Φιλτράρισμα ενός φύλλου δεδομένων στο Access 2003 - dummies

Φιλτράρισμα ένα φύλλο δεδομένων της Access 2003 είναι ένας τρόπος εστίασης σε συγκεκριμένες εγγραφές, αντί για όλες τις εγγραφές σε έναν πίνακα. Μπορείτε να φιλτράρετε αρχεία που δεν σχετίζονται με αυτό που προσπαθείτε να κάνετε αυτήν τη στιγμή.

Όταν φιλτράρετε τα δεδομένα, χρησιμοποιείτε κριτήρια για να πείτε στο Access τι θέλετε να δείτε. Ένα κριτήριο είναι μια δοκιμή που τα δεδομένα περνούν για να εμφανιστούν μετά την εφαρμογή του φίλτρου. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από την Access να σας δείξει τα αρχεία με ημερομηνία παραγγελίας 5/1/03. Ένα πιο προηγμένο κριτήριο είναι οι εντολές με ημερομηνία την ή μετά την 5/1/03.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πέντε τύπους φίλτρων σε έναν πίνακα: Φιλτράρισμα κατά επιλογή, Φίλτρο ανά φόρμα και Σύνθετο φίλτρο / ταξινόμηση. Ο Πίνακας 1 δείχνει τον τρόπο χρήσης κάθε φίλτρου.

Πίνακας 1: Τύποι φίλτρων φύλλου δεδομένων

Τύπος φίλτρου	Όταν πρέπει να το χρησιμοποιείτε
Φίλτρο ανά επιλογή	Έχετε μια εγγραφή με μια συγκεκριμένη τιμή σε ένα πεδίο και θέλετε να βρείτε όλες τις άλλες εγγραφές που έχουν την ίδια τιμή σε αυτό το πεδίο.
Φιλτράρισμα με φόρμα	Έχετε περισσότερα από ένα κριτήρια. για παράδειγμα, θέλετε να βρείτε παραγγελίες που τέθηκαν πριν από τις 6/1/03 και οι οποίες πληρώθηκαν με πιστωτική κάρτα.
Φίλτρο για είσοδο	Θέλετε να πληκτρολογήσετε την τιμή ή τις τιμές που αναζητάτε σε ένα συγκεκριμένο πεδίο ή θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια έκφραση ως κριτήριο σας.
Φίλτρο εξαιρουμένης της επιλογής	Μπορείτε να βρείτε μια εγγραφή με μια συγκεκριμένη τιμή σε ένα πεδίο και θέλετε να εξαιρέσετε όλες τις εγγραφές που έχουν την ίδια τιμή σε αυτό το πεδίο.
Σύνθετο φίλτρο / ταξινόμηση	Θέλετε να κάνετε περισσότερα από τα άλλα φίλτρα που επιτρέπουν, όπως η ταξινόμηση και η εφαρμογή κριτηρίων σε πολλά πεδία. Το Σύνθετο φίλτρο / Ταξινόμηση δημιουργεί ένα ερώτημα χρησιμοποιώντας μόνο έναν πίνακα.

Βασικά στοιχεία φιλτραρίσματος

Αν θέλετε να πάρετε μια λαβή σε ολόκληρη την ιδέα φιλτραρίσματος, ξεκινήστε κοιτάζοντας τα μέρη ενός δελτίου δεδομένων που σχετίζονται με τα φίλτρα. Το σχήμα 1 δείχνει ένα δελτίο δεδομένων με τα κουμπιά φίλτρου και τους δείκτες που επισημαίνονται. Αυτό το φύλλο δεδομένων έχει εφαρμοστεί φίλτρο - μπορείτε να το πείτε εξαιτίας των δεικτών φίλτρου Φάκελος στο κάτω μέρος του δελτίου δεδομένων. Επίσης, το κουμπί Εφαρμογή / κατάργηση φίλτρου επισημαίνεται - αν γίνει ξανά κλικ, το φίλτρο καταργείται και εμφανίζονται όλες οι εγγραφές στο δελτίο δεδομένων.

Εικόνα 1: Ένα φιλτραρισμένο δελτίο δεδομένων.

Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα φίλτρο σε οποιοδήποτε δελτίο δεδομένων - το οποίο περιλαμβάνει φυσικά ένα τραπέζι, αλλά επίσης και τα δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων και τα δελτία δεδομένων που δημιουργούνται από ερωτήματα. Μπορείτε να εισάγετε και να επεξεργαστείτε δεδομένα σε ένα φιλτραρισμένο δελτίο δεδομένων. Απλώς να γνωρίζετε ότι το φίλτρο δεν εφαρμόζεται σε νέες εγγραφές μέχρι να εφαρμόσετε ξανά το φίλτρο (επιλέγοντας Αρχεία -> Εφαρμογή φίλτρου / ταξινόμησης).

Μπορείτε να φιλτράρετε χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα Φίλτρο ανά επιλογή ή Φίλτρο ανά μορφή ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού.Εμφανίστε το μενού "Εγγραφές" για να δείτε τις επιλογές φιλτραρίσματος, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δεν διαθέτουν κουμπιά (υπάρχουν μερικοί στο μενού Εγγραφές και μερικοί στο υπομενού Φίλτρο).

• Για να εφαρμόσετε ξανά το τελευταίο φίλτρο που εφαρμόσατε, επιλέξτε Αρχεία -> Εφαρμογή φίλτρου / ταξινόμησης.
• Για να καταργήσετε ένα φίλτρο, κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή φίλτρου ή επιλέξτε Αρχεία -> Κατάργηση φίλτρου / ταξινόμησης.

