Πώς να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων στην Access 2016 - dummies

Θέλετε να κάνετε κατάδυση και να αρχίσετε να δημιουργείτε μια βάση δεδομένων στην Access 2016; Λάβετε υπόψη ότι είναι καλή ιδέα να το πάρετε αργά. Στην ακόλουθη διαδικασία, ρυθμίζετε μια νέα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό πίνακα" για να δημιουργήσετε τον πρώτο πίνακα στη βάση δεδομένων.

1. Αν η Access δεν είναι ήδη ενεργοποιημένη, τραβήξτε μια στιγμή για να την ξεκινήσετε.

   Στον χώρο εργασίας της Access, εμφανίζεται μια σειρά από εικονίδια μεγάλου προτύπου, κάτω από το πλαίσιο Αναζήτηση προτύπων σε απευθείας σύνδεση, συνοδευόμενο από συνδέσμους σε πιθανές αναζητήσεις για πρότυπα που αποθηκεύουν στοιχεία ενεργητικού, επιχειρήσεις, επαφές, υπάλληλο κ.ο.κ.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο κενής βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας.

   Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου κενής βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας.

   

   Οι νέες κενές βάσεις δεδομένων χρειάζονται ονόματα. Δώστε τη δική σας εδώ.

3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για να αντικαταστήσετε το γενικό DatabaseX (όπου X είναι ο αριθμός που αντιστοιχεί χρονολογικά στη βάση δεδομένων).

   Δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε μια επέκταση αρχείου (. Accdb). Windows 7 και 8/8. 1 εμφανίζει αυτόματα τις επεκτάσεις σας. Επίσης, εάν διαγράψετε τυχαία την επέκταση αρχείου ενώ αλλάζετε το όνομα αρχείου, μην ανησυχείτε - Η Access την προσθέτει στο όνομα αρχείου που πληκτρολογείτε.

4. Εάν δεν σας αρέσει ο φάκελος που επιλέχθηκε η Access για εσάς, κάντε κλικ στο εικονίδιο του μικρού φακέλου και επιλέξτε πού να αποθηκεύσετε τη νέα βάση δεδομένων.

   

   Επιλέξτε μια κατοικία για τη νέα σας βάση δεδομένων.

   Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο μικρού φακέλου, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αρχείο νέας βάσης δεδομένων. Από εδώ, μπορείτε να πλοηγηθείτε οπουδήποτε στο τοπικό σας σύστημα ή σε ένα δίκτυο στο οποίο είστε συνδεδεμένοι και να επιλέξετε τη μονάδα δίσκου και τον φάκελο στον οποίο θα αποθηκευτεί η νέα σας βάση δεδομένων. Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή ενός σημείου για τη νέα βάση δεδομένων σας, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στον χώρο εργασίας.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

   Ένας κενός πίνακας, που ονομάζεται Table1, εμφανίζεται στο κεντρικό τμήμα του χώρου εργασίας και στα αριστερά, ένας πίνακας παραθέτει τα μέρη της βάσης δεδομένων σας (υπάρχει μόνο ένα μέρος μέχρι στιγμής).

   

   Νέος πίνακας, νέα βάση δεδομένων.

   Όταν κάνετε κλικ στο Δημιουργία, αν εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου και σας ρωτήσει εάν θέλετε να αντικαταστήσετε ένα υπάρχον αρχείο, η Access δηλώνει ότι μια βάση δεδομένων με το όνομα που έχετε εισάγει βρίσκεται ήδη στο δίσκο.

   • Εάν πρόκειται για νέα, κάντε κλικ στην επιλογή Όχι και, στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα διαφορετικό όνομα για τη νέα σας βάση δεδομένων.

   • Εάν προτίθεστε να αντικαταστήσετε την παλιά βάση δεδομένων με μια νέα, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι και προχωρήστε.

