Πρόσβαση 2010 All-In-One Για Ανδρείκελα Εξαπάτηση

Από την Alison Barrows, την Margaret Levine Young, τον Joseph C. Stockman

Η Access 2010 διευκολύνει τη διαχείριση των δεδομένων σας, συνδυάζοντας μια οπτική διεπαφή με τη δύναμη μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων. Μάθετε πώς να οργανώνετε δεδομένα σε πίνακες, φόρμες σχεδιασμού και αναφορές για επεξεργασία και παρουσίαση πληροφοριών και να δημιουργείτε ερωτήματα για την επιλογή και το συνδυασμό των πληροφοριών. Τα επόμενα βήματα είναι να γράψετε μακροεντολές και δέσμες ενεργειών VBA για να κάνετε τη βάση δεδομένων σας έξυπνη και να δημοσιεύσετε δεδομένα στον Ιστό χρησιμοποιώντας το SharePoint.

Πώς να σχεδιάσετε μια σχεσιακή βάση δεδομένων στην Access 2010

Όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων όπως το Access 2010, δεν μπορείτε απλώς να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Αντ 'αυτού, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο σχεσιακής βάσης δεδομένων, διαιρώντας τις πληροφορίες σας σε έναν ή περισσότερους πίνακες, καθένα από τα πεδία (τα οποία είναι σαν τις στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο). Οι πίνακες συνδέονται χρησιμοποιώντας σχεσιακές συνδέσεις, όπου ένα πεδίο σε έναν πίνακα αντιστοιχεί σε ένα πεδίο σε ένα άλλο. Εδώ είναι η γενική ιδέα.

Προσδιορίστε τα δεδομένα σας .

Δημιουργήστε μια λίστα με τα πιθανά πεδία (τεμάχια πληροφοριών), συμπεριλαμβανομένου του κειμένου, της αριθμητικής, της ημερομηνίας, της αληθούς / λανθασμένης και άλλων τύπων δεδομένων.
Εξαλείψτε τα πλεονάζοντα πεδία.

Μην αποθηκεύετε τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερες από μία θέσεις. Εάν μπορείτε να υπολογίσετε ένα πεδίο από το άλλο, αποθηκεύστε μόνο ένα. (Για παράδειγμα, αποθηκεύστε την ημερομηνία γέννησης ή την ηλικία, αλλά όχι και τα δύο.)
Οργανώστε τα πεδία σε πίνακες.

Ομαδοποιήστε τα πεδία σας σύμφωνα με όσα περιγράφουν, έτσι ώστε κάθε ομάδα να γίνει τραπέζι. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων εγγραφής παραγγελιών για ένα κατάστημα μπορεί να έχει έναν πίνακα για πελάτες, έναν για προϊόντα και έναν για παραγγελίες.
Προσθέστε πίνακες για κωδικούς και συντομεύσεις.

Σχεδιάστε να συμπεριλάβετε έναν πίνακα με ονόματα καταστάσεων και κωδικούς με δύο γράμματα και έναν πίνακα με κάθε άλλο κώδικα ή συντομογραφία που σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε στη βάση δεδομένων. Θα χρησιμοποιήσετε αυτούς τους πίνακες για να δημιουργήσετε λίστες με αναπτυσσόμενες λίστες με τιμές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε κατά την εισαγωγή εγγραφών.
Επιλέξτε ένα πρωτεύον κλειδί για κάθε πίνακα.

Το πρωτεύον κλειδί είναι το πεδίο που αναγνωρίζει με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή στον πίνακα. Μπορείτε να ενημερώσετε την Access για να αντιστοιχίσετε έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό σε κάθε εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα πεδίο AutoNumber.
Συνδέστε τους πίνακες.