Ένα φίλτρο τρέχει ένα απλό ερώτημα σε ένα τραπέζι - ένας καλός τρόπος για να αρχίσετε να αναλύετε τα δεδομένα σας. Η φιλτραρίσματος μπορεί να σας βοηθήσει να προθερμανθείτε στη δημιουργία πιο περίπλοκων ερωτημάτων. Αν έχετε σύγχυση σχετικά με τα ερωτήματα, η δημιουργία ενός φίλτρου μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε πώς να γράψετε κριτήρια για ένα ερώτημα. Όταν δημιουργείτε το φίλτρο, επιλέξτε Αρχεία -> Φίλτρο -> Σύνθετο φίλτρο / Ταξινόμηση για να το δείτε στο πλέγμα ερωτημάτων. Κοιτάξτε τη σειρά κριτηρίων για να δείτε ποια είναι τα κριτήρια. Για να κλείσετε το πλέγμα ερωτήματος, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στη γραμμή εργαλείων.

Τα φίλτρα εμφανίζονται στην ιδιότητα Φίλτρο του φύλλου ιδιοτήτων. Μπορείτε να φιλτράρετε έναν πίνακα εισάγοντας μια έκφραση εκεί, αλλά σχεδόν κανείς δεν το κάνει επειδή το φίλτρο παραμένει εφαρμοσμένο και κάποιες εγγραφές μπορεί να φιλτραριστούν από τη στιγμή που ανοίγετε τον πίνακα.

Φιλτράρισμα με επιλογή

Το φιλτράρισμα με επιλογή είναι το απλούστερο είδος φίλτρου - βρίσκει εγγραφές με αντίστοιχες τιμές σε ένα πεδίο. Για να φιλτράρετε κατά επιλογή, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Βρείτε μια εγγραφή με την τιμή ή το κείμενο που θέλετε να αντιστοιχίσετε και στη συνέχεια τοποθετήστε το δρομέα σας σε αυτό το κελί για να ταιριάζει με ολόκληρη την τιμή.

• Για να βρείτε όλα τα προϊόντα με τιμή 29.99, τοποθετήστε το δρομέα σε μια τιμή με την τιμή 29. 99.

• Για να ταιριάζει με την αρχή της τιμής, επιλέξτε τον πρώτο χαρακτήρα και όπως πολλές όπως θέλετε να ταιριάζει. Για να βρείτε όλες τις καταχωρήσεις στο πεδίο που ξεκινά με το La, επισημάνετε το La in Lawn Flamingo πριν φιλτράρετε.

• Για να ταιριάξετε ένα μέρος της τιμής, επιλέξτε τους χαρακτήρες στο κέντρο μιας τιμής που θέλετε να αντιστοιχίσετε. Επιλέξτε 99 για να βρείτε όλες τις τιμές που περιέχουν 99, όπως 499.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο ανά επιλογή στη γραμμή εργαλείων

Η πρόσβαση φιλτράρει το φύλλο δεδομένων για να εμφανίζονται μόνο εγγραφές που έχουν την ίδια τιμή σε αυτό το πεδίο.

Για να δείτε ολόκληρο το τραπέζι, κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση φίλτρου (που είναι η πλευρά περιστροφής του κουμπιού "Εφαρμογή φίλτρου", το ίδιο κουμπί στη γραμμή εργαλείων εναλλάσσεται μεταξύ του κουμπιού "Εφαρμογή φίλτρου" και του κουμπιού "Κατάργηση φίλτρου").

Φιλτράρισμα με αποκλεισμό

Το φιλτράρισμα με αποκλεισμό είναι πολύ παρόμοιο με το φιλτράρισμα κατά επιλογή, εκτός από το ότι βλέπετε μόνο εγγραφές που ταιριάζουν με τα κριτήρια σας, όλα τα αρχεία που ταιριάζουν αποκλείονται από το δελτίο δεδομένων.

Για να φιλτράρετε με εξαίρεση, επιλέξτε μια τιμή που θα αποκλείσετε με τον ίδιο τρόπο που επιλέγετε μια τιμή που ταιριάζει κατά το φιλτράρισμα κατά επιλογή:

• Τοποθετήστε τον κέρσορα οπουδήποτε στο κελί για να αποκλείσετε τιμές που ταιριάζουν με ολόκληρη την τιμή. Για παράδειγμα, τοποθετήστε το δρομέα σε ένα κελί με την τιμή ME για να εξαιρέσετε όλες τις διευθύνσεις στην κατάσταση του Maine.
• Επιλέξτε την αρχή της τιμής και τόσους πολλούς χαρακτήρες στη συνέχεια, όπως θέλετε να αντιστοιχίσετε, για να εξαιρέσετε όλες τις εγγραφές με τις αντίστοιχες αρχικές τιμές.
• Επιλέξτε τους χαρακτήρες στη μέση μιας τιμής για να αποκλείσετε όλες τις εγγραφές που περιέχουν την επιλογή οπουδήποτε στο πεδίο.

Για να φιλτράρετε με εξαίρεση αφού επιλέξετε τις τιμές που θέλετε να εξαιρέσετε, επιλέξτε Αρχεία -> Φίλτρο -> Φίλτρο Αποκλεισμός επιλογής. (Αυτός ο τύπος φίλτρου δεν βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων.)