Συμβουλές για την προετοιμασία μιας παρουσίασης του οικονομικού μοντέλου σας - ανδρείκελα

Γνωρίζετε το οικονομικό σας μοντέλο καλύτερα. Κανείς δεν είναι πιο εξειδικευμένος από ό, τι πρόκειται να μιλήσετε για το μοντέλο σας, έτσι μπορεί να σας ζητηθεί να γνωστοποιήσετε τα αποτελέσματα του οικονομικού μοντέλου ως επίσημη παρουσίαση στο διοικητικό συμβούλιο ή την ανώτερη διοίκηση. Πρέπει να αποφασίσετε πώς να κοινοποιήσετε τα ευρήματά σας με σαφή και συνοπτικό τρόπο. Είναι κατανοητό ότι πολλοί μοντελιστές με λεπτομέρεια βρίσκουν ότι η απόσταξη των 20MB οικονομικών μοντέλων που χρειάζονται εβδομάδες για να ενσωματωθούν σε μια παρουσίαση δέκα λεπτών είναι δύσκολη!

Αν απλά αντιγράφετε και επικολλάτε ένα γράφημα απευθείας στο Word ή στο PowerPoint, διατηρούνται οι συνδέσεις με τα υποκείμενα δεδομένα στο Excel. Αυτό είναι καλό αν σχεδιάζετε να κάνετε αλλαγές, αλλά μπορεί να κάνει το μέγεθος του αρχείου πολύ μεγάλο, και μπορεί επίσης να οδηγήσει στην ακούσια αποστολή εμπιστευτικών πληροφοριών που έχουν ενσωματωθεί ακούσια σε άλλο έγγραφο. Για να αποφύγετε αυτό, πρέπει να επικολλήσετε το γράφημα ως εικόνα. Αντιγράψτε το γράφημα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την επιλογή Επικόλληση ειδικού (Special Paste) στο έγγραφο προορισμού για να επικολλήσετε το γράφημα ως εικόνα ή JPG.

Σε αυτό το είδος περιβάλλοντος όπου πρέπει να μεταφέρετε πολλές πληροφορίες, έχοντας τους συνοπτικούς πίνακες ή διαγράμματα σε μια διαφάνεια του PowerPoint πίσω από εσάς ενώ μιλάτε θα είναι χρήσιμος. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αφαιρέσετε την εστία σας εάν είστε λίγο νευρικοί.

Το κοινό σας πιθανότατα δεν ενδιαφέρεται να δει τις λειτουργίες του μοντέλου (και δεν συνιστώ να παρουσιάζω αυτές τις εσωτερικές λειτουργίες εκτός αν το ζήτησα ειδικά), αλλά θα ήθελαν να δουν ζωντανά και μεταβαλλόμενα σενάρια. Εάν το μοντέλο έχει κατασκευαστεί σωστά, θα μπορείτε να κάνετε μία αλλαγή στις υποθέσεις εισαγωγής και το κοινό θα μπορεί να βλέπει σε πραγματικό χρόνο τα αποτελέσματα αυτών των μεταβαλλόμενων σεναρίων.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις πιθανές εισόδους εκ των προτέρων. Έχοντας ένα #REF! το σφάλμα κατά τη διάρκεια μιας ζωντανής ανάλυσης ευαισθησίας είναι ένας πραγματικός δολοφόνος εμπιστοσύνης και αξιοπιστίας.

Είτε παρουσιάζετε στο Excel είτε χρησιμοποιείτε διαφάνειες PowerPoint, φροντίστε να ακολουθήσετε αυτούς τους βασικούς κανόνες για την πραγματοποίηση οικονομικών παρουσιάσεων:

• Εμφανίζεται μόνο ένα μήνυμα-κλειδί κάθε φορά. Μη γεμίζετε την οθόνη πολύ λεπτομερώς ή προσπαθείτε να μεταφέρετε πάρα πολύ ταυτόχρονα.
• Χρησιμοποιήστε λευκό χώρο αντί γραμμών πλέγματος. Τα πλέγματα δημιουργούν ακαταστασία και όσο λιγότερο το τρυπικό φύλλο Excel σας παρουσιάζει την εμφάνισή σας τόσο το καλύτερο. Ίσως να αγαπάτε το Excel, αλλά πολλοί άνθρωποι στο ακροατήριο θα σβήσουν όταν βλέπουν τα πλέγματα, ώστε να φαίνονται περισσότερο σαν μια παρουσίαση και λιγότερο σαν το Excel.
• Δώστε τους μια λεπτομερέστερη αναφορά για να δείτε το μετά από την παρουσίαση. Εμφανίστε μόνο μια περίληψη υψηλού επιπέδου στην οθόνη.
• Βεβαιωθείτε ότι η γραμματοσειρά είναι αρκετά μεγάλη και καθαρή στον προβολέα. Δοκιμάστε το εκ των προτέρων αν μπορείτε. Μερικές φορές τα χρώματα φαίνονται ξεθωριασμένα, καθιστώντας δύσκολο το κείμενο να διαβαστεί όταν προβάλλεται.
• Εάν εμφανίζετε το ίδιο το μοντέλο στην οθόνη, αυξήστε το ζουμ στο Excel, ώστε το κοινό σας να βλέπει τους αριθμούς. Δοκιμάστε αυτό εκ των προτέρων και θυμηθείτε ότι θα μπορέσετε να εμφανίσετε μόνο ένα μικρό τμήμα της οθόνης με αυτόν τον τρόπο.
• Μην μεταβείτε στο Excel. Το κοινό σας δεν είναι εξοικειωμένο με το μοντέλο όπως εσείς. Χρειάζονται κάποιο χρόνο για να χωνέψουν αυτά που βλέπουν.
• Χρησιμοποιήστε διαγράμματα και γραφικά για να εμφανίσετε το μήνυμά σας αντί για κείμενο και αριθμούς.

Να είστε προετοιμασμένοι για ερωτήσεις σχετικά με την έξοδο, τις εισροές, τις παραδοχές ή τη λειτουργία του μοντέλου. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να υπερασπιστείτε τις υποθέσεις που έχετε χρησιμοποιήσει ή τον τρόπο με τον οποίο έχετε υπολογίσει κάτι. Η έξοδος του μοντέλου είναι μόνο τόσο καλή όσο οι υποθέσεις που έχουν εισέλθει σε αυτό, οπότε πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το κοινό δέχεται τις βασικές παραδοχές για να δεχτούν τα αποτελέσματα του μοντέλου.