Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε πίνακες βάσεων δεδομένων στο Access 2016 - dummies

Κανείς δεν περιμένει τελειότητα σε αυτό το στάδιο το παιχνίδι. Σίγουρα όχι στην πρώτη σας εισβολή στη δημιουργία βάσης δεδομένων στην Access 2016, ούτε και στη δεύτερη ή την τρίτη προσπάθειά σας. Ακόμη και έμπειροι εμπειρογνώμονες ξεχνάνε πότε και πότε συνειδητοποιούν ότι αφού έχτισαν ένα τραπέζι που δεν το χρειάστηκαν ή αφού ξεκίνησαν να δημιουργούν αναφορές και ερωτήσεις ότι έχουν ξεχάσει ένα τραπέζι που χρειαζόταν. Μπορεί να συμβεί σε κανέναν.

Τι να κάνετε; Χρησιμοποιήστε την απλή διεπαφή της Access για να προσθέσετε τους πίνακες που θέλετε και να διαγράψετε τους πίνακες που δεν έχετε.

Αν προσθέσετε νέους πίνακες

Αν μετά την εκκίνηση της βάσης δεδομένων αποφασίσετε ότι η βάση δεδομένων σας εγγυάται περισσότερα από ένα τραπέζι - με άλλα λόγια, αν συνειδητοποιήσετε ότι χρειάζεστε μια σχεσιακή βάση πρέπει να προσθέσετε άλλο τραπέζι. Εάν γνωρίζατε ήδη ότι η βάση δεδομένων σας θα χρειαζόταν πολλαπλά τραπέζια, τότε - μετά την κατασκευή του πρώτου - το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να χτίσετε το υπόλοιπο, ένα προς ένα.

Για να προσθέσετε νέους πίνακες σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, επαναλάβετε τα παρακάτω βήματα για κάθε νέο πίνακα:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα.

   Εμφανίζονται τα κουμπιά δημιουργίας καρτέλας.

   

   Η καρτέλα Δημιουργία είναι το λογικό μέρος για να μεταβείτε όταν θέλετε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί πίνακα στην κορδέλα.

   Εμφανίζεται ένας νέος πίνακας, κενός και αναμένοντας το όνομα για το πρώτο πεδίο.

   

   Φαίνεται εξοικειωμένος, έτσι δεν είναι; Ένας νέος πίνακας περιμένει τα πεδία και τα ονόματα πεδίων, για να μην αναφέρουμε τα αρχεία.

3. Κατασκευάστε και ονομάστε τα πεδία για αυτόν τον νέο πίνακα.

   Αποθηκεύστε την βάση δεδομένων σας περιοδικά κατά την εργασία σας.

4. Συνεχίστε να προσθέτετε πίνακες χρησιμοποιώντας τα βήματα 1 έως 3 για όσα τραπέζια χρειάζεστε στη βάση δεδομένων.

   Δεν χρειάζεται να το κάνετε απόλυτα από την αρχή - μπορείτε πάντα να επιστρέψετε για να μετονομάσετε πεδία και να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε πίνακες (περισσότερα για το πώς να το κάνετε αυτό μέσα σε ένα δευτερόλεπτο). Ο στόχος εδώ είναι να το κάνετε - απλά ξεκινήστε και πάρετε τη βάση δεδομένων για να μπορείτε να δείτε τι έχετε και να αρχίσετε να εργάζεστε με αυτό.

Οι πίνακες ονοματοδοσίας είναι σημαντικοί - επειδή θα πρέπει να γνωρίζετε, με μια ματιά σε αυτό το αριστερό πάνελ, τι υπάρχει στον Πίνακα1 ή στον Πίνακα2 ή στον Πίνακα3, σωστά; Καλύτερα να τους ονομάσουμε Πελάτες, Παραγγελίες, Προϊόντα και ούτω καθεξής, οπότε δεν χρειάζεται να θυμάστε τον καθένα με γενικό αριθμό. Για να ονομάσετε ένα τραπέζι, μπορείτε να το κάνετε όταν το κλείσετε πρώτα και σας ζητηθεί να το αποθηκεύσετε.

