10 συμβουλές για την εργασία με το Power Query - dummies

1 10

Λάβετε γρήγορα πληροφορίες από το παράθυρο των Ερωτημάτων εργασίας.

Όλα τα ερωτήματα ενέργειας ερωτήματος που ζουν σε ένα συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας μπορεί να είναι προβολές στο παράθυρο ερωτημάτων βιβλίου εργασίας. Επιλέξτε Δεδομένα → Εμφάνιση ερωτημάτων για να ενεργοποιήσετε το παράθυρο Ερωτήματα εργασίας.

Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να δείτε μερικές γρήγορες πληροφορίες σχετικά με ένα ερώτημα, τοποθετώντας απλά το δείκτη πάνω του. Μπορείτε να δείτε την πηγή δεδομένων για το ερώτημα, την τελευταία φορά που ανανεώθηκε το ερώτημα και μια ματιά στα δεδομένα του ερωτήματος. Μπορείτε ακόμη να κάνετε κλικ σε υπερσυνδέσεις στη στήλη για να ρίξετε μια ματιά σε μια συγκεκριμένη στήλη.

2 10

Οργάνωση ερωτημάτων σε ομάδες.

Καθώς προσθέτετε ερωτήματα στο βιβλίο εργασίας σας, το παράθυρο ερωτημάτων του βιβλίου εργασίας μπορεί να αρχίσει να αισθάνεται γεμάτο και αποδιοργανωμένο. Κάντε τον εαυτό σας μια εύνοια και οργανώστε τα ερωτήματά σας σε ομάδες.

Το σχήμα απεικονίζει τα είδη των ομάδων που μπορείτε να δημιουργήσετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα μόνο για προσαρμοσμένες λειτουργίες ή μια ομάδα για ερωτήματα που προέρχονται από εξωτερικές βάσεις δεδομένων. Θα μπορούσατε ακόμη και να δημιουργήσετε μια ομάδα όπου αποθηκεύετε μικρούς πίνακες αναφοράς. Κάθε ομάδα είναι πτυσσόμενη, ώστε να μπορείτε να συσκευάσετε προσεκτικά τα ερωτήματα με τα οποία δεν συνεργάζεστε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα κάνοντας δεξί κλικ σε ένα ερώτημα στο παράθυρο των Ερωτημάτων εργασίας και επιλέγοντας Μετακίνηση σε ομάδα → Νέα ομάδα.

3 10

Επιλέξτε ταχύτερα τις στήλες σε ερωτήματα.

Όταν ασχολείστε με ένα μεγάλο τραπέζι με δεκάδες στήλες στον επεξεργαστή ερωτημάτων, μπορεί να είναι ένας πόνος να βρείτε και να επιλέξετε τις σωστές στήλες για να εργαστείτε. Μπορείτε να αποφύγετε όλα αυτά που μετακινούνται εμπρός και πίσω επιλέγοντας την εντολή Επιλογή στηλών στην καρτέλα Αρχική σελίδα.

Το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται ανοίγει, εμφανίζοντας όλες τις διαθέσιμες στήλες (συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων στηλών που ενδεχομένως έχετε προσθέσει). Μπορείτε εύκολα να βρείτε και να επιλέξετε τις στήλες που χρειάζεστε.

4 10

Μετονομάστε τα βήματα ερωτημάτων.

Κάθε φορά που εφαρμόζετε μια ενέργεια στον επεξεργαστή ερωτημάτων, γίνεται μια νέα καταχώρηση στο παράθυρο Ρυθμίσεις ερωτήματος, όπως φαίνεται. Τα βήματα των ερωτημάτων χρησιμεύουν ως ένα είδος διαδρομής ελέγχου για όλες τις ενέργειες που έχετε κάνει σχετικά με τα δεδομένα.

Μπορείτε να μετονομάσετε τα βήματα σας κάνοντας δεξί κλικ σε κάθε βήμα και επιλέγοντας Μετονομασία.

