Δημιουργώντας το PivotCharts στην Access 2003 - ανδρείκελα

Μπορείτε να εμφανίσετε τις πληροφορίες από οποιονδήποτε πίνακα, ερώτημα ή Συγκεντρωτικό πίνακα της Access 2003 ως ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα. Όταν δημιουργείτε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα, δημιουργείτε μια ειδική προβολή μιας φόρμας και ο Συγκεντρωτικός Πίνακας αποθηκεύεται στη φόρμα. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε το AutoForm του PivotChart, το οποίο ήταν καινούργιο στην Access 2002.

Για να δημιουργήσετε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα βάσει ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα, ανοίξτε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα και επιλέξτε Προβολή -> Συγκεντρωτική απεικόνιση από το κύριο μενού. Η Access εμφανίζει τις ίδιες πληροφορίες που περιέχονται στον Συγκεντρωτικό Πίνακα ως ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα. (Βλέπε σχήμα 1.)

Εικόνα 1: Ο πίνακας περιστροφής περιέχει τα ίδια δεδομένα όπως και σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα.

Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιγράμματος από οποιοδήποτε πίνακα ή ερώτημα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Πίνακες" ή "Ερωτήματα" στη λίστα "Αντικείμενα" του παραθύρου "Βάση δεδομένων" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να αναλύσετε.

Εάν το παράθυρο "Βάση δεδομένων" δεν είναι ορατό, πατήστε F11. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε τον πίνακα ή το ερώτημα - απλά επιλέξτε το.

2. Επιλέξτε Εισαγωγή -> Φόρμα από το κύριο μενού και, στο πλαίσιο διαλόγου Νέα φόρμα που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή AutoForm Συμπύκνωμα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK.

Η πρόσβαση δημιουργεί μια νέα, κενή φόρμα και ένα στοιχείο ελέγχου που περιέχει το Συγκεντρωτικό Περίγραμμα. Εμφανίζεται επίσης η λίστα Πεδίο γραφήματος, η οποία δείχνει τα πεδία από τον πίνακα ή το ερώτημα στο οποίο βασίζεται το Συγκεντρωτικό Περίγραμμα, όπως φαίνεται στο Σχήμα 2. Εμφανίζεται επίσης μια νέα γραμμή εργαλείων: η Γραμμή εργαλείων του Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Εικόνα 2: Δημιουργείτε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα μεταφέροντας τα πεδία στο κενό γράφημα.

3. Καθορίστε τι υπάρχει στο γράφημά σας μεταφέροντας πεδία από τη λίστα πεδίων γραφημάτων στις περιοχές πτώσης του Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Αν δεν εμφανιστεί η λίστα Πεδίο γραφημάτων, κάντε κλικ στο κουμπί Λίστα πεδίων στη γραμμή εργαλείων του Συγκεντρωτικού πίνακα. Η λίστα πεδίων γραφικών είναι σαν τη λίστα πεδίων που εμφανίζεται όταν επεξεργάζεστε μια φόρμα: Περιλαμβάνει τα διαθέσιμα πεδία για μεταφορά στο παλμικό σημείο.

Οι περιοχές πτώσης του Συγκεντρωτικού Πίνακα αποτελούνται από

• Πεδία φίλτρων: Τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στο γράφημα. Για να φιλτράρετε τα δεδομένα, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα και κάντε κλικ για να καταργήσετε τα σημάδια ελέγχου - μόνο τα ελεγμένα δεδομένα περιλαμβάνονται στο διάγραμμα. Αυτή η περιοχή πτώσης λειτουργεί όπως η σειρά Κριτήρια σε ένα ερώτημα πρόσβασης.

• Πεδία δεδομένων: Τα πεδία που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να καταγράψετε (για παράδειγμα, οι αριθμοί που αντιπροσωπεύονται από τα ύψη των γραμμών ενός γρανίτη). Οι τιμές αυτών των πεδίων μετριούνται με τους αριθμούς στον άξονα Υ.

• Πεδία κατηγοριών: Τα πεδία που περιέχουν τιμές που θέλετε να εκτελούνται κατά μήκος της κάτω άκρης (άξονας Χ) του γραφήματος.

