Δέκα πράγματα που δεν μπορείτε να κάνετε με Outlook - ανδρείκελα

Χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά για να μάθετε κάτι που μπορεί να κάνει ένα πρόγραμμα και μπορείτε να περάσετε όλη την ημέρα προσπαθώντας να καταλάβετε κάτι που το πρόγραμμα δεν μπορεί να κάνει .

Λάβετε υπόψη ότι το Outlook δεν μπορεί να κάνει αυτά τα δέκα πράγματα όταν το αποκτήσετε για πρώτη φορά. Επειδή μπορείτε να επαναπρογραμματίσετε το Outlook με τη Visual Basic, ωστόσο, ένα έξυπνο άτομο θα μπορούσε να κάνει το Outlook να κάνει πολλά από αυτά τα πράγματα δημιουργώντας μακροεντολές συντομεύσεων (που είναι πέρα ​​από το πεδίο εφαρμογής αυτού του βιβλίου).

Φάκελοι προσαρμοσμένης ταξινόμησης

Οι πιο οργανωμένοι άνθρωποι γίνονται ακόμα πιο οργανωμένοι όταν χρησιμοποιούν το Outlook. Συχνά θέλουν να αρχειοθετούν κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο στον σωστό φάκελο. Επίσης, επιθυμούν να ταξινομήσουν τους φακέλους τους με πολύ συγκεκριμένη, εξαιρετικά αποτελεσματική σειρά, η οποία δεν είναι πάντα αλφαβητική. Δυστυχώς, η λίστα φακέλων του Outlook ταξινομείται αυτόματα αλφαβητικά, χωρίς εξαιρέσεις. Αυτό οδηγεί νιτσίκερς, αλλά δεν υπάρχει καμία αλλαγή.

Επιστροφή στα παλιά μενού

Πολλοί άνθρωποι προτιμούν την Κορδέλα καλύτερα από το παλιό σύστημα μενού του Outlook. Είναι μεγαλύτερο και πιο πολύχρωμο, χωρίς αμφιβολία. Αλλά εάν μάθατε να χρησιμοποιείτε υπολογιστές κατά τη διάρκεια της ακμής των μενού και των γραμμών εργαλείων, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στα παλιά, οικεία μενού. Δυστυχώς, η Κορδέλα το έχει τυλίξει για τώρα.

Εισάγετε έναν αριθμό τηλεφώνου στο Ημερολόγιό σας

Όταν εισάγετε μια συνάντηση, θα ήταν ωραίο αν το Outlook μπορούσε να αναζητήσει τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου που συναντάτε και να εισάγετε τον αριθμό στην εγγραφή ραντεβού. Πολλά smartphones μπορούν να το κάνουν αυτό μέσα από μια δυνατότητα αναζήτησης διευθύνσεων, αλλά δεν μπορείτε να πάρετε το Outlook να ακολουθήσει το παράδειγμά του. Ισως κάποια άλλη φορά.

Ανοίξτε ένα μήνυμα από το παράθυρο ανάγνωσης

Εάν είστε όπως πολλοί άνθρωποι, η λίστα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποθηκεύετε στο Outlook χρησιμεύει ως ιστορικό αρχείο όλων όσων κάνετε.

Ίσως μετακινηθείτε από καιρό σε καιρό μέσα από τα μηνύματά σας για να πάρετε μια χειρολαβή σε ό, τι έχετε στείλει σε ποιον και πότε. Εάν η λίστα σας είναι σχετικά μεγάλη και επιλέγετε ένα μήνυμα που θα εμφανίζεται στο παράθυρο ανάγνωσης και, στη συνέχεια, μετακινηθείτε στη λίστα για να δείτε ένα διαφορετικό μήνυμα, δεν μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο παράθυρο ανάγνωσης για να ανοίξετε το μήνυμα που έχετε προβολή.

Δεν φαίνεται ότι θα ήταν τρομερά δύσκολο για τη Microsoft να συμπεριλάβει μια εντολή δεξί κλικ για να ανοίξει το μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης, αλλά δεν είναι εκεί.

Πραγματοποιήστε εκτύπωση διπλής όψης

Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να εκτυπώσουν το πρόγραμμά τους και να το κρατήσουν σε συνδετικό υλικό για να φαίνονται σαν ένα από αυτά τα παλιομοδίτικα βιβλία σχεδιαστή. Το μόνο πρόβλημα με αυτό είναι ότι το Outlook δεν ξέρει πώς να αναδιοργανώσει τις εκτυπωμένες σελίδες ανάλογα με το αν η σελίδα βρίσκεται στην αριστερή πλευρά ή στη δεξιά πλευρά του βιβλίου όταν το εξετάζετε.