Δείτε ποιοι πίνακες περιέχουν πεδία που αντιστοιχούν σε πεδία σε άλλους πίνακες. Σε μια βάση δεδομένων για την καταχώρηση παραγγελιών, ο πίνακας παραγγελιών πρέπει να περιέχει ένα πεδίο για τον εντοπισμό του πελάτη που έχει τοποθετήσει την παραγγελία - ένα πεδίο που αντιστοιχεί στο πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα Πελάτες. Οι περισσότερες σχέσεις είναι ένα-σε-πολλά, όπου μία εγγραφή σε έναν πίνακα μπορεί να ταιριάζει με περισσότερα από ένα (ή όχι) αρχεία σε άλλο πίνακα.

Συμβουλές για την επιλογή τύπων πεδίων στην Access 2010

Όταν σχεδιάζετε μια βάση δεδομένων στην Access 2010, αποφασίζετε ποιος τύπος θα είναι κάθε πεδίο. Εδώ είναι συμβουλές για πότε να χρησιμοποιήσετε ποιο τύπο πεδίου.

Τύπος πεδίου	Τι κρατάει
Κείμενο	Κείμενο μήκους έως 255 χαρακτήρων (συμπεριλαμβανομένων διαστημάτων και σημείων στίξης). Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο κειμένου, όχι ένα πεδίο αριθμού, για κωδικούς - όπως αριθμούς τηλεφώνου, ταχυδρομικούς κώδικες και άλλους ταχυδρομικούς κώδικες - ακόμη και αν μοιάζουν με αριθμούς.
Σημείωση	Όπως ένα πεδίο κειμένου, αλλά περισσότερα από αυτά - έως 65, 536 χαρακτήρες. Ένα πεδίο σημειώματος μπορεί να περιέχει πλούσιο (μορφοποιημένο) κείμενο και μπορείτε να το ορίσετε σε Μόνο Προσθήκη, έτσι ώστε να μπορεί να συσσωρεύσει σημειώσεις κειμένου χωρίς να επιτρέπεται στο χρήστη να διαγράψει εκείνο το που υπάρχει ήδη.
Αριθμός	Μόνο αριθμοί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το + ή - πριν από τον αριθμό και ένα δεκαδικό σημείο . Εάν σχεδιάζετε να κάνετε μαθηματικά με ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Νομισμάτων ή Νόμισμα.
Νόμισμα	Αριθμοί με ένα σύμβολο νομίσματος μπροστά τους ($, & yen; και έτσι).
AutoNumber	Οι αριθμοί που είναι μοναδικοί για κάθε εγγραφή και εκχωρούνται από την Access καθώς προσθέτετε εγγραφές ξεκινώντας από το 1. Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο AutoNumber ως πρωτεύον κλειδί για τους περισσότερους πίνακες.
Ημερομηνία / Ώρα	Ημερομηνίες, χρόνοι ή και τα δύο.
Αντικείμενο OLE	Σύνδεση και ενσωμάτωση αντικειμένων. Μην το χρησιμοποιείτε όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων . χρησιμοποιήστε τον νέο τύπο συνημμένου γιατί το αποθηκεύει δεδομένα πιο αποτελεσματικά.
Υπερ-σύνδεση	Αυτή η συμβολοσειρά κειμένου είναι διαμορφωμένη ως υπερσύνδεσμος. (Εάν κάνετε κλικ στο σύνδεσμο , θα σας μεταβεί στη σελίδα.) Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν υπάρχουν σχετικές πληροφορίες στον Ιστό.
Ναι / Όχι	Ναι ή όχι (μια συγκεκριμένη συνθήκη είναι ή όχι σε εφέ) - ή άλλα σύνολα δύο λέξεων, όπως True / False, On / Θηλυκός. Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Ναι / Όχι, εάν θέλετε να εμφανίσετε το πεδίο ως πλαίσιο ελέγχου στις φόρμες .
Συνημμένο	Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα ή περισσότερα ολόκληρα αρχεία - εικόνες, ήχο, έγγραφα Word, ακόμα και βίντεο - σε ένα πεδίο Συνημμένου .
Υπολογίζεται	Εισάγετε έναν τύπο που χρησιμοποιεί η Access για να υπολογίσει την τιμή αυτού του πεδίου βάσει άλλων πεδίων στον πίνακα. Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Υπολογισμένο όταν μια υπολογισμένη τιμή θα χρησιμοποιηθεί σε πολλά ερωτήματα, φόρμες, και αναφορές.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου Handy Access 2010

