Δημιουργώντας έναν Κανόνα στο Lotus Notes 6

Ο κανόνας λέει τις σημειώσεις για το τι πρέπει να κάνετε με ορισμένα εισερχόμενα μηνύματα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν κανόνα που πάντα τοποθετεί μηνύματα με μια συγκεκριμένη λέξη στο πεδίο του θέματος σε ένα συγκεκριμένο φάκελο ή έναν κανόνα που μετακινεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα συγκεκριμένο άτομο απευθείας στο φάκελο Κάδος απορριμμάτων ή ίσως ένας κανόνας που αλλάζει αμέσως τη σημασία κάθε μηνύματος που λαμβάνετε από το αφεντικό σας στο High. Δείτε τους κανόνες σας κάνοντας κλικ στη λέξη Κανόνες στο παράθυρο περιήγησης.

Για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα, κάντε πρώτα κλικ στο φάκελο Rules (Κανόνες) στο παράθυρο περιήγησης της αλληλογραφίας σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο κανόνα της γραμμής ενεργειών. Το σχήμα 1 δείχνει το παράθυρο διαλόγου Νέο κανάλι (αρκετά μεγάλο) που εμφανίζεται.

Εικόνα 1: Δημιουργήστε εδώ έναν νέο κανόνα.

Όπως μπορείτε να δείτε από το σχήμα 1, το παράθυρο διαλόγου Νέο κανόνα χωρίζεται σε τρεις ενότητες. Αυτός ο κανόνας καθορίζει εάν ο κανόνας είναι ενεργοποιημένος, ο καθορισμός συνθηκών καθορίζει σε ποια μηνύματα ο κανόνας θα ενεργήσει και ο καθορισμός των ενεργειών καθορίζει τι θα κάνει ο κανόνας με τα μηνύματα που επιλέγει.

Ο νέος κανόνας που δημιουργείτε είναι ενεργοποιημένος από προεπιλογή. Μπορεί, ωστόσο, να έχετε έναν κανόνα που θέλετε να απενεργοποιήσετε προσωρινά. για παράδειγμα, ίσως δεν θέλετε τα μηνύματα εισερχόμενων μηνυμάτων που αποστέλλονται προς το συγκεκριμένο φάκελο, προς το παρόν. Στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επιλογής Αυτό το κανάλι είναι για να αποφασίσετε εάν ο κανόνας εφαρμόζεται. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής On στο πεδίο (προεπιλογή) και ο κανόνας κάνει ό, τι του είπατε να κάνει. Από την άλλη πλευρά, αν επιλέξετε το κουμπί επιλογής Off, ο κανόνας σας αναστέλλεται μέχρι να τον ενεργοποιήσετε ξανά.

Δημιουργία κατάστασης ενός κανόνα

Τα πεδία στην ενότητα Καθορισμός συνθηκών του πλαισίου διαλόγου Νέο κανόνα καθορίζουν τα μηνύματα στα οποία θα εφαρμόζεται ο κανόνας σας. Η βασική ιδέα είναι να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πεδία για να ορίσετε ένα κριτήριο και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Προσθήκη για να αποθηκεύσετε την κατάσταση. Ορισμένοι κανόνες ενδέχεται να έχουν μόνο μία προϋπόθεση, όπως το Θέμα περιέχει Ενήλικες . Άλλοι μπορεί να είναι πιο περίπλοκοι, με περισσότερες από μία καταστάσεις. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν κανόνα που έψαχνε εισερχόμενα μηνύματα με τις λέξεις Ενημερώσεις πωλήσεων στη γραμμή θέματος που είχαν σταλεί από έναν άντρα που ονομάστηκε Rob Fichtel.

Όταν καθορίζετε το δεύτερο αναπτυσσόμενο πεδίο στην ενότητα Καθορισμός όρων στο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε από 13 διαφορετικά μέρη για εμφάνιση:

