Εστιάζοντας στα πεδία της Access 2003 - dummies

Ένα πεδίο είναι ο τόπος όπου ζουν τα δεδομένα σας. ένα πεδίο περιέχει ένα κομμάτι δεδομένων, όπως έτος ή ομάδα.

Επειδή υπάρχουν πάρα πολλά διαφορετικά είδη στον κόσμο, η Access 2003 προσφέρει μια ποικιλία τύπων πεδίων για αποθήκευση στοιχείων . Στην πραγματικότητα, η Access 2003 θέτει στη διάθεσή σας δέκα τύπους πεδίων. Κατά την πρώτη κοκκινίζει, δέκα επιλογές μπορεί να μην φαίνονται σαν μεγάλη ευελιξία, αλλά μόλις μπείτε στην Access 2003, θα είναι αρκετό. Και, χάρη στις επιλογές πεδίου, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο τα πεδία φαίνονται και λειτουργούν ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας με ακρίβεια. Όλα αυτά, και κάνει και το ποπ κορν.

Κάθε πεδίο προσφέρει μια σειρά επιλογών για να κάνετε την προσαρμογή εξαιρετικά χρήσιμη. Μπορείτε να ζητήσετε ορισμένες πληροφορίες, να δοκιμάσετε την καταχώρηση για να δείτε αν είναι αυτό που ψάχνετε και στη συνέχεια να διαμορφώσετε αυτόματα το πεδίο ακριβώς όπως θέλετε.

Όλοι οι τύποι πεδίων εμφανίζονται στην παρακάτω λίστα. Είναι στην ίδια σειρά όπως εμφανίζονται στην οθόνη στην Access 2003. Μην ανησυχείτε αν δεν μπορείτε να καταλάβετε γιατί οποιοσδήποτε θα ήθελε να χρησιμοποιήσει έναν ή άλλο τύπο. Απλά επικεντρωθείτε σε αυτά που χρειάζεστε, κάντε μια διανοητική σημείωση για τους άλλους και συνεχίστε με την εργασία σας.

• Κείμενο: Αποθηκεύει κείμενο - γράμματα, αριθμούς και οποιονδήποτε συνδυασμό τους - έως και 255 χαρακτήρες.

Οι αριθμοί σε ένα πεδίο κειμένου δεν είναι αριθμοί. είναι απλώς μια δέσμη ψηφίων που κρέμονται μαζί σε ένα πεδίο. Προσέξτε αυτό το γεγονός όταν σχεδιάζετε τους πίνακες στη βάση δεδομένων σας.Τα πεδία κειμένου έχουν μία ρύθμιση που πρέπει να γνωρίζετε για: μέγεθος. Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο κειμένου, η Access 2003 θέλει να γνωρίζει πόσους χαρακτήρες περιέχει το πεδίο. Αυτό είναι το μέγεθος του πεδίου . Εάν δημιουργήσετε ένα πεδίο που ονομάζεται Πρώτο όνομα και το μέγεθος 6, Joseph ταιριάζει στο πεδίο, όχι όμως και στο Jennifer. Αυτός ο περιορισμός μπορεί να είναι ένα πρόβλημα. Ένας καλός γενικός κανόνας είναι να κάνετε το πεδίο λίγο μεγαλύτερο από αυτό που νομίζετε ότι χρειάζεστε. Είναι εύκολο να κάνετε το πεδίο ακόμα μεγαλύτερο, αν θέλετε, αλλά είναι πολύ επικίνδυνο να το κάνετε μικρότερο.
• Σημείωση: Διατηρεί έως 64 000 χαρακτήρες πληροφοριών - δηλαδή σχεδόν 18 σελίδες κειμένου.
Αυτό είναι ένα πεδίο κειμένου πραγματικά μεγάλο . Είναι ιδανικό για γενικές σημειώσεις, λεπτομερείς περιγραφές και οτιδήποτε άλλο απαιτεί πολύ χώρο.
• Αριθμός: Διατηρεί πραγματικούς αριθμούς.
Μπορείτε να προσθέσετε, να αφαιρέσετε και να υπολογίσετε τον δρόμο σας στη φήμη και την τύχη με τα πεδία αριθμών. Εάν εργάζεστε με δολάρια και σεντ (ή λίρες και πένες), χρησιμοποιήστε ένα πεδίο νομίσματος.
• Ημερομηνία / ώρα: Αποθηκεύει χρόνο, ημερομηνία ή συνδυασμό των δύο, ανάλογα με το χρησιμοποιούμενο σχήμα.
Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Ημερομηνία / Ώρα για να παρακολουθήσετε το χρόνο ζωής . Πολύ ευπροσάρμοστο, ε;
• Νόμισμα: Κομμάτια χρημάτων, τιμές, ποσά τιμολογίου κ.ο.κ.
Σε μια βάση δεδομένων Access 2003, τα δολάρια σταματούν εδώ. Για το θέμα αυτό, το ίδιο ισχύει και για τη λίρα, τα σημάδια και το γιεν. Αν είστε στη διάθεση για κάποιο είδος άλλου είδους, ελέγξτε το πεδίο αριθμού.
• Αυτόματη αρίθμηση: Λέει ακριβώς αυτό που λέει: Συμπληρώνεται με έναν αυτόματα δημιουργούμενο αριθμό κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο αρχείο.
Το AutoNumber είναι πολύ δροσερό. Απλά σκεφτείτε, όταν προσθέσετε έναν πελάτη στο τραπέζι σας, η Access 2003 δημιουργεί τον αριθμό πελάτη αυτόματα! Παρόλο που ο Microsoft SQL Server έχει κάτι παρόμοιο, οι φτωχοί άνθρωποι που χρησιμοποιούν την Oracle πρέπει να περάσουν από τα στεφάνια για να δημιουργήσουν αριθμούς πελατών (ή άλλου τύπου).
• Ναι / Όχι: Κρατάει Ναι / Όχι, Αληθές / Ψεύτικο και Ενεργοποίηση / Απενεργοποίηση, ανάλογα με τη μορφή που επιλέγετε. Όταν χρειάζεστε ένα απλό ναι ή όχι, αυτό είναι το πεδίο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε.

