9 συμβουλές για την παρουσίαση των αποτελεσμάτων πίνακα και την ανάλυση δεδομένων στο Excel - ανδρείκελα

Ας κάνουμε ένα βήμα πίσω από τις λεπτομέρειες της ανάλυσης δεδομένων στο Excel και προσφέρουμε μια χούφτα γενικών συμβουλών. Κυρίως, αυτές οι συμβουλές είναι περιλήψεις και γενικεύσεις που θα σας βοηθήσουν με τα βασικά του Excel.

Εργαστείτε σκληρά για την εισαγωγή δεδομένων

Η εργασία για την εισαγωγή καλών και πλούσιων δεδομένων στα βιβλία εργασίας του Excel αξίζει πραγματικά. Μερικές φορές η εισαγωγή δεδομένων μπορεί να είναι προβληματική. Μπορεί να συμβούν πονοκέφαλοι και σπασμοί όταν προσπαθείτε να αρπάξετε δεδομένα από άλλα συστήματα πληροφοριών διαχείρισης και όταν προσπαθείτε να εργαστείτε με έναν διαχειριστή βάσης δεδομένων για να λάβετε τα σωστά δεδομένα σε μορφή που παρέχει χρήσιμη ανάλυση δεδομένων με το Excel.

Αλλά παρά τις παρενοχλήσεις της απόκτησης των δεδομένων, θα διαπιστώσετε ότι η εισαγωγή καλών δεδομένων στο Excel αξίζει πολύ την προσπάθεια. Παραδοσιακά, οι άνθρωποι λαμβάνουν αποφάσεις χρησιμοποιώντας πολύ συνηθισμένες πηγές πληροφοριών. Και αυτές οι παραδοσιακές πηγές παράγουν παραδοσιακές ιδέες, κάτι που είναι σπουδαίο. Αλλά όταν μπορείτε να εργαστείτε με ένα πλουσιότερο, βαθύτερο σύνολο δεδομένων από ακατέργαστες πληροφορίες, συχνά συλλέγετε ιδέες που απλά δεν εμφανίζονται στις παραδοσιακές πηγές.

Σχεδιασμός συστημάτων πληροφοριών για την παραγωγή πλούσιων δεδομένων

Ενώ ίσως θελήσετε να επικεντρωθείτε στη δημιουργία συστημάτων που παράγουν αναφορές που θέλουν οι διαχειριστές και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων και παράγουν έντυπα (όπως τιμολόγια και επιταγές και αγορές παραγγελίες) που οι επιχειρήσεις πρέπει να λειτουργούν, δεν είναι ο μόνος τρόπος.

Θα πρέπει επίσης να αναγνωρίσετε ότι πιθανόν να υπάρχουν μη προγραμματισμένοι, ανορθόδοξοι, ασυνήθιστοι αλλά πολύτιμοι τρόποι με τους οποίους μπορούν να αναλυθούν τα δεδομένα που συλλέγονται από αυτά τα συστήματα πληροφοριών διαχείρισης. Έτσι, αν εργάζεστε με ή σχεδιάζετε ή συμμετέχετε στην υλοποίηση συστημάτων πληροφοριών, θα πρέπει να συνειδητοποιήσετε ότι τα πρωτογενή δεδομένα από το σύστημα μπορούν και πρέπει να μεταφερθούν σε εργαλεία ανάλυσης δεδομένων όπως το Excel.

Έχοντας πλούσια και λεπτομερή αρχεία των προϊόντων ή των υπηρεσιών που πωλεί μια επιχείρηση, η εταιρεία μπορεί να δει τις τάσεις των πωλήσεων ανά προϊόν ή υπηρεσία. Επιπρόσθετα, επιτρέπει σε μια επιχείρηση να δημιουργεί διασταυρούμενους πίνακες που δείχνουν τον τρόπο με τον οποίο ορισμένοι πελάτες επιλέγουν και χρησιμοποιούν συγκεκριμένα προϊόντα και υπηρεσίες.

Οι οργανισμοί πρέπει να σχεδιάζουν συστήματα πληροφοριών ώστε να συλλέγουν επίσης καλά, πλούσια, ακατέργαστα δεδομένα. Αργότερα, τα δεδομένα αυτά μπορούν εύκολα να εξαχθούν στο Excel, όπου η απλή ανάλυση των δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε πλούσιες γνώσεις σχετικά με τη λειτουργία μιας επιχείρησης, τις ευκαιρίες της και πιθανές απειλές.

Μην ξεχνάτε πηγές τρίτων

Ένα γρήγορο σημείο: Αναγνωρίστε ότι υπάρχουν πολλές πηγές δεδομένων τρίτων μερών. Για παράδειγμα, οι πωλητές και οι πελάτες ενδέχεται να έχουν πολύ ενδιαφέροντα δεδομένα διαθέσιμα σε μορφή προσβάσιμη στο Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε την αγορά ή τη βιομηχανία σας.

Το εργαλείο Web Query που είναι διαθέσιμο στο Excel κάνει την εξαγωγή πληροφοριών από πίνακες που είναι αποθηκευμένες σε ιστοσελίδες πολύ εύκολη.

Απλά προσθέστε

Μπορεί να πιστεύετε ότι η ισχυρή ανάλυση δεδομένων απαιτεί ισχυρές τεχνικές ανάλυσης δεδομένων. Chi-τετράγωνα. Επαγωγική στατιστική. Ανάλυση παλινδρόμησης.