Αυτό είναι ένα πολύ μικρό περιστατικό, αλλά αν είναι σημαντικό για εσάς, συγγνώμη - θα πρέπει να ζήσετε με μονόπλευρη εκτύπωση.

Αναζήτηση και αντικατάσταση κωδικών περιοχής

Φαίνεται ότι οι άνθρωποι στην τηλεφωνική εταιρία αλλάζουν κώδικες περιοχής πιο συχνά από ότι αλλάζουν τις κάλτσες τους αυτές τις μέρες. Εάν πρέπει να αλλάξετε όλα τα 312s σας σε 708s, το Outlook δεν μπορεί να το κάνει αυτόματα. θα πρέπει να τα αλλάξετε ένα προς ένα. Η Microsoft προσέφερε ένα βοηθητικό πρόγραμμα για την αλλαγή των ρωσικών κωδικών περιοχής, αλλά και για τους κωδικούς περιοχής στις Ηνωμένες Πολιτείες - nyet!

Ενσωμάτωση εικόνων σε σημειώσεις

Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μια εικόνα, ένα αρχείο ή άλλο στοιχείο στο πλαίσιο κειμένου στο κάτω μέρος οποιασδήποτε εγγραφής του Outlook όταν ανοίγετε σχεδόν οποιαδήποτε φόρμα του Outlook. Μπορείτε να επικολλήσετε μια φωτογραφία ενός προσώπου στο πλαίσιο κειμένου του αρχείου επαφών του ατόμου, για παράδειγμα, αλλά αυτές οι μικρές, κίτρινες ραβδώσεις δεν σας επιτρέπουν να το κάνετε αυτό. δέχονται μόνο κείμενο.

Υπολογίστε τα έξοδα με καταχωρήσεις τηλεφωνικών κλήσεων περιοδικών

Μπορείτε να παρακολουθείτε πόσο χρόνο περνάτε να μιλάτε σε οποιοδήποτε άτομο, αλλά δεν μπορείτε να υπολογίσετε το συνολικό χρόνο κλήσης ή το συνολικό κόστος κλήσεων για σκοπούς χρέωσης.

Δημιουργία αρχείων επαφών για όλους τους παραλήπτες ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απευθύνεται σε μια ολόκληρη ομάδα ατόμων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής από αυτό το μήνυμα αντιγράφοντας όλους τους παραλήπτες σε ένα ομάδα. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε ένα μήνυμα από ένα άτομο σε μια μεμονωμένη εγγραφή επαφής μεταφέροντας το μήνυμα στο εικονίδιο "Άτομα".

Αλλά αν θέλετε να δημιουργήσετε αρχεία επαφών για μια ομάδα ανθρώπων, πρέπει να δημιουργήσετε μια εγγραφή επαφής για κάθε άτομο ξεχωριστά - χωρίς drag and drop, χωρίς αντίγραφο και επικόλληση.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων του Outlook

Πολλοί άνθρωποι αποθηκεύουν τις πιο κρίσιμες επιχειρηματικές πληροφορίες τους στο Outlook - πληροφορίες που είναι τόσο πολύτιμες ώστε η απώλεια τους θα μπορούσε να κλείσει πρακτικά μια επιχείρηση ή να τελειώσει μια σταδιοδρομία. Δεν είναι αστείο.

Όμως, μετά από περισσότερα από δέκα χρόνια στην αγορά, το Outlook δεν έχει ποτέ δοθεί ένα αξιοπρεπές εργαλείο για τη διαφύλαξη των δικών του δεδομένων από την απώλεια.

Ναι, όλοι γνωρίζουν ότι πρέπει να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα των δεδομένων του υπολογιστή σας και μπορείτε να δημιουργείτε αντίγραφα των κρίσιμων δεδομένων του Outlook (μερικά από αυτά τα μικροσκοπικά κλειδιά μνήμης μπορούν να κάνουν τη δουλειά και μπορείτε να αποθηκεύσετε δεδομένα του Outlook σε ένα φορητό υπολογιστή, εάν χρειάζεται), αλλά είναι λίγο ενοχλητικό το γεγονός ότι κανένα τέτοιο χαρακτηριστικό δεν έχει προστεθεί ποτέ στο Outlook.

Ορισμένες από τις online υπηρεσίες backup, όπως το Mozy, κάνουν καλή δουλειά στη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων του Outlook.