10 συμβουλές για την αύξηση της παραγωγικότητας με το Office 365 - dummies

Το Office 365 ως τεχνολογία νέφους παρέχει σε κάθε οργανισμό τα οφέλη ενός εξελιγμένου κέντρου δεδομένων χωρίς την ταλαιπωρία και το κόστος συντήρησης ένας. Εδώ βρίσκετε συμβουλές και τεχνάσματα "έτοιμα για εφαρμογή" για την αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας στον οργανισμό σας ή στην πρακτική σας.

Προσωπική εξυπηρέτηση από τον πίνακα ελέγχου της υπηρεσίας υγείας

Αν είστε ο καθορισμένος διαχειριστής για τον οργανισμό σας, πιθανότατα θα λάβετε ερωτήματα σχετικά με τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι χρήστες σας στο Office 365. Πριν να περάσετε πολύ χρόνο αντιμετώπισης προβλημάτων ένα ζήτημα, ελέγξτε πρώτα τον πίνακα ελέγχου της υπηρεσίας Υγείας στο Office 365 πρώτα για να προσδιορίσετε αν το ζήτημα είναι από το τέλος.

Μια νέα εμφάνιση και αίσθηση της πύλης του Office 365 εξακολουθεί να είναι σε προεπισκόπηση αλλά έχει προγραμματιστεί να κυκλοφορήσει σύντομα. Σε αυτό, μπορείτε να διαχειριστείτε τον ενοικιαστή του Office 365: να διαχειριστείτε τους χρήστες, να δημιουργήσετε ομάδες, να ενημερώσετε τη συνδρομή, να αναθεωρήσετε τη χρέωση, να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη, να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις, να εκτελέσετε αναφορές και να δείτε την υγεία της υπηρεσίας.

Προεπισκόπηση του νέου πίνακα ελέγχου του Office 365 admin.

Αν κάποια από τις υπηρεσίες που ακολουθούν στον πίνακα ελέγχου υπηρεσιών υγείας δεν είναι πράσινη, βλέπετε χρήσιμες πληροφορίες στο φόντο του ζητήματος, σε ποιον επηρεάζεται, τι κάνει η Microsoft σχετικά με αυτό και ποια είναι τα επόμενα βήματα.

Έχοντας γνώση του ποια υπηρεσία είναι πάνω ή κάτω θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και ακόμη και μια τηλεφωνική κλήση για υποστήριξη αν γνωρίζετε ήδη κάποιος εργάζεται σε αυτό.

Πράγμα όπως ο τύπος IT

Σε ένα ή το άλλο σημείο, θέλουμε όλοι κρυφά να είχαμε τις καταπληκτικές δυνάμεις του IT Guy. Αυτό είναι το άτομο που μπορεί να ξεκλειδώσει μαγικά τον υπολογιστή σας, να επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασής σας και να σας δώσει πρόσβαση σε προνομιακό περιεχόμενο στον οργανισμό σας.

Τι συμβαίνει εάν χάσετε το τηλέφωνό σας με πληροφορίες εμπιστευτικών δεδομένων και ο τύπος IT δεν είναι διαθέσιμος; Λοιπόν, μπορείτε να ενεργήσετε ως IT τύπος.

Μπορείτε εύκολα να σκουπίζετε δεδομένα από την ασύρματη συσκευή σας και ακόμη και να διαγράφετε τη συσκευή από το λογαριασμό σας για να αποτρέψετε μια παραβίαση ασφαλείας και / ή προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Γυρίστε γρήγορα τα δεδομένα ή διαγράψτε τη συσκευή σας από το λογαριασμό σας στο Exchange Online ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Συνδεθείτε στην πύλη του Office 365.
2. Από τη λειτουργία εκκίνησης εφαρμογών, κάντε κλικ στην καρτέλα Αλληλογραφία.
3. Στα δεξιά της γραμμής πλοήγησης του Office 365, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία από το παράθυρο "Ρυθμίσεις" στα δεξιά.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Γενικά από το αριστερό παράθυρο.
6. Κάντε κλικ στις Κινητές συσκευές και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη συσκευή κινητής συσκευής που συγχρονίζεται με το λογαριασμό σας.
7. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Σάρωση συσκευής (δείτε το παρακάτω σχήμα).

Μπορεί επίσης να θέλετε να καταργήσετε εντελώς την κινητή συσκευή από το λογαριασμό σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Κατάργηση (μοιάζει με σύμβολο μείον).

Σκουπίστε από απόσταση μια συσκευή.

Μοιραστείτε το φόρτο εργασίας

Δεν είναι ασυνήθιστο το προσωπικό της πληροφορικής να καταλήξει να ξοδεύει πολύ χρόνο φροντίζοντας τους τύπους εργασιών του Help Desk και να μην έχει πολύ χρόνο για να είναι ενεργό και στρατηγικό.

