Χρησιμοποιώντας το Outlook 2003 για την παρακολούθηση του ιστορικού πελατών - ανδρείκελα

Ορισμένοι πωλητές δεν είναι πάντα οργανωμένοι και μερικές φορές ξοδεύουν πολύ χρόνο ψάχνοντας για μια πρόταση ή προσπαθώντας να θυμηθούν την ημερομηνία και το θέμα της τελευταίας τηλεφωνικής κλήσης. BCM), μπορείτε να συνδέσετε όλες τις ενέργειές σας με έναν συγκεκριμένο πελάτη και να έχετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες από την εγγραφή επαφών (BCM έκδοση 2. 0 είναι ένα δωρεάν πρόσθετο στο Outlook 2003 στις εκδόσεις του Office Professional και Small Business.) >

Η σελίδα Δραστηριότητες επαφών του Outlook μπορεί να σας δείξει όλες τις ενέργειες που σχετίζονται με μια επαφή. Μπορείτε να συνδέσετε οποιοδήποτε έγγραφο, εργασία, ραντεβού ή ημερολόγιο τηλεφώνου συνάντησης στους πελάτες σας και να τα διαβάσετε με ένα κλικ.

1. Με την επαφή του πελάτη σας να είναι ανοιχτή, επιλέξτε Ενέργειες, Σύνδεσμος, Αρχείο

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου

2. Επιλέξτε το αρχείο σας, όπως η πρόταση της Mary 321. >

Εκτός από τη σύνδεση εξωτερικών αρχείων και εγγράφων σε εσάς r, μπορείτε επίσης να συνδέσετε τις συναντήσεις του Outlook, τις Εργασίες, τις καταχωρήσεις περιοδικών τηλεφώνου και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (τα οποία αποστέλλονται και λαμβάνονται) και στη συνέχεια να τα διαβάσετε σε μία λίστα.

1. Με την επαφή του πελάτη σας να είναι ανοιχτή, επιλέξτε Ενέργειες, Σύνδεσμος, Αρχείο.

Εμφανίζεται το πλαίσιο Σύνδεση στοιχείων προς επικοινωνία.

2. Επιλέξτε ένα φάκελο, όπως οι Εργασίες.

3. Επιλέξτε μια εργασία από τη λίστα "Εργασίες".

4. Κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή.

Το στοιχείο συνδέεται με την επαφή με τον πελάτη σας.

Αυτοματοποίηση των συνδέσεων με τις επαφές σας

Η σύνδεση κάθε στοιχείου με την επαφή σας με το χέρι είναι κουραστική και μπορεί να προσθέσει εκατοντάδες εβδομαδιαίες ενέργειες στην εργασία σας, καθιστώντας σας χαθεί περισσότερο από την υπομονή σας. Μπορεί να ξεχάσετε να συνδέσετε αντικείμενα ή να χάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις εργασίες και τις συναντήσεις που σχετίζονται με τους πελάτες σας. Ευτυχώς, το Outlook μπορεί να συνδέσει αυτόματα τα στοιχεία που σχετίζονται με την επαφή σας με τον ακόλουθο τρόπο:

1. Επιλέξτε Εργαλεία, Επιλογές.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές ημερ.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικών.

3. Επιλέξτε τα στοιχεία που θα συνδεθούν στο πλαίσιο λίστας Αυτόματη καταγραφή αυτών των στοιχείων, συμπεριλαμβανομένων των συναντήσεων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Εργασίες και άλλες ενέργειες.

4. Επιλέξτε τις επαφές που θα συνδεθούν από το πλαίσιο λίστας Για αυτές τις επαφές.

5. Στην περιοχή Double-Clicking A Entry Entry, επιλέξτε την επιλογή που ονομάζεται "Ανοίγει το στοιχείο στο οποίο αναφέρεται η εγγραφή".

Το περιοδικό έχει μια ευρύτερη εφαρμογή από την απλή σύνδεση αντικειμένων του Outlook με μια επαφή. Το περιοδικό μπορεί επίσης να μετρήσει το χρόνο που αφιερώνετε σε ένα έγγραφο ή να παρουσιάσετε τα έγγραφά σας σε ένα χρονοδιάγραμμα, το οποίο δείχνει κάθε μία από την ημερομηνία που χρησιμοποιήθηκε.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όλα τα στοιχεία του Outlook που σχετίζονται με τις επαφές σας συνδέονται τώρα.

Ανάγνωση του ιστορικού πελατών

Η αναζήτηση αρχείων πελατών στους φακέλους του υπολογιστή σας μπορεί να είναι κουραστική. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Word σε ένα μέρος, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε άλλο και την ημερομηνία της τελευταίας σας συνάντησης στο Ημερολόγιο. Ωστόσο, μπορείτε να έχετε όλες αυτές τις πληροφορίες οργανωμένες για εσάς, ανοίγοντας μόνο μία σελίδα, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχετε χάσει χρόνο για την αναζήτηση των πληροφοριών.

Για να διαβάσετε το ιστορικό πελατών σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Με την επαφή ανοικτή, κάντε κλικ στην καρτέλα Δραστηριότητες.

Εμφανίζεται η σελίδα "Δραστηριότητες". Όταν το πλαίσιο Εμφάνιση λίστας αναφέρει όλα τα στοιχεία, αναφέρονται όλες οι δραστηριότητές σας που σχετίζονται με την ανοικτή επαφή.

2. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε στοιχείο της λίστας για να ανοίξετε το συνδεδεμένο έγγραφο ή το στοιχείο του Outlook.

Οι πληροφορίες εμφανίζονται χωρίς να χρειάζεται να το αναζητήσετε.