• αποστολέας: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου που έστειλε το μήνυμα. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε έναν κανόνα που θα αναζητά αυτόματα μηνύματα από τον προϊστάμενό σας.
• θέμα: Επιλέξτε μηνύματα βάσει των περιεχομένων του μηνύματος, όπως Ενημέρωση πωλήσεων .
• σώμα: Βρείτε μηνύματα με μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση οπουδήποτε στο σώμα του μηνύματος.
• σημασία: Επιλέξτε μηνύματα βάσει της σημασίας που επέλεξε ο αποστολέας για αυτό (Υψηλή / Μεσαία / Χαμηλή).
• προτεραιότητα προβολής: Επιλέξτε μηνύματα βάσει της προτεραιότητας προβολής που ο συντάκτης έχει αντιστοιχιστεί στο μήνυμα.
• έως: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων στο πεδίο Προς μηνύματος.
• cc: Επιλέξτε τα μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων στο πεδίο cc του μηνύματος.
• bcc: Επιλέξτε τα μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων στο πεδίο bcc του μηνύματος.
• σε ή σε cc: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων που βρίσκονται στο πεδίο Προς ή cc του μηνύματος.
• σώμα ή θέμα: Εισαγάγετε ένα κριτήριο το οποίο θα αναζητήσουν τα Notes τόσο στο θέμα όσο και στο σώμα των μηνυμάτων.
• Domain Internet: Καθορίστε μηνύματα από μια συγκεκριμένη εταιρεία, όπως το ibm. com ή yourcustomerscompany. com.
• μέγεθος: Καθορίστε μηνύματα συγκεκριμένου μεγέθους.
• όλα τα έγγραφα: Εφαρμόστε τον κανόνα σας σε όλα τα νέα μηνύματα.

Αφού ενημερώσετε τις Σημειώσεις για το πώς να αναζητήσετε, χρησιμοποιείτε το τρίτο αναπτυσσόμενο πεδίο στην ενότητα Καθορισμός Όρων του παραθύρου διαλόγου για να ενημερώσετε τις Σημειώσεις τι είδους σύγκριση σας ενδιαφέρει:

• περιέχει: Ο όρος που εισάγετε στο τρίτο πεδίο μπορεί να εμφανιστεί οπουδήποτε στο πεδίο που επιλέγετε στο πρώτο πεδίο.
• δεν περιέχει: Ό, τι κι εσείς επιλέξατε στο πρώτο πεδίο δεν μπορεί να περιλαμβάνει αυτό που εισάγετε στο τρίτο πεδίο.
• είναι: Ό, τι κι αν επιλέξετε στο πρώτο πεδίο πρέπει να είναι ακριβώς ίσο με αυτό που εισάγετε στο τρίτο πεδίο.
• δεν είναι: Ό, τι κι αν επιλέξετε στο πρώτο πεδίο δεν μπορεί να είναι αυτό που εισάγετε στο τρίτο πεδίο.

Τέλος, χρησιμοποιήστε το τρίτο πεδίο στην ενότητα Καθορισμός συνθηκών για να ενημερώσετε τις σημειώσεις τι ψάχνετε. Απλά πληκτρολογήστε τον όρο αναζήτησης - το όνομα ενός ατόμου, τη λέξη που θέλετε να βρείτε στο σώμα του μηνύματος, το όνομα τομέα του Internet και ούτω καθεξής - στο τρίτο πεδίο.

Αφού ορίσετε τα τρία μέρη της κατάστασης, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να αποθηκεύσετε την κατάσταση. Αν αλλάξετε γνώμη αφού αποθηκεύσετε μια κατάσταση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Κατάργηση και κατάργηση όλων για να επεξεργαστείτε τυχόν λάθη. Πρέπει να επιλέξετε την κατάσταση στο πεδίο Όταν υπάρχουν μηνύματα όταν έρχονται ότι πληρούν αυτές τις συνθήκες και κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση για να το καταργήσετε.

Ορισμένες φορές μπορεί να θέλετε κανόνα με περισσότερες από μία προϋποθέσεις. Ίσως ο κανόνας προορίζεται να βρει μηνύματα που προέρχονται από συγκεκριμένο πελάτη και έχουν επίσης τις λέξεις νέα σειρά στη γραμμή θέματος. Ένας κανόνας μπορεί να έχει όσες συνθήκες θέλετε. απλά συνεχίστε να χρησιμοποιείτε αυτό το κουμπί Προσθήκη εάν χρειάζεστε περισσότερα από ένα.