Το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως σας δίνει ένα πεδίο Όνομα πίνακα. Πληκτρολογήστε το όνομα και πατήστε Enter. Εάν αποφασίσετε ότι δεν σας αρέσει το όνομα αργότερα, απλώς κάντε δεξί κλικ στο όνομα που έχει αυτή τη στιγμή, όπως εμφανίζεται στον αριστερό πίνακα, και το τρέχον όνομα επισημαίνεται.Πληκτρολογήστε το νέο όνομα και πατήστε Enter για επιβεβαίωση.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Μετονομασία από το μενού που εμφανίζεται αν κάνετε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα στον αριστερό πίνακα που παραθέτει τα στοιχεία της βάσης δεδομένων σας. Αυτό σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να πληκτρολογήσετε ένα όνομα αντικατάστασης.

Όταν κλείνετε τον πίνακα, θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τον πίνακα.

Διαγραφή πίνακα

Έτσι έχετε έναν πίνακα που δεν θέλετε. Ίσως συνειδητοποιήσετε μετά την οικοδόμηση του πίνακα C ότι χρειάζεστε πραγματικά μόνο τους πίνακες Α και Β - ή ότι ο πίνακας D, ο οποίος έχετε δημιουργήσει, κάνει πραγματικά τον πίνακα Γ περιττό. Όποια και αν είναι η αιτία, τα τραπέζια, ακόμη και αυτά με αρχεία σε αυτά, είναι εύκολο να ξεφορτωθούν.

Οι πίνακες είναι εύκολο να ξεφορτωθούν. Ίσως πάρα πολύ εύκολο. Πριν διαγράψετε έναν πίνακα, ελέγξτε και επανελέγξτε τη βάση δεδομένων σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν διαγράφετε πληροφορίες που πρέπει να διατηρήσετε. Όταν διαγραφεί ένας πίνακας, όλες οι συνδέσεις σε αυτό - συμπεριλαμβανομένων όλων των σχέσεων και των αναφορών σε ερωτήματα και αναφορές - διαγράφονται επίσης. Εμφανίζεται μια ερώτηση όταν επιλέγετε να διαγράψετε έναν πίνακα, κάτι που σας υπενθυμίζει αυτό. Ακόμα δεσμευμένος να βγει από το τραπέζι; Δείτε πώς γίνεται:

Με τη βάση δεδομένων σας ανοιχτή, κοιτάξτε τον πίνακα στην αριστερή πλευρά του χώρου εργασίας.

1. Πρέπει να δείτε μια λίστα με τα τραπέζια σας σε αυτόν τον πίνακα.

   Κάθε τραπέζι έχει το δικό του κουμπί, που φέρει το όνομα που δώσατε στον πίνακα.

   

   Κάντε δεξί κλικ στο όνομα πίνακα στο πλαίσιο στην αριστερή πλευρά του χώρου εργασίας και επιλέξτε Διαγραφή από το αναδυόμενο μενού.

2. Επιλέξτε Διαγραφή για να απαλλαγείτε από τον ανεπιθύμητο πίνακα.

   

   Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι ως απάντηση στην προτροπή που εμφανίζεται αν, στην πραγματικότητα, θέλετε να διαγράψετε τον πίνακα.

3. Όλοι έχουν φύγει!

   Τώρα, μάλλον πιστεύετε ότι ήρθε η ώρα να αρχίσετε να εισάγετε αρχεία, αλλά όχι, μην ξεκινήσετε ακόμα. Πριν αρχίσετε να συγκεντρώνετε τα τραπέζια σας με δεδομένα, είναι καλύτερο να ρυθμίσετε τις σχέσεις σας στο τραπέζι, να δημιουργήσετε τα πεδία κλειδιών που θα συνδέσουν τους σχεσιακούς πίνακες σας και να ορίσετε τις προδιαγραφές για κάθε πεδίο σας - εκμεταλλευόμενοι τις επιλογές πεδίου.

Ακόμη και αν η βάση δεδομένων σας θα είναι μια (σχετικά απλή) βάση δεδομένων επίπεδων αρχείων, θα πρέπει να εξομαλύνετε τις ρυθμίσεις για τα πεδία σας πριν ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων - καθορίζοντας τους κανόνες για την εισαγωγή ονομάτων, αριθμών, ημερομηνιών κ.ο.κ. - έτσι ώστε αυτό που εισάγετε να είναι ευχάριστα αποδεκτό από τα πεδία που έχετε δημιουργήσει.