Αλλά αυτό δεν είναι απαραίτητα έτσι. Ορισμένες από τις πιο ισχυρές αναλύσεις δεδομένων που μπορείτε να κάνετε απλά προσθέτετε αριθμούς. Εάν προσθέσετε αριθμούς και λάβετε ποσά τα οποία άλλοι άνθρωποι δεν γνωρίζουν καν - και αν αυτά τα ποσά είναι σημαντικά ή παρουσιάζουν τάσεις - μπορείτε να αποκτήσετε σημαντικές πληροφορίες και να συλλέξετε πολύτιμες πληροφορίες μέσω των απλούστερων τεχνικών ανάλυσης δεδομένων.

Το κλειδί είναι η συλλογή πραγματικά καλών πληροφοριών στην πρώτη θέση και στη συνέχεια η αποθήκευση αυτών των πληροφοριών σε ένα κοντέινερ, όπως ένα βιβλίο εργασίας του Excel, ώστε να μπορείτε να χειριστείτε και να αναλύσετε τα δεδομένα.

Πάντα να διερευνούν περιγραφικές στατιστικές

Τα περιγραφικά στατιστικά εργαλεία που παρέχει το Excel είναι πραγματικά ισχυρά εργαλεία. Μην αισθάνεστε σαν αυτά τα εργαλεία να ξεπερνούν τις ικανότητές σας.

Τα περιγραφικά στατιστικά περιγράφουν απλώς τα δεδομένα που έχετε σε κάποιο φύλλο εργασίας του Excel. Δεν είναι μαγικές και δεν χρειάζεστε ειδική στατιστική κατάρτιση για να τις χρησιμοποιήσετε ή να τις μοιραστείτε με τους ανθρώπους στους οποίους παρουσιάζετε τα αποτελέσματα της ανάλυσης δεδομένων σας.

Σημειώστε επίσης ότι μερικά από τα απλούστερα περιγραφικά στατιστικά μέτρα είναι συχνά τα πιο χρήσιμα.

Παρακολουθήστε τις τάσεις

Ο Peter Drucker, ίσως ο πιο γνωστός και πιο εμπεριστατωμένος παρατηρητής των σύγχρονων πρακτικών διαχείρισης, σημείωσε σε αρκετά από τα τελευταία του βιβλία ότι ένα από τα σημαντικότερα πράγματα που μπορεί να κάνει η ανάλυση δεδομένων είναι να εντοπίσει μια αλλαγή στις τάσεις. Οι τάσεις είναι σχεδόν το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να δείτε. Εάν τα συνδυασμένα έσοδα του κλάδου σας αυξάνονται, αυτό είναι σημαντικό. Εάν δεν έχουν αναπτυχθεί ή εάν αρχίσουν να συρρικνώνονται, αυτό είναι πιθανότατα ακόμη πιο σημαντικό.

Στην δική σας ανάλυση δεδομένων, φροντίστε να δημιουργήσετε τα φύλλα εργασίας σας και να συλλέξετε τα δεδομένα σας με τρόπο που να σας βοηθάει να εντοπίσετε τις τάσεις και, ιδανικά, να προσδιορίσετε τις αλλαγές στις τάσεις.

Διασταυρώσεις

Η εντολή Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι ένα θαυμάσιο εργαλείο. Οι διασταυρώσεις είναι εξαιρετικά χρήσιμοι τρόποι για να φέρετε και να ζάρια. Και, το τακτοποιημένο πράγμα για το εργαλείο Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι ότι μπορείτε εύκολα να επανεγγραφίσετε και να επανασυνδέσετε ξανά.

Αν έχετε καλές πλούσιες πηγές δεδομένων και δεν συγκεντρώνετε τακτικά τα δεδομένα σας, ίσως χάνετε απόλυτους θησαυρούς πληροφοριών. Υπάρχει χρυσός μέσα τους από τους λόφους.

Γράψτε το, Μωρό

Ένα σημαντικό στοιχείο της καλής ανάλυσης δεδομένων είναι η παρουσίαση και η εξέταση των δεδομένων σας οπτικά.

Βλέποντας ένα γράφημα γραμμής με κάποιο σημαντικό στατιστικό στοιχείο ή δημιουργώντας ένα γράφημα στήλης μερικών δεδομένων, συχνά βλέπετε πράγματα που δεν είναι εμφανή σε μια πινακοποιημένη παρουσίαση των ίδιων πληροφοριών. Βασικά, η χαρτογράφηση είναι συχνά ένας θαυμάσιος τρόπος για να ανακαλύψετε πράγματα που διαφορετικά δεν θα δείτε.

Να γνωρίζετε τα στατιστικά συμπερασμάτων

Το Excel παρέχει εργαλεία στατιστικής αναφοράς. Οι στατιστικές των εισροών σας επιτρέπουν να συλλέξετε ένα δείγμα και στη συνέχεια να κάνετε συμπεράσματα σχετικά με τον πληθυσμό από τον οποίο προέρχεται το δείγμα βάσει των χαρακτηριστικών του δείγματος.

Στα σωστά χέρια, οι στατιστικές των συμπερασμάτων είναι εξαιρετικά ισχυρά και χρήσιμα εργαλεία. Με καλές δεξιότητες στις στατιστικές των συμπερασμάτων, μπορείτε να αναλύσετε όλα τα είδη των πραγμάτων για να αποκτήσετε κάθε είδους γνώση δεδομένων που απλώς δεν αποκτούν απλά κοινά λαϊκά. Ωστόσο, ειλικρινά, αν δεν διαθέτετε εκτεταμένες γνώσεις σχετικά με τις στατιστικές των συμπερασμάτων, πιθανότατα δεν διαθέτετε αρκετές ακατέργαστες στατιστικές γνώσεις για να διεξάγετε δίκαια στατιστικές αναλύσεις.