Αντικείμενο OLE: Υποστηρίζει τη σύνδεση και την ενσωμάτωση αντικειμένων, μια πολύ ισχυρή τεχνολογία, που αποκαλείται "O-Lay. "Ένα αντικείμενο OLE είναι κάτι σαν ένα έγγραφο του Word, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, ένα bitmap των Windows (μια εικόνα) ή ακόμα και ένα τραγούδι MIDI. Με την ενσωμάτωση ενός αντικειμένου OLE στον πίνακα σας, η βάση δεδομένων σας θα "ξέρει" αυτόματα πώς να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο του Word ή ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, να παίξετε ένα τραγούδι MIDI κ.ο.κ.

• Υπερσύνδεσμος: Χάρη σε αυτόν τον τύπο πεδίου (και λίγο Net magic που παρέχεται από τον Microsoft Internet Explorer), η Access 2003 κατανοεί τώρα και αποθηκεύει τη γλώσσα ειδικής σύνδεσης που κάνει το Διαδίκτυο ένα τέτοιο δροσερό μέρος.
Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2003 στο δίκτυο της εταιρείας σας ή χρησιμοποιείτε εκτενώς το Internet, αυτός ο τύπος πεδίου είναι για εσάς.
• Οδηγός αναζήτησης: Ένα από τα πιο δυνατά χαρακτηριστικά του προγράμματος βάσης δεδομένων είναι η αναζήτηση . Κάνει την εισαγωγή δεδομένων γρηγορότερη (και με λιγότερα σφάλματα) επιτρέποντάς σας να επιλέξετε την σωστή τιμή ενός πεδίου από μια προκαθορισμένη λίστα. Δεν πληκτρολογείτε, δεν ανησυχείτε, δεν υπάρχει πρόβλημα - είναι ένα πολύ χρήσιμο τέχνασμα. Σε ορισμένα προγράμματα βάσεων δεδομένων, η προσθήκη μιας αναζήτησης σε ένα τραπέζι είναι πολύ δύσκολη. Ευτυχώς, ο Οδηγός Lookup της Access 2003 καθιστά τη διαδικασία πολύ λιγότερο επώδυνη. Ρωτήστε τον Βοηθό του Office για όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με τον Οδηγό Lookup.