Αυτές οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι ιδιαίτερα χρήσιμες στην Access 2010. Ορισμένες πληκτρολογήσεις λειτουργούν οπουδήποτε στην Access 2010, ενώ άλλες λειτουργούν μόνο σε συγκεκριμένες προβολές, όπως σημειώνεται.

Πλήκτρο ή συνδυασμός	Ενέργεια
F1	Εμφανίζει το παράθυρο βοήθειας.
Ctrl + F1	Κρύβει ή εμφανίζει την Κορδέλα.
F5	Πηγαίνει στην εγγραφή με τον αριθμό εγγραφής που πληκτρολογείτε.
F6	Μετακινεί την εστίαση σε άλλη περιοχή του παραθύρου.
F7	Ελέγχει την ορθογραφία στο επιλεγμένο αντικείμενο.
F11	Κρύβει ή εμφανίζει το παράθυρο περιήγησης.
Διαγραφή	Διαγράφει το επιλεγμένο αντικείμενο.
Alt + Enter	Στην προβολή Design, εμφανίζονται οι ιδιότητες του επιλεγμένου αντικειμένου .
Ctrl + C	Αντιγράφει το επιλεγμένο κείμενο ή αντικείμενα στο Πρόχειρο.
Ctrl + F	Βρίσκει κείμενο (με την επιλογή αντικατάστασής του) στον ανοικτό πίνακα, ερώτημα ή φόρμα .
Ctrl + N	Ξεκινά νέα βάση δεδομένων.
Ctrl + O	Ανοίγει μια βάση δεδομένων.
Ctrl + P	Εκτυπώνει το επιλεγμένο αντικείμενο.
Ctrl + S	Αποθηκεύει το επιλεγμένο αντικείμενο.
Ctrl + V	Επικολλά τα περιεχόμενα του Πρόχειρου στο ενεργό παράθυρο.
Ctrl + X	Διαγράφει το επιλεγμένο κείμενο ή αντικείμενο και αποθηκεύει το στο Πρόχειρο .
Ctrl + Z	Αναιρέσει την τελευταία ενέργεια που μπορεί να ανακληθεί (το αγαπημένο όλων μας !).
Ctrl +;	Τύποι σημερινή ημερομηνία.
Ctrl + "	Διπλασιάζει την καταχώρηση από το ίδιο πεδίο στην προηγούμενη εγγραφή .
Esc	Ακυρώνει ό, τι πληκτρολογείτε.

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων μυστικών για την πρόσβαση 2010

Εδώ είναι οι πέντε εντολές του σχεδιασμού βάσης δεδομένων, είτε χρησιμοποιείτε το Access 2010 είτε κάποιο άλλο πρόγραμμα βάσης δεδομένων. Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων διευκολύνει τη διατήρηση των δεδομένων σας.

