7 Συμβουλές για την εργασία με το Excel

Αρκετά στοιχεία μπορούν να σας βοηθήσουν να είστε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί όταν γράφετε και διορθώνετε τύπους Excel. Μπορείτε να δείτε όλους τους τύπους σας ταυτόχρονα και να διορθώσετε τα σφάλματα μία προς μία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βοηθητικούς οδηγούς για να βοηθήσετε στην εγγραφή λειτουργιών.

Προτεραιότητα κύριου χειριστή

Ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες στους τύπους γραφής είναι να διορθώσουμε τους χειριστές και δεν εννοώ τους τηλεφωνικούς φορείς εκμετάλλευσης. Αυτό έχει να κάνει με μαθηματικούς χειριστές - ξέρετε, λίγες λεπτομέρειες, όπως σημάδια συν, και σήματα πολλαπλασιασμού, και όπου οι παρενθέσεις πηγαίνουν. Η προτεραιότητα του χειριστή - η σειρά με την οποία εκτελούνται οι λειτουργίες - μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στο αποτέλεσμα. Έχετε έναν εύκολο τρόπο να κρατήσετε τον χειριστή σας προτεραιότητα στη σειρά. Το μόνο που πρέπει να θυμάστε είναι "Παρακαλώ συγχωρήστε τη αγαπημένη μου θεία Sally. "

Παρενθέσεις

• Αποστολείς

• Πολλαπλασιασμός

• Διαίρεση

• Προσθήκη

• Αφαίρεση

• το πρώτο (υψηλότερο) προηγούμενο και η αφαίρεση έχει την τελευταία προτεραιότητα. Λοιπόν, για να είμαι ειλικρινής, ο πολλαπλασιασμός έχει την ίδια προτεραιότητα με τον διαχωρισμό και την προσθήκη έχει την ίδια προτεραιότητα με την αφαίρεση, αλλά παίρνετε την ιδέα!

Για παράδειγμα, ο τύπος = 1 + 2 × 15 ισούται με 31. Αν νομίζετε ότι θα πρέπει να ισούται με 45, καλύτερα να επισκεφθείτε τη θεία σας! Η απάντηση ισούται με 45 αν συμπεριλάβετε παρενθέσεις, όπως αυτό: = (1 + 2) × 15.

Η σωστή επιλογή της σειράς των χειριστών είναι κρίσιμη για την ευημερία του φύλλου εργασίας σας. Το Excel δημιουργεί ένα σφάλμα όταν οι αριθμοί των ανοιχτών και κλειστών παρενθέσεων δεν ταιριάζουν, αλλά αν θέλετε να προσθέσετε δύο αριθμούς πριν από τον πολλαπλασιασμό, το Excel δεν ξέρει ότι απλά άφησε τις παρενθέσεις έξω!

Λίγα λεπτά ανανέωσης της μνήμης σας για την εντολή από τον χειριστή μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλούς πονοκεφάλους κάτω από το δρόμο.

Οθόνες

Σε περίπτωση που δεν έχετε παρατηρήσει, είναι δύσκολο να δείτε τους τύπους σας χωρίς να τις επεξεργαστείτε τυχαία. Αυτό συμβαίνει επειδή κάθε φορά που βρίσκεστε στη λειτουργία "επεξεργασία" και το ενεργό κελί έχει έναν τύπο, ο τύπος μπορεί να ενσωματώνει τη διεύθυνση οποιουδήποτε άλλου κελί που κάνετε κλικ. Αυτό γεμίζει εντελώς τα πράγματα.

Δεν θα ήταν εύκολο αν θα μπορούσατε

να φανεί σε όλες τις φόρμουλες σας; Υπάρχει τρόπος! Είναι απλό. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο στο επάνω αριστερό μέρος του χώρου εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές, κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους και μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή Επιλογές προβολής για αυτήν την ενότητα φύλλου εργασίας. Επιλογές ρύθμισης.

Σημειώστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση των τύπων στα κελιά αντί για τα αποτελέσματα των υπολογισμών τους.Αυτό το πλαίσιο λέει στο Excel ότι για κάθε κυψέλη που έχει τύπους για να εμφανίσει τον ίδιο τον τύπο αντί για το υπολογισμένο αποτέλεσμα. Το παρακάτω σχήμα δείχνει ένα φύλλο εργασίας που εμφανίζει τους τύπους. Για να επιστρέψετε στην κανονική προβολή, επαναλάβετε αυτά τα βήματα και καταργήστε την επιλογή της επιλογής. Αυτή η επιλογή καθιστά εύκολο να δείτε ποιοι είναι οι τύποι!

Προβολή τύπων ο εύκολος τρόπος.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τυχαία τις λειτουργίες ακόμα και όταν έχετε επιλέξει την επιλογή Προβολή τύπων. Προσέξτε να κάνετε κλικ γύρω από το φύλλο εργασίας.

