Χρησιμοποιώντας Ρυθμίσεις έκδοσης σε SharePoint 2016 - dummies

Η περιοχή ρυθμίσεων εκδόσεων στο SharePoint 2016 περιέχει μερικές από τις πιο περιζήτητες ρυθμίσεις σε οποιαδήποτε εφαρμογή. Οι ρυθμίσεις έκδοσης εκδόσεων καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος των επιλογών διαχείρισης εγγράφων ή διαχείρισης περιεχομένου. Έτσι, το νέο σας μάντρα για τη διαχείριση εγγράφων / περιεχομένου είναι έγκριση, εκδόσεις, και check out. Μπορείτε να το πείτε στον ύπνο σας. Από προεπιλογή, οι ρυθμίσεις Approval, Versioning ή Check Out Requirements είναι και όχι ενεργοποιημένες σε έναν ιστότοπο ομάδας.

Η εκδοχή του λόγου είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή είναι ότι καταλαμβάνει μεγάλο χώρο στη βάση δεδομένων. Κάθε φορά που δημιουργείται μια νέα έκδοση, η βάση δεδομένων μεγαλώνει. Ωστόσο, η έκδοση είναι σημαντική για κάθε πραγματική δουλειά, επομένως συνιστάται να την ενεργοποιήσετε.

Εάν θέλετε να έχουν ενεργοποιημένες αυτές οι επιλογές όταν οι ιστότοποί σας έχουν ρυθμιστεί, χρησιμοποιήστε έναν ιστότοπο δημοσίευσης.

Πριν επιλέξετε αυτές τις επιλογές, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες της ομάδας σας. Εάν τα έγγραφα ελέγχονται διεξοδικά και εγκρίνονται εκτός της διαδικασίας SharePoint, ενδέχεται να μην θέλετε ή να χρειαστείτε τις ρυθμίσεις έγκρισης ή την εφαρμογή Check out. Αν τα έγγραφά σας είναι εικόνες, μπορείτε ή δεν θέλετε να εφαρμόσετε την έκδοση έκδοσης, εάν οι εκδόσεις δεν σας ενδιαφέρουν και δεν θα χρειαστεί να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση.

Εξετάστε τη χρήση πολλαπλών εφαρμογών Βιβλιοθήκης εγγράφων και εφαρμόστε διαφορετικές ρυθμίσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Για παράδειγμα, εάν έχετε 100 έγγραφα σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη και χρειάζεστε πραγματικά έκδοση και έγκριση μόνο σε 5 από αυτά τα έγγραφα, ίσως να τοποθετηθούν σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκης με επιπλέον διαμόρφωση.

Η έκδοση μπορεί να είναι μία από τις πιο παρεξηγημένες δυνατότητες της διαχείρισης εγγράφων του SharePoint. Η έκδοση έκδοσης είναι ένας χρήσιμος μηχανισμός προστασίας, επειδή μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση του εγγράφου, εάν είναι απαραίτητο. Οι εκδόσεις στο SharePoint είναι αντίγραφα του ίδιου εγγράφου σε διαφορετικά διαστήματα κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας.

Μπορεί να θέλετε να προσθέσετε τη στήλη "Εκδόσεις" στις προβολές σας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να δουν γρήγορα την έκδοση του εγγράφου. Διαφορετικά, καταλήγετε με τους χρήστες να προσθέτουν πληροφορίες έκδοσης στο όνομα ή τον τίτλο του εγγράφου, όπως το Employee Handbook v1. 0, Εγχειρίδιο εργαζόμενου v2. 0 ή αυτή, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-υπογεγραμμένο-OFF-FINAL_FINAL.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εφαρμόσετε ή να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις έκδοσης:

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις έκδοσης στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

Οι ενότητες της σελίδας Ρυθμίσεις εκδόσεων περιλαμβάνουν την έγκριση περιεχομένου, το ιστορικό εκδόσεων εγγράφων, την ασφάλεια στοιχείων αντικειμένων και την απαίτηση έκδοσης ελέγχου (μόνο εφαρμογές βιβλιοθήκης).
Έπειτα πρέπει να επιλέξετε αν θέλετε να ζητήσετε έγκριση περιεχομένου για τα στοιχεία που έχετε υποβάλει. Κάνετε αυτήν την επιλογή επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Ναι ή Όχι στη σελίδα Ρυθμίσεις εκδόσεων (πρόσβαση στο βήμα 1).

Αν επιλέξατε "Ναι" απαντώντας στην επιλογή "Υποβολή αιτήματος για έγκριση περιεχομένου για υποβληθέντα στοιχεία";, τα άτομα με τα δικαιώματα "Έγκριση τεμαχίων" μπορούν πάντα να βλέπουν τα στοιχεία draft.