5 10

Δημιουργήστε γρήγορα πίνακες αναφοράς.

Μια χούφτα στήλες σε ένα σύνολο δεδομένων πάντα δημιουργούν φανταστικούς πίνακες αναφοράς. Για παράδειγμα, αν το σύνολο δεδομένων σας περιέχει μια στήλη με μια λίστα κατηγοριών προϊόντων, θα ήταν χρήσιμο να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναφοράς για όλες τις μοναδικές τιμές στη συγκεκριμένη στήλη.

Οι πίνακες αναφοράς χρησιμοποιούνται συχνά για να χαρτογραφήσουν δεδομένα, επιλογές επιλογών μενού, να χρησιμεύσουν ως τιμές αναζήτησης και πολλά άλλα.

Ενώ βρίσκεστε στον επεξεργαστή ερωτημάτων, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη στήλη από την οποία θέλετε να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναφοράς και στη συνέχεια να επιλέξετε Προσθήκη ως νέο ερώτημα, όπως φαίνεται.

Δημιουργείται ένα νέο ερώτημα, χρησιμοποιώντας τον πίνακα από τον οποίο τραβήξατε ως πηγή. Ο επεξεργαστής ερωτημάτων μεταβαίνει σε ενέργεια, δείχνοντας μόνο τη στήλη που επιλέξατε. Από εδώ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Επεξεργαστή ερωτημάτων για να καθαρίσετε αντίγραφα ή να αφαιρέσετε κενά, για παράδειγμα.

6 10

Αντιγράψτε τα ερωτήματα για να εξοικονομήσετε χρόνο.

Είναι πάντα έξυπνο να επαναχρησιμοποιείτε τη δουλειά όπου μπορείτε. Γιατί να επανεφεύρετε τον τροχό όταν το παράθυρο των Ερωτημάτων εργασίας σας είναι γεμάτο τροχούς που έχετε ήδη δημιουργήσει;

Εξοικονομήστε χρόνο διπλασιάζοντας τα ερωτήματα στο βιβλίο εργασίας σας. Για να το κάνετε αυτό, ενεργοποιήστε το παράθυρο των Ερωτημάτων εργασίας, κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα που θέλετε να αντιγράψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διπλότυπο. Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε επίσης να αντιγράψετε προσαρμοσμένες λειτουργίες.

7 10

Ορίστε μια προεπιλεγμένη συμπεριφορά φόρτωσης.

Αν εργάζεστε βαριά με το Power Pivot και το Power Query, είναι πιθανό να φορτώσετε τα ερωτήματα Power Query στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου.

Αν είστε ένας από εκείνους τους αναλυτές που φορτώνουν πάντα το Μοντέλο Δεδομένων, μπορείτε να τροποποιήσετε τις επιλογές Query Power για αυτόματη φόρτωση στο Μοντέλο Δεδομένων.

Επιλέξτε Δεδομένα → Νέα ερώτηση → Επιλογές ερωτήματος για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Επιλέξτε Στοιχείο φόρτωσης στην ενότητα Παγκόσμια και, στη συνέχεια, επιλέξτε να καθορίσετε μια προσαρμοσμένη ρύθμιση φόρτωσης. Αυτό επιτρέπει στις επιλογές να φορτωθούν στο φύλλο εργασίας ή στο μοντέλο δεδομένων από προεπιλογή.

8 10

Αποτρέψτε την αυτόματη αλλαγή τύπου δεδομένων.

Μία από τις πιο πρόσφατες προσθήκες στο Power Query είναι η δυνατότητα αυτόματης ανίχνευσης τύπων δεδομένων και προληπτικής αλλαγής τύπων δεδομένων. Αυτή η ανίχνευση τύπου εφαρμόζεται συχνότερα όταν εισάγονται νέα δεδομένα στο ερώτημα. Παρόλο που το Power Query κάνει μια αξιοπρεπή δουλειά για να μαντέψει τι είδους τύποι δεδομένων πρέπει να χρησιμοποιηθούν, οι εφαρμοζόμενες αλλαγές τύπου δεδομένων μπορεί μερικές φορές να προκαλέσουν απροσδόκητα προβλήματα.