• Πεδία σειρών: Οι διαφορετικές τιμές σε αυτά τα πεδία αντιπροσωπεύονται από διαφορετικές γραμμές σε ένα διάγραμμα γραμμής, διαφορετικές γραμμές σε ένα διάγραμμα ράβδων ή διαφορετικά στοιχεία χρωματισμένου γραφήματος.Για να εμφανίσετε τους θρύλους για τη σειρά, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση λεζάντας στη γραμμή εργαλείων του Συγκεντρωτικού πίνακα ή επιλέξτε Συγκεντρωτικός ορίζοντας -> Εμφάνιση υπομνήματος από το κύριο μενού. Αν θέλετε ένα γράφημα στοιβαγμένων ή συστοιχιών ράβδων, ένα γραμμικό γράφημα με περισσότερες από μία γραμμές ή ένα γράφημα νυχιών πολλαπλών δακτυλίων, σύρετε περισσότερα από ένα πεδία στην περιοχή πτώσης Series.

4. Κάντε αλλαγές στον τύπο του γραφήματος, στα οποία πεδία υπάρχουν γραφικά και ποιες τιμές για κάθε πεδίο συμπεριλαμβάνονται.

5. Για να δείτε καλύτερα το διάγραμμα, κλείστε τη λίστα πεδίων διαγραμμάτων κάνοντας κλικ στο κουμπί Χ.

Μπορείτε πάντα να το ανοίξετε ξανά αν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα πεδία: Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα περιγράμματος και επιλέξτε την επιλογή Λίστα πεδίων από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

Αποθηκεύοντας και προβάλλοντας το PivotChart

Όπως οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες, ένα PivotChart είναι μια ειδική προβολή ενός αντικειμένου της Access (οι πίνακες και τα ερωτήματα έχουν επίσης διαθέσιμες τις περιστροφικές προβολές). Όταν κλείνετε έναν πίνακα περιγράμματος, η Access σας ζητά να ονομάσετε τη φόρμα που περιέχει τον πίνακα περιγράμματος και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε τη φόρμα μαζί με τις άλλες μορφές. Όταν κλείνετε μια προβολή Συγκεντρωτικού πίνακα ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος, η Access απλώς αποθηκεύει τις πληροφορίες ως μέρος του πίνακα ή του ερωτήματος. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας κατά την επεξεργασία ενός Συγκεντρωτικού Συστήματος επιλέγοντας Αρχείο -> Αποθήκευση ή πατώντας Ctrl + S.

Για να αποφύγετε τη σύγχυση, εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε τη λέξη "Συγκεντρωτικός πίνακας", "Άξονας" ή "Υπολογιστής" στα ονόματα των φορμών που περιέχουν τον περιηγητή.

Για να ανοίξετε ξανά έναν πίνακα περιγράμματος, κάντε κλικ στο κουμπί Φόρμες στη λίστα Αντικείμενα του παραθύρου βάσης δεδομένων και, από τη λίστα που εμφανίζεται στο δεξιό παράθυρο του παραθύρου, κάντε διπλό κλικ στο όνομα της φόρμας που περιέχει το Συγκεντρωτικό παράθυρο. Η πρόσβαση ανοίγει τη φόρμα στην προβολή Συγκεντρωτικού πίνακα. Η γραμμή τίτλου του παραθύρου προβολής περιγράμματος εμφανίζει το όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος που παρέχει την πηγή εγγραφής για το γράφημα.

Μπορείτε να μεταβείτε σε άλλες προβολές κάνοντας κλικ στο κουμπί Προβολή στη γραμμή εργαλείων ή επιλέγοντας Προβολή -> Προβολή φύλλου δεδομένων, Προβολή -> Προβολή μορφής, Προβολή -> Συγκεντρωτικού πίνακα ή Προβολή -> Προβολή σχεδίασης. Η εναλλαγή στην προβολή Συγκεντρωτικού πίνακα εμφανίζει τις ίδιες πληροφορίες με τις σειρές και τις στήλες του κειμένου. Η εναλλαγή στις προβολές Φάκελος, Μορφή ή Σχεδίαση είναι συνήθως άσκοπη, όμως - βλέπετε μόνο το φύλλο δεδομένων ή το Αυτόματο Φόρουμ του υποκείμενου πίνακα ή ερωτήματος.