Φόρτωση τύπων

Ας υποθέσουμε ότι στο φύλλο εργασίας σας υπάρχουν ορισμένα σφάλματα. Μην πανικοβληθείτε! Συμβαίνει ακόμα και στους πιο υγιείς χρήστες και το Excel μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε τι συμβαίνει. Στην καρτέλα Φόρμες στην ενότητα "Έλεγχος φόρμουλας" βρίσκεται το κουμπί Ελέγχου σφαλμάτων. Κάνοντας κλικ στο κουμπί εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Έλεγχος σφαλμάτων", που εμφανίζεται εδώ. Δηλαδή, το παράθυρο διαλόγου εμφανίζεται αν το φύλλο εργασίας σας παρουσιάζει σφάλματα. Διαφορετικά, εμφανίζεται μόνο ένα μήνυμα ότι ο έλεγχος σφάλματος έχει ολοκληρωθεί. Είναι τόσο έξυπνο!

Έλεγχος σφαλμάτων.

Όταν υπάρχουν

σφάλματα , το παράθυρο διαλόγου εμφανίζεται και κολλάει ενώ εργάζεστε σε κάθε σφάλμα. Τα κουμπιά Επόμενο και Προηγούμενο σας επιτρέπουν να περνάτε όλα τα σφάλματα πριν κλείσει το παράθυρο διαλόγου. Για κάθε σφάλμα που διαπιστώσατε, επιλέγετε την ενέργεια που πρέπει να ακολουθήσετε: Βοήθεια σε αυτό το σφάλμα:

• Αυτό οδηγεί στο σύστημα Βοήθειας και εμφανίζει το θέμα για τον συγκεκριμένο τύπο σφάλματος. Εμφάνιση βημάτων υπολογισμού:

• Το παράθυρο διαλόγου Αξιολόγηση τύπων ανοίγει και μπορείτε να παρακολουθήσετε βήμα προς βήμα πώς υπολογίζεται ο τύπος. Αυτό σας επιτρέπει να προσδιορίσετε το συγκεκριμένο βήμα που προκάλεσε το σφάλμα. Αγνόηση σφάλματος:

• Ίσως το Excel είναι λάθος. Αγνοήστε το σφάλμα. Επεξεργασία στη φόρμα τύπων:

• Αυτός είναι ένας γρήγορος τρόπος για να διορθώσετε τον τύπο τον εαυτό σας εάν δεν χρειάζεστε άλλη βοήθεια. Το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων έχει επίσης ένα κουμπί Επιλογές. Κάνοντας κλικ στο κουμπί ανοίγει η καρτέλα Φόρμες του παραθύρου διαλόγου Επιλογές του Excel. Στην καρτέλα Φόρμες, μπορείτε να επιλέξετε ρυθμίσεις και κανόνες για τον τρόπο αναγνώρισης και ενεργοποίησης σφαλμάτων.

Χρησιμοποιήστε απόλυτες αναφορές

Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο τύπο για μια δέσμη κυττάρων, όπως εκείνες που κατεβαίνουν σε μια στήλη, η καλύτερη μέθοδος είναι να γράψετε μία φόρμουλα μία φορά και μετά να την σύρετε προς τα κάτω στα άλλα κύτταρα χρησιμοποιώντας τη λαβή πλήρωσης. Το πρόβλημα είναι ότι όταν σύρετε τον τύπο σε νέες τοποθεσίες, αλλάζει οποιαδήποτε σχετική αναφορά.

Συχνά, αυτή η

είναι η πρόθεση. Όταν υπάρχει μια στήλη δεδομένων και μια παρακείμενη στήλη τύπων, τυπικά, κάθε κελί στη στήλη τύπων αναφέρεται στη γειτονική της στήλη δεδομένων. Αλλά εάν οι τύποι αναφέρουν όλοι ένα κύτταρο που δεν είναι παρακείμενο, η πρόθεση συνήθως είναι για όλα τα κελιά τύπου να αναφέρουν μια αμετάβλητη αναφορά κυττάρων. Κάντε αυτό να λειτουργεί σωστά χρησιμοποιώντας μια απόλυτη αναφορά στο κελί. Για να χρησιμοποιήσετε μια απόλυτη αναφορά σε ένα κελί, χρησιμοποιήστε το σύμβολο του δολαρίου ($) πριν τον αριθμό σειράς, πριν από το γράμμα της στήλης ή πριν από τα δύο. Κάντε αυτό όταν γράφετε τον πρώτο τύπο, πριν το σύρετε σε άλλα κελιά ή θα πρέπει να ενημερώσετε όλους τους τύπους.