Αποθηκεύστε τις πληροφορίες όπου ανήκει, όχι εκεί που εμφανίζεται. Όπου αποθηκεύετε πληροφορίες δεν έχει καμία σχέση με το που εμφανίζεται. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, πληκτρολογείτε πληροφορίες όπου θέλετε να εμφανίζονται όταν εκτυπώνετε το υπολογιστικό φύλλο, αλλά οι βάσεις δεδομένων λειτουργούν διαφορετικά. Σε μια βάση δεδομένων, αποθηκεύετε πληροφορίες σε πίνακες με βάση τη δομή των πληροφοριών. Μια πληροφορία μπορεί να εμφανιστεί σε πολλές διαφορετικές αναφορές, αλλά μπορείτε να την αποθηκεύσετε σε ένα μόνο πεδίο σε έναν πίνακα.
Αποθηκεύστε πληροφορίες όπως πραγματικά υπάρχει, όχι όπως θέλετε να εμφανίζονται σε μια συγκεκριμένη αναφορά. Αυτό είναι συνέπεια του πρώτου κανόνα. Αν θέλετε οι τίτλοι βιβλίων να εμφανίζονται σε όλα τα κεφαλαία γράμματα στις παραγγελίες σας, η Access μπορεί να επωφεληθεί από τους τίτλους για εσάς. Αποθηκεύστε τους τίτλους βιβλίων με τη σωστή χρήση κεφαλαίων, ώστε να μην τους κολλήσετε σε όλα τα ανώτατα όρια σε κάθε αναφορά. Η πρόσβαση έχει πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες που μπορούν να προσαρμόσουν τον τρόπο μορφοποίησης κειμένου, αριθμών και ημερομηνιών.
Σκουπίδια, σκουπίδια (GIGO). Αν δεν κάνετε τον κόπο να δημιουργήσετε έναν καλό, λογικό σχεδιασμό για τη βάση δεδομένων σας - και αν δεν είστε προσεκτικοί για να εισαγάγετε τα σωστά, καθαρά δεδομένα - η βάση δεδομένων σας θα καταλήξει σε σκουπίδια.

Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων είναι ευκολότερη στη συντήρησή της από μια κακή σχεδίαση, επειδή κάθε πληροφορία αποθηκεύεται μόνο μία φορά, σε ένα σαφώς κατονομαζόμενο πεδίο σε έναν σαφώς κατονομαζόμενο πίνακα, με τους κατάλληλους κανόνες επικύρωσης. Ναι, ακούγεται σαν πολλή δουλειά, αλλά ο καθαρισμός μιας βάσης δεδομένων με 10.000 ανακριβή αρχεία είναι (χάρη στο υποτιμή) ακόμα περισσότερη δουλειά.
Διαχωρίστε τα δεδομένα σας από τα προγράμματά σας. Αν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων για να μοιραστείτε (ή να διανεμηθεί σε) άλλα άτομα, αποθηκεύστε όλους τους πίνακες σε μια βάση δεδομένων (το back end ) και όλα τα άλλα αντικείμενα σε μια άλλη βάση δεδομένων το εμπρόσθιο άκρο ) . Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδέσετε αυτές τις δύο βάσεις δεδομένων μαζί για να κάνετε τα πάντα να λειτουργούν. Ο διαχωρισμός των πινάκων από οτιδήποτε άλλο εξομαλύνει όλη την ακρίβεια της ενημέρωσης των ερωτημάτων, των μορφών, των εκθέσεων ή άλλων πράξεων αργότερα, χωρίς να διαταράσσονται τα δεδομένα στους πίνακες.
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας νωρίς και συχνά. Εντάξει, αυτή η συμβουλή δεν αφορά το σχεδιασμό, αλλά είναι πολύ σημαντικό να παραλείψετε: Κάνετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας κάθε μέρα. Με τύχη, το γραφείο σας διαθέτει ήδη ένα σύστημα τακτικών (πιθανώς νυχτερινών) αντιγράφων ασφαλείας που περιλαμβάνει τη βάση δεδομένων σας.Εάν όχι, κάντε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και σίγουρα πριν κάνετε οποιεσδήποτε σημαντικές αλλαγές. Διατηρήστε πολλά αντίγραφα ασφαλείας, όχι μόνο τα πιο πρόσφατα, σε περίπτωση που διαρκέσει λίγο για να ανακαλύψετε κάποιο πρόβλημα.