Στο Office 365, το προσωπικό της πληροφορικής μπορεί να εξουσιοδοτήσει τους χρήστες του να διαχειριστούν δικαιώματα χώρου SharePoint και ακόμη και να επιτρέψουν στους χρήστες να προσκαλούν εξωτερικούς χρήστες. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις στο κέντρο διαχείρισης του SharePoint και επιλέξτε μία από τις δύο επιλογές εξωτερικής κοινής χρήσης (που εμφανίζονται) που ικανοποιούν τις ανάγκες του οργανισμού σας για να αρχίσετε να μοιράζεστε αυτό το φόρτο εργασίας με άλλους στο οργανισμό σας.

Εξωτερικές επιλογές κοινής χρήσης στο SharePoint Online.

Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό Προγραμματισμού

Δεν υπάρχει τίποτα πιο εξαθλιωτικό από το να προσπαθείτε να οργανώσετε μια συνάντηση με ένα σωρό άτομα και να μην γνωρίζετε τη διαθεσιμότητά τους. Στο Office 365, οι πληροφορίες ελεύθερης / απασχολημένης στο Exchange Online αποθηκεύουν την ημέρα. Αυτή η λειτουργικότητα σάς ενημερώνει εάν το άτομο είναι ελεύθερο, απασχολημένο, εργάζεται αλλού, εκτός γραφείου ή έχει μια προσωρινή συνάντηση στο ημερολόγιο. Δεν λειτουργεί μόνο για ανθρώπους, αλλά και για πόρους, όπως αίθουσες συνεδριάσεων.

Εμφανίζονται οι πληροφορίες ελεύθερης / απασχολημένης κάποιου ατόμου όταν δημιουργείτε μια συνάντηση και χρησιμοποιείτε τον Βοηθό Προγραμματισμού. Δείτε πώς:

1. Δημιουργήστε μια πρόσκληση σε σύσκεψη στο Outlook.
2. Προσθέστε τα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε στη συνάντηση.
3. Από την Κορδέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός προγραμματισμού.
4. Εάν ο χρόνος που επιλέξατε φαίνεται αποκλεισμένος για όλους τους προσκεκλημένους σας, βρείτε έναν χρόνο που λειτουργεί καλύτερα για όλους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας

Ένα δροσερό χαρακτηριστικό του Outlook Online είναι ότι το ημερολόγιο είναι εξίσου ισχυρό με την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας. Μπορείτε να εφαρμόσετε χρώματα στα ραντεβού σας για μια σύντομη ανασκόπηση της ημέρας, της εβδομάδας ή του μήνα σας, να στείλετε ένα αίτημα σύσκεψης, να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις και τις ειδοποιήσεις και πολλά άλλα.

Μπορείτε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με άτομα εκτός της επιχείρησής σας, ώστε να είναι εύκολο να γνωρίζουν τη διαθεσιμότητά τους. Μπορείτε να επιλέξετε να τους δώσετε όλες τις λεπτομέρειες για το ημερολόγιό σας, να περιορίσετε ή απλά να δείξετε τη διαθεσιμότητά σας.

Για να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας από το Outlook Online, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ημερολόγιο" από το πρόγραμμα εκκίνησης εφαρμογών.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση από την επάνω πλοήγηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο.
3. Καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τις διευθύνσεις των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας, και στη συνέχεια επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε να μοιραστείτε.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Κάνετε μια ανάκληση από το πρόσωπο

Αν εργάζεστε σε έναν μεγάλο οργανισμό, μπορεί να καταλήξετε να εργάζεστε με πολλά άτομα με το ίδιο όνομα. Εάν αναζητάτε στα εισερχόμενά σας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάποιον που μοιράζεται το ίδιο όνομα με άλλα άτομα με τα οποία συνεργάζεστε, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το σωστό άτομο. Μπορείτε να περιορίσετε γρήγορα τα αποτελέσματα αναζήτησης κοιτάζοντας την εικόνα που εμφανίζεται δίπλα στο όνομα της επαφής απευθείας από τα αποτελέσματα αναζήτησης. Καλά, ναι;

Unclutter με ακαταστασία

Φιλτράρετε τα μηνύματα χαμηλής προτεραιότητας από το γραμματοκιβώτιό σας χρησιμοποιώντας το στοιχείο Clutter, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στα μηνύματα που έχουν μεγαλύτερη σημασία.Το Office 365 παρακολουθεί τη συμπεριφορά του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου και μαθαίνει από αυτό, ώστε να γνωρίζει ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν σημασία ή δεν έχουν σημασία για εσάς. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καταλήγουν στο φάκελο Clutter εξακολουθούν να υπάρχουν για έλεγχο. δεν διαγράφονται. Μπορείτε επίσης να "διδάξετε" το σύστημα τις προτιμήσεις σας, μεταφέροντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω στα Εισερχόμενα αν καταλήξει στο φάκελο Clutter.