Αν προτιμάτε να χειριστείτε τις αλλαγές τύπου δεδομένων χωρίς βοήθεια από τη λειτουργία ανίχνευσης τύπου Power Query, μπορείτε να την απενεργοποιήσετε.

Επιλέξτε Δεδομένα → Νέα ερώτηση → Επιλογές ερωτήματος για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Επιλέξτε Φόρτωση δεδομένων στην ενότητα Τρέχον βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή για την αυτόματη ανίχνευση τύπων στηλών και κεφαλίδων για μη δομημένες πηγές.

9 10

Απενεργοποιήστε τις ρυθμίσεις απορρήτου για να βελτιώσετε την απόδοση.

Οι ρυθμίσεις επιπέδου προστασίας απορρήτου στο Power Pivot έχουν σχεδιαστεί για να προστατεύουν τα οργανωτικά δεδομένα καθώς συνδυάζονται με άλλες πηγές. Όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα που χρησιμοποιεί μια εξωτερική πηγή δεδομένων με μια εσωτερική πηγή δεδομένων, το Power Query σταματά την εμφάνιση για να σας ρωτήσει πώς θέλετε να κατηγοριοποιήσετε τα επίπεδα απορρήτου δεδομένων κάθε πηγής δεδομένων.

Για την πλειονότητα των αναλυτών, οι οποίοι ασχολούνται αποκλειστικά με οργανωτικά δεδομένα, οι ρυθμίσεις για το επίπεδο προστασίας προσωπικών δεδομένων δεν κάνουν τίποτα άλλο παρά να επιβραδύνουν τα ερωτήματα και να προκαλέσουν σύγχυση.

Ευτυχώς, έχετε την επιλογή να αγνοήσετε τα επίπεδα απορρήτου.

Επιλέξτε Δεδομένα → Νέα ερώτηση → Επιλογές ερωτήματος για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Επιλέξτε Απόρρητο στην ενότητα Τρέχοντα βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή να αγνοήσετε τα επίπεδα απορρήτου.

10 10

Απενεργοποίηση ανίχνευσης σχέσεων.

Όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα και επιλέγετε το φορτίο σε μοντέλο δεδομένων ως έξοδο, το Power Query, από προεπιλογή, προσπαθεί να εντοπίσει τις σχέσεις μεταξύ των ερωτημάτων και δημιουργεί αυτές τις σχέσεις μέσα στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων.Οι σχέσεις μεταξύ των ερωτημάτων οδηγούνται κυρίως από τα καθορισμένα βήματα ερωτήματος. Για παράδειγμα, εάν συγχωνεύσατε δύο ερωτήματα και στη συνέχεια φορτώσατε το αποτέλεσμα στο μοντέλο δεδομένων, δημιουργήθηκε αυτόματα μια σχέση.

Σε μεγαλύτερα μοντέλα δεδομένων με περίπου δώδεκα πίνακες, η ανίχνευση σχέσεων του Power Query μπορεί να επηρεάσει την απόδοση και να αυξήσει το χρόνο που χρειάζεται για τη φόρτωση του μοντέλου δεδομένων.

Μπορείτε να αποφύγετε αυτή την ταλαιπωρία και ακόμη και να κερδίσετε μια ενίσχυση της απόδοσης απενεργοποιώντας την ανίχνευση σχέσεων.

Επιλέξτε Δεδομένα → Νέα ερώτηση → Επιλογές ερωτήματος για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Επιλέξτε Φόρτωση δεδομένων στην ενότητα Τρέχον βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή για τη δημιουργία σχέσεων κατά την προσθήκη φόρτωσης στο μοντέλο δεδομένων.

Πίσω Επόμενο