Μεταφόρτωση εγγράφων σε φακέλους με SharePoint 2010 - dummies

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φακέλους μέσα στις βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint 2010 ως μέσο για την οργάνωση των εγγράφων σας. Έτσι, ίσως έχετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων και έχετε ένα υποσύνολο αρχείων που θα πρέπει να δουν μόνο οι επόπτες. Μπορείτε να βάλετε τα αρχεία αυτά σε ξεχωριστή βιβλιοθήκη εγγράφων και να ορίσετε τα δικαιώματα σε αυτήν τη βιβλιοθήκη.

Αλλά λέτε ότι έχετε ήδη δημιουργήσει μια βιβλιοθήκη όπως σας αρέσει και φαίνεται ανόητο να δημιουργήσετε ένα άλλο. Αντ 'αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φάκελο για να διαχωρίσετε τα αρχεία που έχουν περιοριστεί από τα υπόλοιπα αρχεία στη βιβλιοθήκη.

Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο μέσα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων:

1. Περιηγηθείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου θέλετε να δημιουργήσετε το φάκελο.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο φάκελο στην καρτέλα "Έγγραφα" της κορδέλας SharePoint.

   Εμφανίζεται το παράθυρο Νέο φάκελο. Εάν δεν εμφανίζεται το κουμπί Νέο φάκελο, οι φάκελοι απενεργοποιούνται για τη βιβλιοθήκη. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Σύνθετες ρυθμίσεις στις Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τους φακέλους στη βιβλιοθήκη σας.

3. Πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου στο πεδίο Όνομα και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

   Ο φάκελος εμφανίζεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Για να ανεβάσετε αρχεία στο φάκελο:

1. Κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου για να περιηγηθείτε μέσα σε αυτό και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή εγγράφου στην καρτέλα Έγγραφο της Κορδέλας.

   Εμφανίζεται το παράθυρο "Αποστολή εγγράφου".

2. Περιηγηθείτε στο έγγραφο που θέλετε να μεταφορτώσετε στο φάκελο.

3. Βεβαιωθείτε ότι στο πεδίο Φάκελος εμφανίζεται ο φάκελος στον οποίο θέλετε να φορτώσετε το έγγραφο.

   Εάν ο φάκελος είναι εσφαλμένος, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή φακέλου για να επιλέξετε τον σωστό φάκελο.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ανεβάσετε το έγγραφό σας στο φάκελο.

   

Μπορείτε να εργαστείτε με φακέλους με τον ίδιο τρόπο που εργάζεστε με έγγραφα. Δηλαδή, οι κανόνες για την εργασία με τις ιδιότητες και η Κορδέλα ισχύουν και για τους φακέλους.

Για να περιορίσετε την πρόσβαση στο φάκελο σας, έτσι ώστε να έχουν πρόσβαση μόνο συγκεκριμένες ομάδες:

1. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στο όνομα του φακέλου και επιλέξτε Διαχείριση δικαιωμάτων.

   Εμφανίζεται η σελίδα Δικαιώματα.

   

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή κληροδοτήσεων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου που σας προειδοποιεί ότι δημιουργείτε μοναδικά δικαιώματα για αυτόν τον φάκελο.

3. Ορίστε τα επιθυμητά δικαιώματα για το φάκελο.