Δέκα συντομεύσεις πλήκτρων γραφείου - Dummies

Ένα κοινό θέμα του Office 2013 είναι ότι όλα τα προγράμματα φαίνονται και δουλεύουν εξίσου. Αφού μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Word, θα διαπιστώσετε ότι δεν είναι πολύ πιο δύσκολο να μάθετε το Excel ή το PowerPoint επειδή οι καρτέλες Κορδέλα λειτουργούν με όμοιο τρόπο.

Ακόμη καλύτερα, οι ίδιες εντολές πληκτρολόγησης λειτουργούν ομοιόμορφα σε όλα τα προγράμματα του Office 2013. Με την απομνημόνευση συντομεύσεων πληκτρολόγησης, θα είστε σε θέση να εργάζεστε πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά με το Office 2013, ανεξάρτητα από το συγκεκριμένο πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε εκείνη τη στιγμή.

Προστατεύοντας τον εαυτό σας με την Αναίρεση (Ctrl + Z) και την Επαναφορά (Ctrl + Y)

Πολλοί άνθρωποι φοβούνται να κάνουν κάποιο λάθος. και να κάνουν τη ζωή τους ευκολότερη. Ευτυχώς, το Office 2013 σάς επιτρέπει να πειραματιστείτε ελεύθερα με διαφορετικές εντολές, διότι αν κάνετε κάτι, όπως να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε κείμενο ή να προσθέσετε μια εικόνα ή μια σελίδα, μπορείτε αμέσως να αντιστρέψετε αυτό που κάνατε κάνοντας αμέσως την εντολή Undo (Ctrl + Z).

Με την εντολή Undo που σας προστατεύει, μπορείτε να δοκιμάσετε διαφορετικές εντολές για να δείτε τι κάνουν. Εάν τα πράγματα δεν λειτουργούν όπως νομίζατε, πατήστε Ctrl + Z και αναιρέστε τις τελευταίες αλλαγές σας.

Αν τελειώσετε την αναίρεση μιας αλλαγής και στη συνέχεια ξαφνικά συνειδητοποιήσετε ότι δεν θέλετε να αναιρέσετε αυτήν την αλλαγή τελικά, μπορείτε να επαναλάβετε μια εντολή που προηγουμένως αντιστρέψατε. Για να επαναλάβετε μια εντολή που έχετε ανακαλέσει, επιλέξτε την εντολή Επαναφορά (Ctrl + Y).

Η επεξεργασία οποιουδήποτε αρχείου σημαίνει συχνά μετακίνηση ή αντιγραφή δεδομένων από ένα μέρος σε άλλο. Είναι κατανοητό ότι τρεις από τις πιο κοινές εντολές είναι οι εντολές Cut, Copy και Paste.

Για να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποκοπή ή Αντιγραφή, επιλέξτε ένα στοιχείο (κείμενο ή εικόνα) και επιλέξτε το εικονίδιο Αποκοπή ή Αντιγραφή στην καρτέλα Αρχική (ή πατήστε Ctrl + X για περικοπή ή Ctrl + C για αντιγραφή).

Και οι εντολές Cut και Copy χρησιμοποιούνται συχνότερα με την εντολή Paste. Ωστόσο, η εντολή Cut, χωρίς την εντολή Paste, ουσιαστικά ισοδυναμεί με τη διαγραφή επιλεγμένου κειμένου ή αντικειμένων.

Κάθε φορά που επιλέγετε την εντολή Αποκοπή ή Αντιγραφή, το Office 2013 αποθηκεύει αυτόματα τα επιλεγμένα δεδομένα (κείμενο ή εικόνες) στο Πρόχειρο του Office, το οποίο μπορεί να χωρέσει έως και 24 στοιχεία. Αφού κόψετε ή αντιγράψετε στοιχεία στο Πρόχειρο του Office, μπορείτε πάντα να τα ανακτήσετε.

Εάν απενεργοποιήσετε τον υπολογιστή σας ή κλείσετε το Office 2013, χάνονται οποιαδήποτε στοιχεία στο Πρόχειρο του Office.