Τα αντικείμενα που δεν έχουν εγκριθεί ακόμη (δηλαδή είναι εκδόσεις σχεδίων) δεν είναι ορατά από τα μέλη του ιστότοπου ή τους επισκέπτες. Μπορείτε να ορίσετε ποιος θέλετε να προβάλετε τα σχέδια στην ενότητα Σχέδιο ασφάλειας αντικειμένων.
Στην ενότητα "Ιστορικό εκδόσεων εγγράφων", επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής για να δηλώσετε εάν θα χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Έκδοση", "Δημιουργία σημαντικών εκδόσεων", "Δημιουργία εκδόσεων μεγάλων και δευτερευόντων", ή (προαιρετικά).

Η προεπιλογή για μια εφαρμογή λίστας ή βιβλιοθήκης είναι Όχι Έκδοση. Μπορείτε να επιλέξετε σημαντικές εκδόσεις (1. 0, 2. 0., 3. 0 κ.ο.κ.) ή βασικές και δευτερεύουσες εκδόσεις (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0 και ούτω καθεξής). Επιλέγοντας μία από τις δύο τελευταίες επιλογές, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο για τον αριθμό των εκδόσεων κάθε τύπου, εισάγοντας έναν αριθμό μέχρι 10 000.
Επιλέξτε ποιος μπορεί να δει τα στοιχεία draft, επιλέγοντας ένα κουμπί Σχέδιο Τμήμα Ασφάλειας στοιχείου.

Αυτή η ενότητα είναι απενεργοποιημένη εκτός αν επιτρέπετε μικρές εκδόσεις (draft) ή απαιτείτε έγκριση περιεχομένου για τα έγγραφά σας ή τα στοιχεία της λίστας. Ακολουθούν οι τρεις επιλογές για το ποιος μπορεί να δει τα στοιχεία draft - Κάθε χρήστης που μπορεί να διαβάσει τα στοιχεία, μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν τα στοιχεία ή μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν (και ο συντάκτης).
Προσδιορίστε αν θα χρειαστεί να κάνετε check out για χρήστες που επεξεργάζονται έγγραφα επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Ναι ή Όχι.

Παρόλο που μπορεί μερικές φορές να είναι μια ταλαιπωρία που απαιτεί check out είναι ένας άλλος καλός μηχανισμός ασφαλείας που εξασφαλίζει ότι οι άλλοι χρήστες δεν βλέπουν ένα έγγραφο στα μέσα της τροποποίησης ή έχουν πολλαπλούς χρήστες να επεξεργάζονται ταυτόχρονα (τελευταία κερδίζει κερδίζει).

Σκεφτείτε να προσθέσετε τη στήλη "Έλεγχος εξόδου σε" στις προβολές σας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να δουν γρήγορα ποιος έχει ελεγχθεί ένα στοιχείο.
Κάντε κλικ στο OK ή στο Cancel.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, εφαρμόζονται οι ρυθμίσεις Versioning. Πήγαινε να τα δοκιμάσεις!

Κατά την προβολή εγγράφων σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη, μπορείτε να κάνετε κλικ στην ελλείψη για να δείτε ένα μενού συμφραζομένων. Αυτό το μενού επιτρέπει στον συντάκτη ενός εγγράφου να ελέγξει / εξακριβώσει το έγγραφο, να εγκρίνει, να εκκινήσει μια ροή εργασίας κ.ο.κ. Επειδή το μενού είναι συμφραζόμενα, αν η έγκριση δεν έχει οριστεί στη βιβλιοθήκη ή στη λίστα, για παράδειγμα, το Approve δεν εμφανίζεται στο μενού. Αν ένα έγγραφο έχει τεθεί εκτός λειτουργίας, εμφανίζεται η επιλογή Απόρριψη ελέγχου.

Το μενού περιβάλλοντος ενός εγγράφου.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα μέλη της ομάδας περιηγούνται στον ιστότοπο χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης για να δουλεύουν με εφαρμογές λίστας. Ωστόσο, σκεφτείτε πώς αλληλεπιδρά η ομάδα σας με τα έγγραφα. Μπορεί να πλοηγούνται σε μια εφαρμογή χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης, αλλά μπορεί επίσης να συνδέουν από έναν σελιδοδείκτη ή να ανοίξουν το έγγραφο απευθείας από την εφαρμογή επεξεργασίας (όπως το Word, το Excel ή το PowerPoint). Αν και οι τρέχουσες εκδόσεις του Office υποστηρίζουν και αλληλεπιδρούν με τις ρυθμίσεις εφαρμογής της βιβλιοθήκης SharePoint, οι χρήστες ενδέχεται να μην γνωρίζουν πού να βρουν αυτές τις εντολές.

Αποφύγετε την απογοήτευση κάνοντας λίγο χρόνο για να ελέγξετε τις ρυθμίσεις και τις επιλογές με την ομάδα σας. Η εκπαίδευση σε αυτές τις επιλογές διαχείρισης εγγράφων είναι μία από τις πρώτες συστάσεις για επιτυχία συνεργασίας του SharePoint, ειδικά για ομάδες με πολλά μέλη ή συνεργάτες.