη, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   • Λεπτομέρεια δημιουργεί ένα φύλλο δεδομένων που περιλαμβάνει όλες τις εγγραφές που αντιστοιχούν στο ερώτημα. Όπως υπονοεί το όνομα, θα λάβετε όλες τις λεπτομέρειες από αυτά τα αρχεία.

   • Περίληψη λέει στον οδηγό ότι δεν σας ενδιαφέρει να βλέπετε κάθε εγγραφή. θέλετε να δείτε μια περίληψη των πληροφοριών αντ 'αυτού.

     Ένα συνοπτικό ερώτημα μπορεί να πραγματοποιήσει υπολογισμούς (όπως ποσά και μέσους όρους) στα αριθμητικά πεδία. Εάν έχουν επιλεγεί πεδία κειμένου, η Access μπορεί να μετρήσει τα αρχεία ή να τραβήξει το αλφαβητικά το πρώτο και το τελευταίο στοιχείο από το σύνολο των πεδίων.

     Αν θέλετε να κάνετε ειδικές προσαρμογές στη σύνοψη, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές σύνοψης για να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περίληψης. Επιλέξτε τις επιλογές περίληψης από τα πλαίσια ελέγχου για τις διαθέσιμες λειτουργίες - Sum, Average, Min και Max - και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

     

     Η πρόσβαση προσφέρει διαφορετικούς τρόπους συνοπτικής παρουσίασης των δεδομένων.

8. Στη σελίδα οδηγού που εμφανίζεται, επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής για αυτό που θέλετε να ακολουθήσετε:

   • Αν θέλετε να κάνετε το ερώτημά σας snazzy: Επιλέξτε την επιλογή Modify the Design Design.

     Ο οδηγός στέλνει το νεοδημιουργημένο ερώτημά σας στο κομμωτήριο για κάποιες εξελίξεις, όπως η συμπερίληψη της ταξινόμησης και των αθροισμάτων.

   • Αν θέλετε να παραλείψετε τα φανταχτερά πράγματα: Επιλέξτε την επιλογή Άνοιγμα της ερώτησης για προβολή πληροφοριών για να δείτε την προβολή φύλλου δεδομένων.

   Ο οδηγός εκτελεί το ερώτημα και παρουσιάζει τα αποτελέσματα σε ένα τυπικό φύλλο δεδομένων της Access.

9. Πληκτρολογήστε έναν τίτλο για το ερώτημά σας στο πλαίσιο κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Ο οδηγός δημιουργεί το ερώτημά σας και το αποθηκεύει με τον τίτλο που καταχωρίσατε. τότε η Access εμφανίζει τα αποτελέσματα.

   Συγχαρητήρια! Έχετε γεννήσει ένα ερώτημα.

   

   Τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος που δημιουργήθηκε με τον Οδηγό ερωτήματος.

Όταν ολοκληρώσετε τα βήματα αυτής της ενότητας, ο Οδηγός ερωτήματος αποθηκεύει αυτόματα το ερώτημά σας με το όνομα που πληκτρολογήσατε.