Που εργάζεστε με λίστες διανομής στο Outlook

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στη μονάδα επαφών του Outlook που περιλαμβάνει όνομα περισσότερων από ένα ατόμων για εκείνους τους χρόνους, όταν στέλνετε ένα μήνυμα σε πολλά άτομα ταυτόχρονα. Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε κατηγορίες στις λίστες διανομής σας (όπως μπορείτε με μεμονωμένες επαφές) και μπορείτε να στείλετε μια λίστα διανομής σε άλλα άτομα ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ίδια λίστα που κάνετε αν είναι χρησιμοποιώντας επίσης το Outlook.

Η δημιουργία μιας λίστας διανομής είναι ένα απλό θέμα δημιουργίας ενός ονόματος για τη λίστα σας και επιλογής από τη συλλογή των ονομάτων που έχετε αποθηκεύσει στο σύστημά σας. Μια λίστα διανομής δεν παρακολουθεί τους αριθμούς τηλεφώνου και τις διευθύνσεις αλληλογραφίας, απλώς διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στη μονάδα επαφών σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο -> Νέα -> Λίστα διανομής (ή πατήστε Ctrl + Shift + L).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λίστα διανομής.

2. Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να αντιστοιχίσετε στη λίστα διανομής.

Το όνομα που πληκτρολογείτε εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Όνομα.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή μελών.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή μελών, εμφανίζοντας μια λίστα με τα διαθέσιμα ονόματα στην αριστερή πλευρά και ένα κενό πλαίσιο στη δεξιά πλευρά.

4. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα κάθε ατόμου που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής.

Κάθε όνομα που κάνετε διπλό κλικ εμφανίζεται στη στήλη "Προσθήκη στη λίστα διανομής" στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου.

5. Όταν ολοκληρώσετε τη συλλογή ονομάτων, κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή μελών κλείνει.

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο (ή πατήστε Alt + S).

Το παράθυρο διαλόγου λίστας διανομής κλείνει και η λίστα διανομής εμφανίζεται στη λίστα επαφών σας.

Όταν δημιουργείτε μια λίστα διανομής, μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων που δεν περιλαμβάνονται στη λίστα επαφών σας ή σε οποιοδήποτε από τα άλλα βιβλία διευθύνσεων του Outlook. Για να προσθέσετε έναν τέτοιο outsider στη λίστα διανομής σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέου (αντί για Επιλογή μελών) στο Βήμα 4, παραπάνω. Καταχωρίστε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που θέλετε να προσθέσετε στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη νέων μελών, κάντε κλικ στο κουμπί OK και ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα με τον ίδιο τρόπο.

Επεξεργασία μιας λίστας διανομής

Οι άνθρωποι έρχονται και οι άνθρωποι πηγαίνουν σε λίστες διανομής, όπως κάνουν παντού. Ευτυχώς, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις λίστες. Απλά κάντε κλικ στο εικονίδιο Επαφές στο παράθυρο περιήγησης και κάντε διπλό κλικ στο όνομα μιας από τις λίστες διανομής σας (οι καταχωρήσεις που εμφανίζουν ένα εικονίδιο με δύο κεφαλίδες στα δεξιά των ονομάτων τους).Όταν ανοίγετε μια καταχώριση λίστας διανομής, βλέπετε την ίδια οθόνη που βλέπατε κατά την πρώτη δημιουργία της λίστας. Εδώ, έχετε κάποιες χρήσιμες επιλογές:

Για να καταργήσετε ένα μέλος της λίστας:

• Κάντε κλικ στο όνομα αυτό και κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση. Για να επιλέξετε ένα νέο μέλος από τα ονόματα που βρίσκονται ήδη στη λίστα επαφών σας ή στη λίστα παγκόσμιων διευθύνσεων:
• Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή μελών και ακολουθήστε την ίδια ρουτίνα που χρησιμοποιείτε όταν δημιουργείτε μια λίστα. Για να προσθέσετε ένα πρόσωπο του οποίου η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν περιλαμβάνεται σε κανένα από τα βιβλία διευθύνσεών σας:
• Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέου, συμπληρώστε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου και κάντε κλικ στο OK. Χρησιμοποιώντας μια λίστα διανομής

οι λίστες διανομής εμφανίζονται ως στοιχεία στη λίστα επαφών σας μαζί με τα ονόματα των ανθρώπων - έτσι (όπως μάλλον μαντέψετε) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα διανομής για να απευθυνθείτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως θα κάνατε με οποιονδήποτε Επικοινωνία. Δείτε πώς μπορείτε:

Μπορείτε να σύρετε την κάρτα για μια λίστα διανομής στα Εισερχόμενά σας για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα.

• Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομα της λίστας διανομής στη γραμμή Προς: ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να κάνετε κλικ στο κουμπί Έλεγχος ονομάτων στη γραμμή εργαλείων.
• Όταν το Outlook προσθέτει μια υπογράμμιση στο όνομα στο πλαίσιο Προς:, γνωρίζετε ότι το μήνυμά σας θα μεταβεί στα άτομα της λίστας διανομής σας.