Εάν τα δεδομένα που μεταφέρονται στη βάση δεδομένων σας μέσω τραπεζών και φόρμας είναι σκουπίδια, τότε οποιαδήποτε έξοδος ή ανάλυση που κάνετε με ερωτήματα και αναφορές θα σας δώσει και σκουπίδια. Ευτυχώς, η Access προσφέρει πολλά εργαλεία για να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που πηγαίνουν σε κάθε πεδίο είναι τα δεδομένα που πρόκειται να μεταφερθούν σε αυτό το πεδίο. Μπορείτε να βρείτε πολλά από τα εργαλεία για να αποθηκεύσετε τα σκουπίδια στην προβολή σχεδίασης πίνακα:

Τύπος δεδομένων

: Χρησιμοποιήστε τον σωστό τύπο δεδομένων για να αποφύγετε την εισαγωγή δεδομένων λάθους. Μέγεθος πεδίου: Περιορίζει τον αριθμό των χαρακτήρων. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι ένα πεδίο δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει τους τέσσερις χαρακτήρες, ορίστε το μέγεθος πεδίου σε 4 χαρακτήρες.
Μορφή: Κάνει τα δεδομένα να φαίνονται σωστά. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε κείμενο σε όλα τα κεφαλαία ή σε όλα τα πεζά. Οι μάσκες εισόδου, για παράδειγμα, λειτουργούν με την ιδιότητα πεδίου Μορφή.
Μάσκα εισόδου
: Μια μάσκα εισόδου περιορίζει τις πληροφορίες που επιτρέπονται σε ένα πεδίο καθορίζοντας τους χαρακτήρες που μπορείτε να εισαγάγετε. Χρησιμοποιήστε μια μάσκα εισόδου όταν γνωρίζετε τη φόρμα που πρέπει να λάβουν τα δεδομένα - για παράδειγμα, εάν ένας αριθμός παραγγελίας έχει δύο γράμματα και τέσσερα ψηφία. Οι αριθμοί τηλεφώνου και οι ταχυδρομικοί κώδικες είναι άλλα παραδείγματα πεδίων όπου οι μάσκες εισόδου είναι χρήσιμες. Προεπιλεγμένη τιμή
: Ορίζει μια τιμή που εμφανίζεται από προεπιλογή, εάν δεν έχει εισαχθεί άλλη τιμή. Η προεπιλεγμένη τιμή εμφανίζεται στο πεδίο μέχρι να εισαχθεί άλλη τιμή. Κανόνας επαλήθευσης πεδίου ή εγγράφου
: Ένας κανόνας ότι τα δεδομένα πρέπει να περάσουν πριν εισαχθούν. Αυτή η ιδιότητα λειτουργεί με τον κανόνα ιδιότητας κειμένου επικύρωσης. Απαιτείται
: Καθορίζει ότι το πεδίο πρέπει να έχει μια τιμή για να αποθηκεύσετε την εγγραφή. Όταν δεν έχει εισαχθεί καμία τιμή, η Access δεν δημιουργεί νέα εγγραφή όταν πατηθεί Tab ή Enter και το κουμπί New Record είναι γκρι. Επιτρέπεται η μηδενική διάρκεια
: Καθορίζει αν επιτρέπεται μια καταχώρηση μηδενικού μήκους όπως "" (εισαγωγικά χωρίς διάστημα μεταξύ τους) (μόνο για πεδία κειμένου, σημείωσης και υπερσύνδεσης). Ένα πεδίο μηδενικού μήκους σας επιτρέπει να διαφοροποιήσετε μεταξύ των πληροφοριών που δεν υπάρχουν και μιας μηδενικής τιμής (κενή) που είναι άγνωστη ή δεν έχει εισαχθεί. Όταν αυτή η επιλογή έχει οριστεί, επιτρέπει μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους σε ένα απαιτούμενο πεδίο. Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια μάσκα εισόδου για να δημιουργήσετε ένα πεδίο μηδενικού μήκους διαφορετικό από μια μηδενική τιμή όταν επιτρέπονται και οι δύο. Δείκτης: Όταν επιλέγετε να καταχωρίσετε ένα πεδίο, μπορείτε να καθορίσετε ότι δεν επιτρέπονται διπλές τιμές στο πεδίο. Αυτή η ιδιότητα είναι επίσης προσβάσιμη από προβολή φύλλου δεδομένων - είναι ένα πλαίσιο ελέγχου στην καρτέλα Datasheet της Κορδέλας.
Πεδία αναζήτησης
: Επιτρέψτε στο χρήστη να επιλέξει μια τιμή για ένα πεδίο που είναι αποθηκευμένο σε άλλο πεδίο. Αυτό εξαλείφει πολλές ορθογραφίες και τυποποιεί τις επιλογές για το πεδίο. Χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό αναζήτησης" για να δημιουργήσετε ένα πεδίο Lookup. Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά το VBA στην Access 2010