Για παράδειγμα, μην γράφετε αυτό:

= A4 x (B4 + A2)

Γράψτε τον ως εξής:

= A4 x (B4 + $ A $ 2), όλοι οι τύποι αναφοράς A2, ανεξάρτητα από τον τόπο που αντιγράφετε, αντί της αναφοράς αυτής που μετατρέπεται σε A3 και A4 και ούτω καθεξής.

Χρήση ελέγχου τύπων

Υπάρχουν προηγούμενα και εξαρτώμενα άτομα. Υπάρχουν εξωτερικές αναφορές. Υπάρχει αλληλεπίδραση παντού. Πώς μπορείτε να παρακολουθείτε από πού έρχονται και πηγαίνουν οι αναφορές των τύπων;

Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία ελέγχου φόρμουλας, έτσι! Στην καρτέλα Φόρμες υπάρχει η ενότητα "Έλεγχος τύπων". Στην ενότητα υπάρχουν διάφορα κουμπιά που ελέγχουν την ορατότητα του ελέγχου βέλους ίχνους.

Ελεγκτικές φόρμουλες.

Η γραμμή εργαλείων ελέγχου τύπων έχει διάφορες λειτουργίες που σας επιτρέπουν να περάσετε μέσα από τους τύπους σας. Εκτός από την εμφάνιση των βέλων παρακολούθησης, η γραμμή εργαλείων σας επιτρέπει επίσης να ελέγχετε τα σφάλματα, να αξιολογείτε τους τύπους, να ελέγχετε τα μη έγκυρα δεδομένα και να προσθέτετε σχόλια στα φύλλα εργασίας.

Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους

Ακριβώς όπως η συνάρτηση IF επιστρέφει μια ορισμένη τιμή όταν η πρώτη προϋπόθεση όρου είναι αληθής και μια άλλη τιμή όταν είναι ψευδής, η μορφοποίηση υπό όρους σας επιτρέπει να εφαρμόσετε μια συγκεκριμένη μορφή σε ένα κελί όταν ισχύει μια προϋπόθεση. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην ενότητα Στυλ είναι ένα αναπτυσσόμενο μενού με πολλές επιλογές μορφοποίησης υπό όρους.

Αυτό το σχήμα δείχνει ορισμένες τιμές που έχουν αντιμετωπιστεί με μορφοποίηση υπό όρους. Η υπό όρους μορφοποίηση σάς επιτρέπει να ορίσετε την κατάσταση και να επιλέξετε τη μορφή που εφαρμόζεται όταν πληρούται η προϋπόθεση. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ότι το κελί θα εμφανίζεται με έντονους πλάγιους χαρακτήρες όταν η τιμή που περιέχει είναι μεγαλύτερη από 100.

Εφαρμογή μιας μορφής όταν πληρούται μία προϋπόθεση.

Οι όροι ορίζονται ως κανόνες. Οι τύποι κανόνων είναι

Μορφοποιήστε όλα τα κελιά με βάση τις τιμές τους.

Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν …

• Διαμορφώστε μόνο τις κορυφαίες ή τις χαμηλότερες ταξινομημένες τιμές.

• Διαμορφώστε μόνο τις τιμές που είναι πάνω ή κάτω από το μέσο όρο.

• Διαμορφώστε μόνο μοναδικές ή διπλές τιμές.

• Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά να μορφοποιήσετε.

• Όταν η προϋπόθεση είναι αληθής, η μορφοποίηση μπορεί να ελέγξει τα εξής:

• Σύνορα

Ρυθμίσεις γραμματοσειράς (στυλ, χρώμα, έντονη γραφή, πλάγια γραφή και ούτω καθεξής)

• Συμπληρώστε (χρώμα φόντου ή πρότυπο ενός κελιού)

  Τα κελιά μπορούν επίσης να μορφοποιηθούν με χρωματικά σχήματα ή εικονοστοιχεία τοποθετημένα στο κελί.

• Χρήση επικύρωσης δεδομένων

Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων, είναι η Επικύρωση δεδομένων. Η επικύρωση δεδομένων σάς επιτρέπει να εφαρμόζετε έναν κανόνα σε ένα κελί (ή κελιά) έτσι ώστε η καταχώριση να τηρεί τον κανόνα. Για παράδειγμα, ένα κελί μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να δέχεται μόνο μια ακέραια εγγραφή μεταξύ 50 και 100.

Ρύθμιση επικύρωσης δεδομένων.

Όταν η είσοδος δεν περάσει τον κανόνα, εμφανίζεται ένα μήνυμα.

Πιάσαμε μια κακή είσοδο.

Το μήνυμα σφάλματος μπορεί να προσαρμοστεί. Για παράδειγμα, αν κάποιος εισάγει λάθος αριθμό, το εμφανιζόμενο μήνυμα σφάλματος μπορεί να πει Noodlehead - μάθετε πώς να μετράτε! Απλά μην αφήσετε το αφεντικό να το δει αυτό.