Πώς να χτίζετε Βάση δεδομένωνTable Relationships στην Access 2016 - dummies

Οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων χωρίζουν τα δεδομένα μεταξύ δύο ή περισσοτέρων πινάκων. Η Access 2016 χρησιμοποιεί ένα πεδίο σύνδεσης, το οποίο ονομάζεται ξένο κλειδί, για να συνδέσει μαζί τους αντίστοιχους πίνακες. Για παράδειγμα, ένας πίνακας μπορεί να περιέχει ονόματα και διευθύνσεις εθελοντών, ενώ ένας άλλος πίνακας παρακολουθεί το ιστορικό συμμετοχής του εθελοντή. Οι πληροφορίες συμμετοχής στην εκδήλωση συνδέονται με τις πληροφορίες εθελοντών με ένα πεδίο σύνδεσης, το οποίο (σε αυτό το παράδειγμα) είναι μάλλον ένα ID εθελοντών.

Εάν μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σχέση πίνακα.

Λάβετε υπόψη σας αυτούς τους τρεις περιορισμούς:

• Μπορείτε να αναφέρετε μόνο πίνακες που βρίσκονται στην ίδια βάση δεδομένων.

• Μπορείτε να αναφέρετε ερωτήματα σε πίνακες, αλλά αυτό είναι ασυνήθιστο.

• Θα πρέπει να πείτε στο Access συγκεκριμένα πώς σχετίζονται τα τραπέζια σας.

Όταν είστε έτοιμοι να παίξετε τον συνομιλητή ανάμεσα στα αγαπημένα σας τραπέζια, εδώ μπορείτε να το κάνετε.

Παράθυρο σχέσεων

Για να δημιουργήσετε μια σχέση πίνακα, ανοίξτε πρώτα το παράθυρο Σχέσεις. Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εργαλεία βάσης δεδομένων" στην Κορδέλα.

   Η ομάδα σχέσεων εμφανίζεται στην κορδέλα.

   

   Το κουμπί "Σχέσεις" στην καρτέλα "Εργαλεία βάσης δεδομένων".

2. Από την ομάδα Σχέσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Σχέσεις.

   Εμφανίζεται το παράθυρο Σχέσεις. Την πρώτη φορά που ορίζετε μια σχέση, εμφανίζεται επίσης το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

   Αν ορισμένοι πίνακες είναι ήδη καταχωρημένοι στο παράθυρο, κάποιος (ή κάποιος οδηγός) έχει ήδη καθορίσει σχέσεις για αυτήν τη βάση δεδομένων. Αν δεν είστε βέβαιοι πώς έχουν φτάσει εκεί και αν περισσότερα από ένα άτομα εργάζονται στη βάση δεδομένων σας, σταματήστε και συμβουλευτείτε όλους τους προγραμματιστές βάσεων δεδομένων πριν αλλάξετε τις σχέσεις. Αυτό που μπορεί να λειτουργήσει για εσάς μπορεί να είναι καταστροφικό για τους συναδέλφους σας.

Όταν το παράθυρο σχέσεων είναι ανοικτό, μπορείτε να επιλέξετε και να σχεδιάσετε πίνακες.

Σχέσεις πίνακα

Για κάθε ζεύγος πινάκων που σχετίζετε, πρέπει να επιλέξετε τους πίνακες και στη συνέχεια να ενώσετε τα κοινά τους πεδία.

Επιλογή πινάκων

Για να επιλέξετε πίνακες που θα σχετίζονται, ανοίξτε το παράθυρο Σχέσεις και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Εμφάνιση πίνακα από την ομάδα σχέσεων της κορδέλας. (Εάν δεν βλέπετε την ομάδα "Σχέσεις", επιλέξτε την καρτέλα "Εργαλεία βάσης δεδομένων" στην Κορδέλα.)

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, όπου εμφανίζονται οι πίνακες στο τρέχον αρχείο βάσης δεδομένων.

2. Για κάθε ζεύγος πινάκων που θέλετε στη σχέση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

   1. Κάντε κλικ στον πίνακα.

   2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη.

