10 συμβουλές για την οπτική ανάλυση και παρουσίαση δεδομένων στο Excel - dummies

Ακολουθούν ορισμένες συγκεκριμένες προτάσεις για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επιτυχέστερα τα διαγράμματα ως εργαλεία ανάλυσης δεδομένων στο Excel και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα γραφήματα για την αποτελεσματικότερη κοινοποίηση των αποτελεσμάτων της ανάλυσης δεδομένων που κάνετε.

Χρησιμοποιήστε το σωστό τύπο γραφήματος

Αυτό που πολλοί άνθρωποι δεν αντιλαμβάνονται είναι ότι μπορείτε να κάνετε μόνο πέντε συγκρίσεις δεδομένων σε διαγράμματα Excel.

Σύγκριση	Περιγραφή	Παράδειγμα
Μέρος στο σύνολο	Συγκρίνει μεμονωμένες τιμές με το άθροισμα αυτών των τιμών.	Συγκρίνοντας τις πωλήσεις που παράγονται από μεμονωμένα προϊόντα με τις συνολικές πωλήσεις που απολάμβανε μια επιχείρηση.
Σύνολο	Συγκρίνει το ένα με το άλλο μεμονωμένες τιμές δεδομένων και σύνολα τιμών δεδομένων (ή τι καλεί το Excel σειρά δεδομένων ).	Συγκρίνοντας τα έσοδα από πωλήσεις διαφόρων επιχειρήσεων στην βιομηχανία σας.
Χρονολογική σειρά	Δείχνει τον τρόπο με τον οποίο οι τιμές αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου.	Διάγραμμα που δείχνει έσοδα από πωλήσεις τα τελευταία 5 χρόνια ή κέρδη τους τελευταίους 12 μήνες.
Συσχέτιση	Αναζητά διαφορετικές σειρές δεδομένων σε μια προσπάθεια διερεύνησης συσχετισμού ή σύνδεσης μεταξύ των σειρών δεδομένων. Συγκρίνοντας πληροφορίες σχετικά με τους αριθμούς των παιδιών σχολικής ηλικίας	με τις πωλήσεις παιχνιδιών. Γεωγραφικό
Αναζητά τις τιμές δεδομένων χρησιμοποιώντας έναν γεωγραφικό χάρτη.	Εξετάζοντας τις πωλήσεις ανά χώρα χρησιμοποιώντας έναν χάρτη του κόσμου.

Pie, donut ή περιοχή:

Χρησιμοποιήστε το για > σύγκριση δεδομένων εν μέρει

. Ράβδος, κύλινδρος, κώνος ή πυραμίδα: Χρησιμοποιήστε μια σύγκριση δεδομένων ολόκληρη σε σύνολο
. Γραμμή ή στήλη: Χρησιμοποιήστε μια σύγκριση δεδομένων
. Scatter ή φυσαλίδας: Χρησιμοποιήστε μια σύγκριση δεδομένων
σύγκρισης δεδομένων στο Excel.
Επιφάνεια: Χρησιμοποιήστε μια σύγκριση δεδομένων
γεωγραφική
. Χρησιμοποιήστε το μήνυμα γραφήματος ως τον τίτλο του γραφήματος Οι τίτλοι των γραφημάτων χρησιμοποιούνται συνήθως για τον προσδιορισμό της οργάνωσης στην οποία παρουσιάζετε πληροφορίες ή ίσως για τον προσδιορισμό της σειράς βασικών δεδομένων που εφαρμόζετε σε ένα γράφημα. Ένας καλύτερος και πιο αποτελεσματικός τρόπος για να χρησιμοποιήσετε τον τίτλο του γραφήματος είναι να το κάνετε σε μια σύντομη περίληψη του μηνύματος που θέλετε να επικοινωνεί το γράφημά σας.

Προσοχή στις πινακίδες πίτας

Τα διαγράμματα πίτας είναι πολύ κατώτερα εργαλεία για την οπτική κατανόηση των δεδομένων και για την οπτική επικοινωνία των ποσοτικών πληροφοριών.

Σχεδόν πάντα, οι πληροφορίες που εμφανίζονται σε ένα διάγραμμα πίτας θα εμφανίζονταν καλύτερα σε έναν απλό πίνακα.

Τα διαγράμματα πίτας έχουν αρκετές εξασθενητικές αδυναμίες:

Είστε περιορισμένοι στην εργασία με ένα πολύ μικρό σύνολο αριθμών.

Τα διαγράμματα πίτας δεν είναι οπτικά ακριβή.

Με πίνακες πίτας, περιορίζεστε σε μία σειρά δεδομένων.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιείτε διαγράμματα περιστροφής για μικρά σύνολα δεδομένων
Για μικρά σύνολα δεδομένων, τα διαγράμματα περιστροφής μπορούν να λειτουργούν πολύ καλά. Το βασικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι ένα γράφημα περίγραμμα, πρακτικά, σας δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάσετε μόνο μερικές σειρές δεδομένων.
Ωστόσο, αν δημιουργήσετε μια διασταυρούμενη στήλη που εμφανίζει μόνο μερικές σειρές δεδομένων, δοκιμάστε ένα γράφημα pivot. Ακολουθεί μια διασταύρωση σε μια μορφή

πίνακα

Εδώ υπάρχει μια διασταύρωση σε ένα γράφημα διάγραμμα . Για πολλούς ανθρώπους, η γραφική παρουσίαση εδώ δείχνει τις τάσεις στα υποκείμενα δεδομένα πιο γρήγορα, πιο βολικά και πιο αποτελεσματικά.