Το μεγάλο μέρος γι 'αυτό; Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα! Το ακαταστασία είναι ενεργοποιημένο αυτόματα, ώστε να μπορείτε να μετακινηθείτε προς την επόμενη άκρη.

Συγχρονίστε τα αρχεία σας

Ανεξάρτητα από το πώς είστε συνδεδεμένοι, θα συναντήσετε αναπόφευκτα μια κατάσταση όπου δεν έχετε πρόσβαση στο Internet. Ακριβώς επειδή δεν έχετε πρόσβαση δεν σημαίνει ότι η αποτελεσματικότητά σας πρέπει να μειωθεί.

Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στα έγγραφα OneDrive for Business ή SharePoint Online εκτός σύνδεσης και να τα συγχρονίζετε ξανά στον διακομιστή όταν έχετε σύνδεση στο Internet. Η εφαρμογή OneDrive for Business πρέπει να εγκατασταθεί ως μέρος του Office Pro Plus. Εάν δεν το βλέπετε, κάντε κλικ στο OneDrive από το πρόγραμμα εκκίνησης εφαρμογών στο Office 365, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχρονισμός από την επάνω πλοήγηση και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις υποδείξεις. Το ίδιο κουμπί είναι διαθέσιμο σε βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint Online.

Σκοτώστε το δέντρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εδώ είναι η κατάσταση: Έχετε μια αναφορά που οφείλεται σε τρεις ημέρες και χρειάζεστε εισροή από τους John, Jane, Mary και Peter. Στείλτε με email όλα αυτά ζητώντας εισροή. Ο John και η Jane απαντούν με την εισήγησή τους. Η Mary δεν είδε το email σας. Ο Πέτρος απαντά και αντιγράφει τη Μπεθ. Ο Beth απαντά αλλά ο David. Ο Ντέιβιντ απαντά σε όλους αλλά ξεχνά να συμπεριλάβει τη Μπεθ. Έχετε τελικά όλες τις πληροφορίες και είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε την αναφορά, αλλά η Μαρία, την τελευταία στιγμή, απαντά σε όλους, αλλά δεν εξετάζει την εισροή από τη Beth και τον David. Τώρα λοιπόν πρέπει να προσθέσετε τα σχόλιά της και να στείλετε ξανά τη νέα έκδοση για να τα εξετάσετε.

Αυτή η ιστορία μπορεί να συνεχιστεί έως ότου τα μαλλιά σας γκρίζαν από απογοήτευση, αλλά υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό: Σκοτώστε το δέντρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε το Yammer αντί.

Με τον Yammer, όλοι θα δουν τα σχόλια όλων. Εάν κάποιος νέος έρχεται μαζί, αυτό το άτομο θα δει τα σχόλια όλων. Έτσι λοιπόν. Δεν υπάρχουν περισσότερα δέντρα email.

Λάβετε μοντέρνα με τα συνημμένα σας

Στον παλιό κόσμο θα δουλέψετε πάνω σε ένα έγγραφο, θα το αποθηκεύσετε σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, θα δώσετε τα κατάλληλα δικαιώματα στη βιβλιοθήκη, θα πάρετε το σύνδεσμο για το έγγραφο, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στη συνέχεια στείλτε το σύνδεσμο σε αυτό το έγγραφο στους συναδέλφους σας, ώστε να μπορούν να συνεργάζονται μαζί σας.

Στον νέο κόσμο, τα σύγχρονα συνημμένα είναι το πράγμα. Εδώ είναι πώς λειτουργεί: Έχετε πυρκαγιά. Έχετε τέσσερα έγγραφα που μόλις ολοκληρώσατε και αποθηκεύσατε στο SharePoint ή το OneDrive. Μεταβείτε στο Outlook, δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσθέστε τους παραλήπτες. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επισύναψη αρχείου, θα δείτε μια λίστα με τα πιο πρόσφατα έγγραφα στα οποία εργάζεστε. Από τη λίστα, μπορείτε να επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε. Στη συνέχεια θυμάστε ότι ένας από τους παραλήπτες δεν έχει πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Κανένα πρόβλημα. Μπορείτε να παραχωρήσετε πρόσβαση στο αρχείο απευθείας από το Outlook στον παραλήπτη χωρίς να μεταβείτε πρώτα στο OneDrive ή το SharePoint.Πώς είναι αυτό για το μοντέρνο;