Σχεδιάζοντας μια σχεσιακή βάση δεδομένων στην Access 2013 - dummies

Μέρος της Access 2013 All-In-One για τα Dummies Cheat Sheet

Όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων όπως το Access 2013, απλά αρχίστε να εισάγετε δεδομένα. Αντ 'αυτού, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο σχεσιακής βάσης δεδομένων, διαιρώντας τις πληροφορίες σας σε έναν ή περισσότερους πίνακες, καθένα από τα πεδία (τα οποία είναι σαν τις στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο). Οι πίνακες συνδέονται με σχεσιακές συνδέσεις, στις οποίες ένα πεδίο σε έναν πίνακα ταιριάζει (σχετίζεται) με ένα πεδίο στο άλλο. Εδώ είναι η γενική ιδέα:

1. Προσδιορίστε τα δεδομένα σας.

   Δημιουργήστε μια λίστα με τα πιθανά πεδία (τεμάχια πληροφοριών), συμπεριλαμβανομένου του κειμένου, της αριθμητικής, της ημερομηνίας, της αληθούς / λανθασμένης και άλλων τύπων δεδομένων.

2. Εξαλείψτε τα πλεονάζοντα πεδία.

   Μην αποθηκεύετε τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερες από μία θέσεις. Εάν μπορείτε να υπολογίσετε ένα πεδίο από το άλλο, αποθηκεύστε μόνο ένα. (Να φυλάσσεται η ημερομηνία γέννησης ή η ηλικία, αλλά όχι και οι δύο, για παράδειγμα.)

3. Οργανώστε τα πεδία σε πίνακες.

   Ομαδοποιήστε τα πεδία σας σύμφωνα με αυτό που περιγράφουν, έτσι ώστε κάθε ομάδα να γίνει ένας πίνακας. Μια βάση δεδομένων εγγραφής παραγγελιών για ένα κατάστημα μπορεί να έχει έναν πίνακα για πελάτες, έναν για προϊόντα και έναν για παραγγελίες.

4. Προσθέστε πίνακες για κωδικούς και συντομεύσεις.

   Σχεδιάστε να συμπεριλάβετε έναν πίνακα με ονόματα καταστάσεων και κωδικούς με δύο γράμματα και έναν πίνακα με κάθε άλλο κωδικό ή συντομογραφία που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε στη βάση δεδομένων. Θα χρησιμοποιήσετε αυτούς τους πίνακες για να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενα μενού τιμών που μπορείτε να επιλέξετε κατά την εγγραφή εγγραφών.

5. Επιλέξτε ένα πρωτεύον κλειδί για κάθε πίνακα.

   Το πρωτεύον κλειδί είναι το πεδίο που αναγνωρίζει με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή στον πίνακα. Μπορείτε να ενημερώσετε την Access για να αντιστοιχίσετε έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό σε κάθε εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα πεδίο AutoNumber.

6. Συνδέστε τους πίνακες.

   Δείτε ποιοι πίνακες περιέχουν πεδία που αντιστοιχούν σε πεδία σε άλλους πίνακες. Σε μια βάση δεδομένων για την εισαγωγή παραγγελιών, ο πίνακας παραγγελιών πρέπει να περιέχει ένα πεδίο που προσδιορίζει τον πελάτη που κατέθεσε την παραγγελία - ένα πεδίο που αντιστοιχεί στο πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα Πελάτες. Οι περισσότερες σχέσεις είναι one-to-many , στις οποίες μία εγγραφή σε έναν πίνακα μπορεί να αντιστοιχεί σε περισσότερες από μία (ή όχι) εγγραφές σε άλλο πίνακα.