      Στο μεγάλο χώρο εργασίας των σχέσεων, ένα μικρό παράθυρο παραθέτει τα πεδία στον επιλεγμένο πίνακα.Καθώς προσθέτετε πίνακες στη διάταξη, εμφανίζεται ξεχωριστό παράθυρο για κάθε πίνακα. Μπορείτε να δείτε αυτά τα παράθυρα κάτω από το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

      

      Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε πίνακες στο διάγραμμα σχέσεων.

   Επαναλάβετε το βήμα 2 για κάθε ζεύγος πινάκων που θέλετε να αναφέρετε. Εάν ένας από τους πίνακες του ζεύγους είναι ήδη παρών (λόγω υπάρχουσας σχέσης που έχει με ένα άλλο τραπέζι), δεν χρειάζεται να το προσθέσετε ξανά.

3. Αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη πινάκων, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Όταν παίζετε όλα τα τραπέζια, είστε έτοιμοι για να μάθετε ο ένας τον άλλο.

Διαχείριση σχέσεων

Αυτή η ενότητα περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε τις σχέσεις πίνακα.

Δημιουργία σχέσεων

Αφού επιλέξετε τους πίνακες, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε μια σχέση μεταξύ δύο πινάκων:

1. Αποφασίστε ποιοι δύο πίνακες θέλετε να αναφέρετε.

   Επειδή η σχέση "ένα προς πολλούς" είναι η συνηθέστερη, αυτές οι οδηγίες σχετίζονται με αυτήν. Οι δύο πίνακες σε σχέση ενός προς πολλούς χαρακτηρίζονται ως εκπληρώνοντας έναν από τους δύο ρόλους:

   • Μητρική: Στο γονικό πίνακα, το σχετικό πεδίο είναι το πρωτεύον κλειδί. Κάθε εγγραφή στο γονικό πίνακα προσδιορίζεται με μοναδικό τρόπο από αυτό το σχετικό πεδίο.

   • Child: Στον πίνακα παιδιών, το σχετικό πεδίο περιέχει τις ίδιες πληροφορίες με το πεδίο στον γονικό πίνακα. Συνήθως, έχει το ίδιο όνομα με το αντίστοιχο πεδίο στον γονικό πίνακα - αν και αυτό δεν είναι απαίτηση.

   Για να διευκολύνετε τους πίνακες αναφοράς, τοποθετήστε σχετικά πεδία κοντά στην αρχή της λίστας πεδίων. Στην Access, πρέπει να δείτε τα σχετικά πεδία στην οθόνη, πριν να μπορέσετε να δημιουργήσετε μια σχέση. Εάν τα σχετικά πεδία δεν είναι στην αρχή της λίστας πεδίων, πρέπει να κάνετε πολλή κύλιση για να τα βρείτε. Για να μετακινήσετε ένα πεδίο, ανοίξτε τον πίνακα προβλημάτων στο DesignView, δείξτε το κουμπί που βρίσκεται αριστερά από το όνομα πεδίου και, στη συνέχεια, πατήστε και σύρετε το κουμπί για να μετακινήσετε το πεδίο προς τα επάνω.

   Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να επιλέξετε το γονικό πεδίο από τη λίστα:

   1. Βάλτε το δείκτη του ποντικιού στο πεδίο που θέλετε να συσχετίσετε στον μητρικό πίνακα.

      Συνήθως το πεδίο που θέλετε να συσχετίσετε στον γονικό πίνακα είναι το πρωτεύον κλειδί.

   2. Κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού.

   Κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ενώσετε το γονικό πεδίο στο γονικό πεδίο:

   1. Σύρετε το δείκτη του ποντικιού από το γονικό πεδίο στον πίνακα παιδιών.

      Το σύμβολο συν εμφανίζεται στη βάση του δείκτη του ποντικιού.

   2. Προχωρήστε στο σχετικό πεδίο στον πίνακα παιδιών.

   3. Αφήστε το κουμπί του ποντικιού.

      Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία σχέσεων", το οποίο αναφέρει λεπτομερώς τη συνηθισμένη σχέση.

      

      Το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία σχέσεων" αναφέρει λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο η Access συνδέει δύο πίνακες.