Όταν καθορίζετε πολλαπλούς όρους για έναν κανόνα, ίσως θελήσετε να πείτε τις σημειώσεις να δρουν μόνο αν πληρούται το κριτήριο κάθε . Άλλες φορές, μπορεί να θέλετε οι σημειώσεις να δρουν εάν πληρούνται οποιοδήποτε των καθορισμένων κριτηρίων. Για παράδειγμα, στο Σχήμα 1, το Notes έχει ρυθμιστεί για να διαγράψει κάθε μήνυμα του οποίου το σώμα ή το θέμα περιέχει τη λέξη Ενήλικες . Η λέξη Ενηλίκων δεν χρειάζεται να εμφανίζεται και στις δύο θέσεις για να ενεργοποιήσετε τον κανόνα.Αν προτιμάτε, μπορείτε να ρυθμίσετε τις Σημειώσεις έτσι ώστε η λέξη Ενηλίκων να εμφανίζεται στο αντικείμενο και για να ενεργοποιηθεί ο κανόνας. Μπορείτε να ελέγξετε αυτή τη λειτουργία επιλέγοντας AND ή OR στο πρώτο αναπτυσσόμενο πεδίο. Αυτό το πεδίο drop-down εμφανίζεται μόνο αφού κάνετε κλικ στο Προσθήκη για να προσθέσετε τουλάχιστον μία προϋπόθεση στον κανόνα σας.

Καθορισμός ενέργειας ενός κανόνα

Αφού ενημερώσετε τις σημειώσεις σχετικά με τα μηνύματα που θα ενεργήσει ένας κανόνας, χρησιμοποιήστε την ενότητα Καθορισμός ενεργειών του παραθύρου διαλόγου για να καθορίσετε τι θα κάνει τα Notes με αυτά τα μηνύματα. Αυτό είναι το τμήμα του πλαισίου διαλόγου όπου λέτε στο Σημειώσεις ότι θέλετε να μεταφερθούν αυτά τα συγκεκριμένα μηνύματα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, να διαγραφούν κ.ο.κ.

Αυτή η ενότητα του πλαισίου διαλόγου έχει δύο πεδία. Η πρώτη - μια αναπτυσσόμενη λίστα - λέει στο Notes τι θέλετε να κάνετε σε αυτά τα μηνύματα. Το δεύτερο πεδίο λέει Σημειώσεις για το πού να τα βάλει.

Στο πρώτο πεδίο, μπορείτε να επιλέξετε από έξι πράγματα με ένα μήνυμα που πληροί τις προϋποθέσεις που καθορίσατε στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέο κανόνα:

• μετακίνηση σε φάκελο: μετακινήστε τα αντίστοιχα μηνύματα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, το όνομα του οποίου εισάγετε στο δεύτερο πεδίο ή χρησιμοποιήστε το κουμπί Επιλογή για επιλογή, και τα δύο εμφανίζονται όταν επιλέγετε αυτήν την επιλογή.
• αντίγραφο σε φάκελο: Πείτε τις σημειώσεις για να μετακινήσετε τα αντίστοιχα μηνύματα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, το όνομα του οποίου εισάγετε στο δεύτερο πεδίο ή χρησιμοποιήστε το κουμπί επιλογής για επιλογή, και τα δύο εμφανίζονται όταν επιλέγετε αυτήν την επιλογή. Αυτό διαφέρει από τη μετάβαση σε ένα φάκελο στο ότι το μήνυμα παραμένει στα Εισερχόμενά σας.
• στείλτε αντίγραφο σε: Προωθήστε αυτόματα το μήνυμα σε κάποιον άλλο.
• set expire date: Σημειώστε την ημερομηνία λήξης του μηνύματος.
• αλλάξτε τη σημασία για: Σημειώστε τη σημασία του μηνύματος ως Υψηλή, Μεσαία ή Χαμηλή - ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο ο αποστολέας έθεσε τη σημασία του μηνύματος.
• διαγραφή: Κατάργηση του μηνύματος.

Αφού χρησιμοποιήσετε αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα για να αποφασίσετε τι πρόκειται να συμβεί στα μηνύματα, χρησιμοποιήστε το πεδίο στα δεξιά για να εισαγάγετε το όνομα του φακέλου ή το όνομα του ατόμου στο οποίο θα προωθηθεί το μήνυμα επί. Το πεδίο στα δεξιά εμφανίζεται ή δεν εξαρτάται από αυτό που έχετε επιλέξει στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Αφού ορίσετε την κατάσταση και τη δράση του κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέο κανόνα για να το αποθηκεύσετε. Ο νέος σας κανόνας θα εμφανιστεί στην προβολή Κανονισμών στην αλληλογραφία σας.

Όπως και με τις συνθήκες, ένας κανόνας μπορεί να έχει περισσότερες από μία ενέργειες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα που να αναζητά μηνύματα από έναν συγκεκριμένο πελάτη και στη συνέχεια να προωθεί αυτομάτως αυτό το μήνυμα στον βοηθό σας αφού επίσης καταθέσει το μήνυμα σε ειδικό φάκελο.