Ρυθμίσεις ροής εργασίας στο SharePoint 2010

Μια ροή εργασίας είναι μια αυτοματοποιημένη έκδοση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. ήταν και εξακολουθεί να είναι ένα από τα μεγάλα buzzes γύρω από το SharePoint 2010. Μπορείτε να συσχετίσετε ροές εργασίας του SharePoint με στοιχεία και έγγραφα, ώστε το SharePoint να στέλνει ειδοποιήσεις ή να ζητά από τους χρήστες να συμπληρώσουν φόρμες όταν ορισμένες συνθήκες στη διαδικασία είναι TRUE ή όταν το στοιχείο ή το έγγραφο φτάνει σε ένα συγκεκριμένο βήμα στη διαδικασία.

Τουλάχιστον, ο ιστότοπος της ομάδας σας θα πρέπει να έχει τη ροή εργασίας τριών καταστάσεων, , η οποία σας επιτρέπει να ενεργοποιείτε ενέργειες όταν αλλάζει η κατάσταση ενός στοιχείου. Η πιο προφανής χρήση της ροής εργασίας τριών καταστάσεων είναι μια λίστα παρακολούθησης εκδόσεων. Τα θέματα έχουν αυτόματα τρεις καταστάσεις - Ενεργό, Επιλυμένο και Κλειστό.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών καταστάσεων για να εκχωρήσετε μια εργασία στο SharePoint σε έναν επιλεγμένο χρήστη όταν η κατάσταση του ζητήματος αλλάξει από την επιλογή Active σε επιλυμένη.

Εάν η εταιρεία σας σας έχει χορηγήσει υψηλότερη άδεια χρήσης, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διάφορες ροές εργασιών έγκρισης που προορίζονται για τη διαχείριση της έγκρισης εγγράφων.

Το SharePoint Designer 2010 περιλαμβάνει έναν ισχυρό σχεδιαστή ροής εργασιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας. Ελέγξτε έξω τον σχεδιαστή ροής εργασίας, εάν υπάρχει κάτι αυτοματοποιημένο από απόσταση που θέλετε να κάνετε γύρω από στοιχεία λίστας ή έγγραφα σε βιβλιοθήκη. Σε αντίθεση με τις προηγούμενες εκδόσεις του SharePoint Designer, οι προσαρμοσμένες ροές εργασίας που δημιουργείτε στο SharePoint Designer 2010 είναι επαναχρησιμοποιήσιμες σε ολόκληρο τον ιστότοπό σας.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να διαμορφώσετε τη βιβλιοθήκη ή τη λίστα σας για να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας:

1. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις ροής εργασίας στο πλαίσιο Δικαιώματα και διαχείριση.

   Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν την εντολή χρησιμοποιώντας την καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη της Κορδέλας.

   Εάν δεν έχουν εκχωρηθεί ροές εργασίας σε αυτήν τη λίστα, βλέπετε τη φόρμα "Προσθήκη ροής εργασίας". Αυτή η φόρμα έχει πέντε ενότητες: Ροή εργασιών, Όνομα, Λίστα εργασιών, Λίστα ιστορικού και Επιλογές εκκίνησης.

   Σε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Προσθέστε μια ροή εργασίας" για να προσθέσετε μια νέα ροή εργασιών στη βιβλιοθήκη σας.

2. Επιλέξτε ένα πρότυπο ροής εργασίας.

3. Ανάλογα με την άδεια χρήσης που έχει δώσει η εταιρεία σας για το SharePoint, θα καθορίσετε πόσα πρότυπα ροής εργασίας έχετε στη διάθεσή σας. Μπορείτε να δείτε μια σύντομη περιγραφή καθεμιά, καθώς επισημάνατε αυτήν την επιλογή:

   Διάθεση

   • έγκριση : Διαχειρίζεται τη λήξη εγγράφου και τη διατήρηση, επιτρέποντας στους συμμετέχοντες να αποφασίσουν εάν θα διατηρήσουν ή θα διαγράψουν έγγραφα που έχουν λήξει. Τρεις

