Ρυθμίσεις εκδόσεων στο SharePoint 2010

Η περιοχή "Ρυθμίσεις έκδοσης" στο SharePoint 2010 περιέχει πιθανώς μερικές από τις πιο περιζήτητες ρυθμίσεις σε οποιαδήποτε βιβλιοθήκη ή λίστα. Οι ρυθμίσεις έκδοσης εκδόσεων καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος των επιλογών διαχείρισης εγγράφων ή διαχείρισης περιεχομένου. Έτσι, το νέο σας μάντρα διαχείρισης εγγράφων / περιεχομένου είναι έγκριση, έκδοση έκδοσης, και check out. Από προεπιλογή, οι ρυθμίσεις απαίτησης έγκρισης, έκδοσης ή ελέγχου είναι όχι ενεργοποιημένες σε έναν ιστότοπο ομάδας.

Εάν θέλετε να έχετε ενεργοποιημένες αυτές τις επιλογές όταν οι διαμορφωμένοι ιστότοποι έχουν ρυθμιστεί, εξετάστε αν χρησιμοποιείτε έναν ιστότοπο δημοσίευσης.

Πριν επιλέξετε αυτές τις επιλογές, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες της ομάδας σας. Εάν τα έγγραφα ελέγχονται διεξοδικά και εγκρίνονται εκτός της διαδικασίας SharePoint, ενδέχεται να μην θέλετε ή να χρειαστείτε τις ρυθμίσεις έγκρισης ή την εφαρμογή Check out. Αν τα έγγραφά σας είναι εικόνες, μπορείτε ή δεν θέλετε να εφαρμόσετε την έκδοση έκδοσης, εάν οι εκδόσεις δεν σας ενδιαφέρουν και δεν θα χρειαστεί να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση.

Εξετάστε τη χρήση πολλαπλών βιβλιοθηκών εγγράφων και εφαρμόστε διαφορετικές ρυθμίσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Για παράδειγμα, αν έχετε 100 έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη και χρειάζεστε πραγματικά έκδοση και έγκριση μόνο σε 5 από αυτά τα έγγραφα, ίσως μπορούν να τοποθετηθούν σε βιβλιοθήκη με επιπλέον διαμόρφωση.

Η έκδοση μπορεί να είναι μία από τις πιο παρεξηγημένες δυνατότητες της διαχείρισης εγγράφων του SharePoint. Η έκδοση έκδοσης είναι ένας χρήσιμος μηχανισμός προστασίας, επειδή μπορείτε να επανέλθετε σε προηγούμενη έκδοση του εγγράφου, αν είναι απαραίτητο.

Οι εκδόσεις στο SharePoint είναι αντίγραφα του ίδιου εγγράφου σε διαφορετικά χρονικά διαστήματα κατά την επεξεργασία. Αν χρειάζεστε χρήστες να βλέπουν διαφορετικές εκδόσεις ενός εγγράφου, ίσως για να επιλέξετε μεταξύ των δύο, θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια ονομασία στο όνομα (όπως το v1. 0 στο προηγούμενο παράδειγμα) ή μια πρόσθετη στήλη μεταδεδομένων.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εφαρμόσετε ή να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις έκδοσης:

1. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις έκδοσης στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης / λίστας.

   Οι ενότητες της σελίδας Ρυθμίσεις εκδόσεων περιλαμβάνουν την έγκριση περιεχομένου, το ιστορικό εκδόσεων εγγράφων, την ασφάλεια του στοιχείου και την απαίτηση ελέγχου (μόνο βιβλιοθήκες).

2. Επιλέξτε εάν θέλετε να απαιτείται έγκριση στοιχείου στην ενότητα "Έγκριση περιεχομένου" επιλέγοντας το κουμπί επιλογής "Ναι" ή "Όχι".

   Εάν έχετε επιλέξει "Ναι" απαντώντας στην "Απαίτηση έγκρισης περιεχομένου για τα στοιχεία που υποβάλλονται", τότε τα άτομα με δικαιώματα "Έγκριση τεμαχίων" μπορούν πάντοτε να βλέπουν τα στοιχεία draft.

   Τα στοιχεία που δεν έχουν εγκριθεί ακόμα δεν είναι ορατά από τα μέλη του ιστότοπου ή τους επισκέπτες.Μπορείτε να ορίσετε ποιος θέλετε να προβάλετε τα σχέδια στην ενότητα Σχέδιο ασφάλειας αντικειμένων.

3. Στην ενότητα "Ιστορικό εκδόσεων εγγράφων", επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής για να δηλώσετε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Έκδοση", "Δημιουργία σημαντικών εκδόσεων", "Δημιουργία εκδόσεων μεγάλης και μικρότερης εκτύπωσης" και (προαιρετικά) και εισαγάγετε έναν αριθμό.

   Η προεπιλογή για μια λίστα / βιβλιοθήκη δεν είναι Έκδοση. Μπορείτε να επιλέξετε Σημαντικές Εκδόσεις (1. 0, 2. 0. 3. 0 κ.ο.κ.) ή Σημαντικές και Μικρές Εκδόσεις (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0 και ούτω καθεξής). Επιλέγοντας μία από τις δύο τελευταίες επιλογές, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο για τον αριθμό των εκδόσεων κάθε τύπου, εισάγοντας έναν αριθμό μέχρι 10 000.

4. Επιλέξτε ποιος μπορεί να δει τα στοιχεία draft, επιλέγοντας ένα κουμπί Σχέδιο Τμήμα Ασφάλειας στοιχείου.

   Αυτή η ενότητα είναι απενεργοποιημένη εκτός αν επιτρέπετε μικρές (πρόχειρες) εκδόσεις των εγγράφων ή στοιχείων της λίστας σας. Ακολουθούν οι τρεις επιλογές για το ποιος μπορεί να δει τα στοιχεία draft - Κάθε χρήστης που μπορεί να διαβάσει τα στοιχεία, μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν τα στοιχεία ή μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν (και ο συντάκτης).

5. Προσδιορίστε αν θα χρειαστεί να κάνετε check out για χρήστες που επεξεργάζονται έγγραφα επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Ναι ή Όχι.

   Παρόλο που μπορεί μερικές φορές να είναι μια ταλαιπωρία, που απαιτεί check out είναι ένας άλλος καλός μηχανισμός ασφάλειας που εξασφαλίζει ότι οι άλλοι χρήστες δεν βλέπουν ένα έγγραφο στα μέσα της τροποποίησης ή έχουν πολλαπλούς χρήστες να επεξεργάζονται ταυτόχρονα (η τελευταία αποθήκευση κερδίζει).

   Σκεφτείτε να προσθέσετε τη στήλη "Έλεγχος εξόδου σε" στις προβολές σας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να δουν γρήγορα ποιος έχει ελεγχθεί ένα στοιχείο.

6. Κάντε κλικ στο OK ή στο Cancel.

   Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, εφαρμόζονται οι ρυθμίσεις Versioning. Πήγαινε να τα δοκιμάσεις!