      Να είστε πολύ προσεκτικοί πριν απελευθερώσετε το κουμπί του ποντικιού. Τοποθετήστε την άκρη του δείκτη του ποντικιού απευθείας στο παιδικό πεδίο προτού αφήσετε να φύγετε.

   • Αν σύρετε μεταξύ των δύο πεδίων σωστά, το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία σχέσεων" εμφανίζει τα γονικά και τα παιδικά πεδία δίπλα-δίπλα.

   • Αν χάσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Άκυρο στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων και δοκιμάστε πάλι το βήμα 3.

   1. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων, επιλέξτε την επιλογή Enforce Referential Integrity.

   2. Ελέγξτε ότι τα ονόματα πεδίων σας είναι τα σωστά και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

      Η πρόσβαση απεικονίζει τη νέα σχέση στο παράθυρο Σχέσεις:

   • Μια γραμμή μεταξύ των σχετικών πεδίων δείχνει ότι οι πίνακες σχετίζονται.

   • Εάν επιλέξατε την επιλογή Enforce Referential Integrity στο προηγούμενο βήμα, η Access τοποθετεί ένα 1 δίπλα στον γονέα στη σχέση και ένα σύμβολο infinity δίπλα στο παιδί …

Για να συσχετίσετε ένα άλλο ζευγάρι επιλεγμένων πινάκων, επαναλάβετε τα βήματα 1 μέσω 5.

Μια σχέση ενός προς πολλούς μεταξύ δύο πινάκων.

Η πρόσβαση παρέχει επίσης εργαλεία για την τροποποίηση και την αφαίρεση των σχέσεων.

Τροποποίηση σχέσεων

Αφού συνδέσετε πίνακες, μπορείτε να δείτε, να οργανώσετε και να καταργήσετε τις σχέσεις.

Κάντε κλικ στη γραμμή σχέσεων που συνδέει τους δύο πίνακες.

1. Αν έχετε επιτυχία, η γραμμή θα πάψει. Αυτό σημαίνει ότι έχει επιλεγεί η γραμμή.

   Αγγίξτε το πλήκτρο Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας και, στη συνέχεια, Ναι, στο πλαίσιο μηνύματος που εμφανίζεται.

2. Voilà! Η σχέση έχει εξαφανιστεί.

   Εάν συνδέετε πολλά τραπέζια μαζί, το παράθυρο Σχέσεις μπορεί να φαίνεται λίγο ακατάστατο επειδή οι γραμμές σχέσεων θα διασχίζουν ο ένας τον άλλον. Αυτό καθιστά δύσκολο να προσδιοριστεί ποιοι πίνακες σχετίζονται μεταξύ τους. Για να διορθώσετε αυτήν την κατάσταση, κάντε κλικ και σύρετε τη γραμμή τίτλου ενός παραθύρου πίνακα σε άλλο τμήμα της οθόνης.

Είναι καλή πρακτική - αν και όχι πάντα εφικτή - η παρουσίαση των γονέων είτε πάνω είτε αριστερά από τα παιδιά τους. Προσπαθήστε να οργανώσετε τα γονικά και τα παιδικά τραπέζια έτσι ώστε οι γραμμές μεταξύ των γονικών και των παιδικών πινάκων να μην διασχίζουν γραμμές που απεικονίζουν άλλες σχέσεις πίνακα.

Έχετε πρόβλημα με την κατανόηση των σχέσεών σας; (Ποιος δεν είναι;) Κάντε κύλιση σε όλη τη θέση στο παράθυρο των σχέσεων για να δείτε τα πάντα; Εάν ναι, η αναφορά σχέσεων είναι μόνο για εσάς. Για να κάνετε προεπισκόπηση αυτής της αναφοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Αναφορά σχέσης στην ομάδα Εργαλεία στην καρτέλα Σχεδίαση της Κορδέλας. Όλοι οι σχετικοί πίνακες στη βάση δεδομένων σας θα εμφανίζονται σε μια εύκολη στην ανάγνωση αναφορά. (Εντάξει,

ευκολότερη για να διαβάσετε!)