Αποφύγετε τα 3-D Charts Το πρόβλημα με το 3 είναι ότι η επιπλέον διάσταση ή ψευδαίσθηση του βάθους μειώνει την οπτική ακρίβεια του γραφήματος. Με ένα γράφημα 3-D, δεν μπορείτε να μετρήσετε ή να αξιολογήσετε τόσο εύκολα ή με ακρίβεια τα γραφικά στοιχεία. Εδώ είναι ένα απλό διάγραμμα στήλης.

Εδώ υπάρχουν οι ίδιες πληροφορίες σε ένα γράφημα στήλης 3-D. Εάν κοιτάξετε προσεκτικά αυτά τα δύο διαγράμματα, μπορείτε να δείτε ότι είναι πολύ πιο δύσκολο να συγκρίνετε με ακρίβεια τις δύο σειρές δεδομένων στο διάγραμμα 3-D και να δείτε πραγματικά τι υποκείμενες τιμές δεδομένων σχεδιάζονται.

Τα γραφήματα συχνά πολύ εύκολα γεμίζουν με εξωγενείς και συγκεχυμένες πληροφορίες.

Ποτέ μην χρησιμοποιείτε διαγράμματα πίτας 3-D

Τα διαγράμματα πίτας είναι πραγματικά αδύναμα εργαλεία για την οπτικοποίηση, την ανάλυση και την οπτική επικοινωνία των πληροφοριών. Η προσθήκη μιας τρίτης διάστασης σε ένα γράφημα μειώνει περαιτέρω την ακρίβεια και τη χρησιμότητά της. Όταν συνδυάζετε την αδυναμία ενός διαγράμματος πίτας με την ανακρίβεια και την ανακρίβεια της τρισδιάστατης, παίρνετε κάτι που είναι συνήθως παραπλανητικό.

Να γνωρίζετε τους δείκτες φανταστικών δεδομένων

Ο

δείκτης δεδομένων φαντασμάτων

είναι ένα πρόσθετο οπτικό στοιχείο σε ένα γράφημα που υπερβάλλει ή παραπλανά τον θεατή χάρτη. Εδώ είναι ένα ανόητο μικρό γράφημα στήλης που δημιουργήθηκε για να σχεδιάσει την παραγωγή μήλων στην πολιτεία της Ουάσινγκτον.

Παρατηρήστε ότι ο μύθος του γραφήματος, ο οποίος εμφανίζεται στα δεξιά της περιοχής του οικοπέδου, μοιάζει με ένα άλλο δείκτη δεδομένων. Είναι ουσιαστικά ένας φανταστικός δείκτης δεδομένων που υπερβάλλει την τάση στην παραγωγή μήλων. Χρησιμοποιήστε λογαριθμική κλίμακα Με λογαριθμική κλίμακα του άξονά σας, μπορείτε να συγκρίνετε τη σχετική αλλαγή στις τιμές των σειρών δεδομένων. Αυτό το διάγραμμα γραμμής δεν χρησιμοποιεί λογαριθμική κλίμακα του άξονα τιμών.

Αυτές είναι οι ίδιες πληροφορίες στον ίδιο τύπο και υποτύπου διαγράμματος, αλλά αλλάξαμε την κλίμακα του άξονα τιμών για να χρησιμοποιήσουμε λογαριθμική κλίμακα.

Για να πείτε στο Excel ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λογαριθμική κλιμάκωση του άξονα τιμών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε δεξί κλικ στον άξονα τιμής (Y) και έπειτα επιλέξτε την εντολή Format Axis από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Format Axis, επιλέξτε την επιλογή Axis Options από το πλαίσιο λίστας.

Για να ενημερώσετε το Excel για να χρησιμοποιήσετε τη λογαριθμική κλίμακα του άξονα τιμής (Y), απλά επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Λογαριθμική κλίμακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Μην ξεχάσετε να πειραματιστείτε
Οι προτάσεις που χρηματοδοτήσατε εδώ είναι πολύ καλές οδηγίες για χρήση.Αλλά θα πρέπει να πειραματιστείτε με τις οπτικές παρουσιάσεις των δεδομένων σας. Μερικές φορές, κοιτάζοντας τα δεδομένα σε κάποιο φανταχτερό, τραχύ, οπτικό τρόπο, κερδίζεις γνώσεις που διαφορετικά θα χάνατε.
Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά γραφήματα και γραφήματα για να αναλύσετε πληροφορίες ή εάν παρουσιάζετε τακτικά τέτοιες πληροφορίες σε άλλους στην οργάνωσή σας, η ανάγνωση ενός ή περισσοτέρων από αυτά τα βιβλία θα σας ωφελήσει σε μεγάλο βαθμό.