   • -s tate: Χρησιμοποιήστε αυτή τη ροή εργασίας για να παρακολουθείτε τα στοιχεία μιας λίστας. Συλλογή

   • s άγνοια: Συγκεντρώνει ψηφιακές υπογραφές που απαιτούνται για το έγγραφό σας του Microsoft Office. Έγκριση:

   • Διαδρομές ενός εγγράφου προς έγκριση. Οι εγκριτές μπορούν να εγκρίνουν ή να απορρίψουν το έγγραφο, να αναθέσουν εκ νέου την εργασία έγκρισης ή να ζητήσουν αλλαγές στο έγγραφο. Συλλογή

   • f eedback: Διαδρομές για έλεγχο εγγράφου. Οι αναθεωρητές μπορούν να παρέχουν ανατροφοδότηση, η οποία συντάσσεται και αποστέλλεται στον κάτοχο του εγγράφου όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασίας. Πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας στο πλαίσιο κειμένου Όνομα.

4. Για να ονομάσετε τη ροή εργασίας σας, προσέξτε να μην το ονομάσετε κάτι παρόμοιο με τα πρότυπα (όπως

   

   συλλογή υπογραφών ), για να αποφύγετε τη σύγχυση μεταξύ της ροής εργασίας σας και ενός προτύπου. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες ροές εργασίας θέλετε για μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, λέτε ότι έχετε δύο τύπους διαδικασιών έγκρισης - μια σύντομη διαδικασία και μια μακρύτερη διαδικασία. Απλά προχωρήστε δύο φορές στη διαδικασία "Προσθέστε μια ροή εργασιών" και επιλέξτε διαφορετικές επιλογές διαμόρφωσης για να καλύψετε τις ανάγκες σας.

   Επιλέξτε μια λίστα εργασιών που θα χρησιμοποιηθεί από τη ροή εργασίας επιλέγοντας μια επιλογή Επιλογή μιας λίστας εργασιών.

5. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να δημιουργήσετε ένα νέο σύστημα επιλέγοντας Νέα λίστα εργασιών.

   Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για τη ροή εργασιών από τις επιλογές επιλογής μιας λίστας ιστορικού.

6. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να ζητήσετε τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού.

   Επιλέξτε τις επιλογές εκκίνησης ενεργοποιώντας ένα ή περισσότερα πλαίσια ελέγχου.

7. Ανάλογα με το πρότυπο ροής εργασίας που επιλέξατε, ενδέχεται να είναι ενεργοποιημένες μόνο ορισμένες επιλογές εκκίνησης. Γενικά, είναι καλή ιδέα να επιτρέψετε τη ροή εργασίας να ξεκινήσει με το χέρι, παρόλο που μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε αυτόματα τη ροή εργασίας όταν δημιουργείται ή αλλάζει ένα στοιχείο.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Δεν έχετε ολοκληρώσει ακόμα! Εμφανίζεται μια νέα σελίδα επιλογών.

   Ανάλογα με τον τύπο της ροής εργασιών που επιλέγετε, έχετε διάφορες επιλογές για να επιλέξετε, συμπεριλαμβανομένου του ποιος πηγαίνει η ροή εργασίας, αν οι ενέργειες συμβαίνουν σε σειριακή ή παράλληλη, ποια είναι η προθεσμία για τις ενέργειες και τι συμβαίνει με τη ροή εργασίας εάν κάποιος απορρίπτει το έγγραφο ή το στοιχείο αλλάζει.

   Έχουν πραγματοποιηθεί αρκετές βελτιώσεις στις ροές εργασίας του 2010, μεταξύ των οποίων είναι διαθέσιμοι περισσότεροι από ένας τύποι σκηνών (παράλληλοι, σειριακοί).

   Κάντε κλικ στο OK ή στο Cancel.

9. Εάν κάνετε κλικ στο OK, εφαρμόζονται οι ρυθμίσεις σας.