Όταν αυτοματοποιείτε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων Access 2010 χρησιμοποιώντας VBA, μπορείτε να χαθείτε με μια κενή σελίδα στην οποία θα αρχίσετε να γράφετε κώδικα. Που ξεκινάτε; Ακολουθούν μερικές απλές οδηγίες που θα ακολουθήσετε που θα σας γράψουν κώδικα VBA όπως ένα pro:

Λάβετε βοήθεια.

Ναι, αυτό το άρθρο παραθέτει μερικούς τρόπους για να βελτιώσετε τη χρήση του VBA στην Access, αλλά πιέστε το F1 ανά πάσα στιγμή για να ξεκινήσετε τη Βοήθεια της Microsoft Office Access, όπου μπορείτε να μάθετε και να δείτε παραδείγματα κώδικα VBA. Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα περιήγησης αντικειμένων.
Ο περιηγητής αντικειμένων σάς επιτρέπει να εξερευνήσετε τις διαφορετικές ιδιότητες και μεθόδους των αντικειμένων στο VBA. Από το παράθυρο VBA Editor, επιλέξτε Προβολή → Περιήγηση αντικειμένου - ή απλώς πατήστε F2. Αποκτήστε περισσότερη βοήθεια.
Σίγουρα, τα ενσωματωμένα εργαλεία βοήθειας στο Access 2010 VBA είναι υπέροχα, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το αγαπημένο σας πρόγραμμα περιήγησης για να κάνετε αναζήτηση στο Internet για βοήθεια σχετικά με διάφορα θέματα σχετικά με τη σύνταξη κώδικα VBA. Μπορείτε να βρείτε παραδείγματα που μπορείτε να κλέψετε - ή να δανειστείτε - για το δικό σας έργο. Χειριστείτε τα λάθη σας.
Ακόμη και ο πιο τέλειος προγραμματιστής δεν μπορεί να σταματήσει την εμφάνιση σφαλμάτων, αλλά αυτός ή αυτή μπορεί να τους σταματήσει από το να φέρουν ένα πρόγραμμα σε μια διακοπή άλεσης. Χρησιμοποιήστε την ενσωματωμένη διαχείριση σφαλμάτων της VBA με τις εντολές On Error Goto και Resume για να εντοπίσετε σφάλματα και να αλλάξετε τη ροή του προγράμματος έτσι ώστε οι εφαρμογές σας να μην εμποδίζουν τους ανθρώπους που τις χρησιμοποιούν. Χρησιμοποιήστε λειτουργίες και δευτερεύουσες διαδικασίες.
Χρησιμοποιήστε λειτουργίες και δευτερεύουσες διαδικασίες για να χειριστείτε τις εργασίες που θα εκτελεστούν από διαφορετικές περιοχές του προγράμματος. Κατά γενικό κανόνα, εάν βρεθείτε αντιγραφή και επικόλληση κώδικα από μια περιοχή ενός προγράμματος σε άλλο, ίσως θελήσετε να βάλετε αυτόν τον κώδικα στη δική του διαδικασία. Μετατροπή μακροεντολών σε κώδικα VBA.
Ο σχεδιαστής μακροεντολών της Access 2010 σας επιτρέπει να κάνετε κλικ και να επιλέξετε από λίστες προκαθορισμένων εργασιών για να αυτοματοποιήσετε την εφαρμογή σας. Δημιουργήστε μια μακροεντολή που κάνει ό, τι θέλετε και, στη συνέχεια, μετατρέψτε αυτήν τη μακροεντολή στον κώδικα VBA, ώστε να μπορείτε να δείτε πώς θα θέλατε αν την πληκτρολογήσατε από την αρχή. Κοινή χρήση δεδομένων με άλλα προγράμματα από την Access 2010