6. Δημιουργήστε και ονομάστε τα πεδία σας στον πίνακα, κάνοντας διπλό κλικ όπου λέει το στοιχείο "Κλικ για Προσθήκη" στο επάνω μέρος της δεύτερης στήλης του πίνακα.

7. Κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά των λέξεων Κάντε κλικ για Προσθήκη και επιλέξτε τον τύπο πεδίου που θέλετε να προσθέσετε.

   Για τα περισσότερα πεδία, το κείμενο θα είναι ο τύπος, αλλά τα δεδομένα σας και η φύση τους (και οι επιθυμητές χρήσεις γι 'αυτό) θα υπαγορεύσουν τι είναι καλύτερο να επιλέξετε εδώ.

   Τι είναι αυτό το πεδίο ταυτότητας στην πρώτη στήλη; Είναι από προεπιλογή και θα περιέχει έναν μοναδικό αριθμό για κάθε εγγραφή που δημιουργείτε (όταν ξεκινάτε την εγγραφή εγγραφών, αργότερα). Αυτό παρέχει το μοναδικό πεδίο που απαιτεί κάθε πίνακας, ειδικά αν πρόκειται να συσχετίσετε τους πίνακες σας. Μπορείτε να αλλάξετε το όνομά του κάνοντας διπλό κλικ στο όνομα "ID" και να το αλλάξετε σε, για παράδειγμα, τον αριθμό πελάτη.

   Αργότερα, αφού έχετε ρυθμίσει τους πίνακες σας και δημιουργήσει σχέσεις μεταξύ τους, μπορείτε να επανατοποθετήσετε αυτό που είναι γνωστό ως το πρωτεύον κλειδί (άλλο όνομα για ένα μοναδικό πεδίο σε έναν πίνακα) σημείο, αν θέλετε, το πεδίο ID μπορεί να αφαιρεθεί.

8. Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα πεδίου (για να αντικαταστήσετε το επισημασμένο όνομα σύμβολο κράτησης θέσης) και πατήστε Enter για να αποθηκεύσετε το νέο όνομα πεδίου.

   Μόλις πιέσετε το πλήκτρο Enter, εμφανίζεται ένα νέο πεδίο, με κενό στην κορυφή, αναμένοντας ένα όνομα.

   Επαναλάβετε τα βήματα 7 και 8 μέχρι να έχετε όλα τα πεδία που νομίζετε ότι θα χρειαστείτε σε αυτόν τον πίνακα. Μπορείτε πάντα να τα μετονομάσετε αργότερα (κάνοντας διπλό κλικ στα τρέχοντα ονόματα), οπότε μην ανησυχείτε για την τελειότητα σε αυτό το σημείο. Αρχίστε να ρυθμίζετε πεδία, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων.

   

   Δημιουργήστε νέα πεδία πατώντας το Enter μετά την ονομασία καθενός από αυτά.

9. Για να αποθηκεύσετε τον νέο σας πίνακα και ολόκληρη τη βάση δεδομένων, πατήστε Ctrl + S ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

   Είναι καλή ιδέα να σώζετε κάθε φορά που έχετε κάνει κάτι σημαντικό - να χτίσετε ένα τραπέζι, να ενημερώσετε κάποια πεδία, να προσθέσετε αρχεία και ούτω καθεξής - ουσιαστικά μετά από οτιδήποτε θα σας άρεσε να κάνετε ξανά.

Σπάνια είναι το "Table1" ένα πραγματικά χρήσιμο όνομα για έναν πίνακα. Πριν ή μετά την αποθήκευση της βάσης δεδομένων, η μετονομασία ενός πίνακα είναι εύκολη. Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα Πίνακας.

2. Επιλέξτε το Save από το αναδυόμενο μενού που εμφανίζεται.

3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως αποτέλεσμα.

4. Κάντε κλικ στο OK για να διατηρήσετε το όνομα.

5. Επαναλάβετε τη βάση δεδομένων σας για να συμπεριλάβετε αυτήν την αλλαγή.