Η Access 2010 είναι μια μεγάλη εφαρμογή βάσεων δεδομένων από μόνη της, αλλά παίζει καλά και με άλλους. Μπορείτε να εμφανίσετε και να ανακτήσετε δεδομένα από διάφορα προγράμματα. Εάν ένα πρόγραμμα υποστηρίζει VBA, τότε μπορείτε να το ελέγξετε από την Access. Ακολουθεί μια σύντομη λίστα εφαρμογών της Microsoft που μπορείτε να ελέγξετε και να μοιραστείτε δεδομένα με:

Excel:

Πολλοί χρήστες του Excel καταλήγουν να ασχολούνται με την Access επειδή χρειάζονται περισσότερη δομή για την αποθήκευση των δεδομένων τους. Ωστόσο, μερικοί από αυτούς τους ανθρώπους δεν το κάνουν, οπότε εξακολουθεί να υπάρχει ισχυρή σχέση μεταξύ της Access και του Excel. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ως πίνακα στην Access ή να αποκτήσετε πλήρη έλεγχο μιας εφαρμογής Excel από την Access VBA. SQL Server:
Ο SQL Server είναι σαν την πρόσβαση στα στεροειδή - τουλάχιστον από την άποψη του πίνακα και του ερωτήματος. Μπορείτε να μετακινήσετε τα δεδομένα σας από την Access σε SQL Server για να βελτιώσετε την ταχύτητα και την απόδοση όταν χρησιμοποιείτε μεγάλα ποσά δεδομένων. Μόλις τα δεδομένα βρίσκονται στον SQL Server, μπορείτε να δημιουργήσετε τις φόρμες πρόσβασης, τις αναφορές, τις μακροεντολές και τις ενότητες για να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα από τον SQL Server. Word:
Τα περισσότερα άτομα που χρησιμοποιούν την Access έχουν επίσης χρησιμοποιήσει το Word. Είτε γράφετε μια επιστολή είτε κάνετε μια λίστα εργασιών που πρέπει να κάνετε, το Word είναι το σημείο όπου πολλοί από εμάς γυρίζουμε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Word ως εργαλείο αναφοράς όπου μπορείτε να δημιουργήσετε σελιδοδείκτες για να τοποθετήσετε δεδομένα από την Access, έτσι ώστε να μπορείτε να έχετε κάποιον άγνωστο με την Access αλλάζοντας τα στατικά δεδομένα στην αναφορά. SharePoint:
Το SharePoint είναι το όραμα της Microsoft για κοινή χρήση και συνεργασία με δεδομένα στο Web και από την Access 2010 μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση δεδομένων με ένα SharePoint Server. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε φόρμες και αναφορές στην Access και να τις δημοσιεύσετε σε μια τοποθεσία του SharePoint, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να τις χρησιμοποιούν μέσα από τα προγράμματα περιήγησης - χωρίς να έχουν εγκατασταθεί η Access 2010. Outlook:
Το Outlook είναι κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. είναι επίσης ένα σύστημα διαχείρισης επαφών. Χρησιμοποιώντας την Access 2010, μπορείτε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να συλλέγετε δεδομένα απευθείας από τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τις πληροφορίες επικοινωνίας, ημερολογίου και εργασίας με την εφαρμογή Access, ώστε να εισάγετε αυτά τα δεδομένα σε ένα μόνο σημείο.