Αποθήκευση αρχείου (Ctrl + S)

Ποτέ μην πιστεύετε ότι ο υπολογιστής σας, το λειτουργικό σας σύστημα ή το Office 2013 θα λειτουργούν όταν το χρειάζεστε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να αποθηκεύετε το αρχείο σας περιοδικά ενώ εργάζεστε: Εάν δεν το κάνετε και η εξουσία ξαφνικά σβήσει, θα χάσετε όλες τις αλλαγές που κάνατε στο αρχείο σας από την τελευταία φορά που το αποθηκεύσατε.Αν η τελευταία φορά που αποθηκεύσατε ένα αρχείο πριν από 20 λεπτά, θα χάσετε όλες τις αλλαγές που κάνατε τα τελευταία 20 λεπτά.

Είναι καλή ιδέα να αποθηκεύετε το αρχείο σας περιοδικά, όπως π.χ. αφού κάνετε πολλές αλλαγές σε ένα αρχείο. Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο, πατήστε Ctrl + S ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Την πρώτη φορά που αποθηκεύετε ένα αρχείο, το Office 2013 σας ζητά ένα περιγραφικό όνομα. Αφού αποθηκεύσετε ένα αρχείο τουλάχιστον μία φορά, μπορείτε να επιλέξετε την εντολή Αποθήκευση και το Office 2013 θα αποθηκεύσει το αρχείο σας χωρίς να σας ενοχλήσει με ένα παράθυρο διαλόγου.

Εκτύπωση αρχείου (Ctrl + P)

Παρά τις υποσχέσεις ενός γραφείου χωρίς χαρτιά, περισσότεροι άνθρωποι εκτυπώνουν και χρησιμοποιούν χαρτί από ποτέ. Ως αποτέλεσμα, μία από τις πιο κοινές εντολές που θα χρησιμοποιήσετε είναι η εντολή Εκτύπωση.

Για να επιλέξετε την εντολή Print, πατήστε Ctrl + P.

Έλεγχος ορθογραφίας (F7)

Προτού επιτρέψετε σε κάποιον να δει το αρχείο σας, εκτελέστε πρώτα έλεγχο ορθογραφίας. Απλά πατήστε το πλήκτρο F7 και το Office 2013 ελέγχει επιμελώς την ορθογραφία του κειμένου σας. Όταν ο ορθογραφικός έλεγχος εντοπίσει μια ύποπτη λέξη, εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να επιλέξετε ορθή ορθογραφία, να αγνοήσετε την τρέχουσα επισημασμένη λέξη ή να αποθηκεύσετε την επισημασμένη λέξη στο λεξικό του Office 2013, ώστε να μην επισημάνει ξανά αυτή τη λέξη ως εσφαλμένη.

Οι ορθογραφικοί έλεγχοι είναι χρήσιμοι και χρήσιμοι, αλλά μπορούν εύκολα να ξεγελαστούν. Μπορείτε να γράψετε μια λέξη σωστά (όπως

τους) , αλλά να χρησιμοποιήσετε εσφαλμένα αυτήν τη λέξη, όπως Μπορείτε να ζυμώνετε δύο να μετακινηθείτε πάνω τους. Ο έλεγχος ορθογραφίας δεν θα αναγνωρίζει πάντοτε γραμματικά σφάλματα, επομένως εξακολουθεί να χρειάζεται να διορθώσετε το αρχείο σας με μη αυτόματο τρόπο μόνο για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε λάθος ή εσφαλμένες λέξεις στο αρχείο σας. Αν δεν θέλετε το Office 2013 να ελέγχει ορθογραφικά ολόκληρο το αρχείο σας, απλώς επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να ελέγξετε ορθογραφικά και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο F7.

Άνοιγμα αρχείου (Ctrl + O)

Γενικά, θα αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στο να εργάζεστε με υπάρχοντα αρχεία από τη δημιουργία νέων. Αντί να αναγκάζετε να κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο κάθε φορά και να εντοπίσετε την εντολή Άνοιγμα, απλά πατήστε Ctrl + O. Αυτό εμφανίζει αμέσως ένα παράθυρο "Άνοιγμα", ώστε να μπορείτε να επιλέξετε ένα αρχείο που θα ανοίξει.

Δημιουργία νέου αρχείου (Ctrl + N)

Κανονικά, αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο στο Office 2013, πρέπει να κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο. Στη συνέχεια, πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα κενό έγγραφο ή να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο.

Εδώ είναι ένας γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα κενό έγγραφο: Απλά πατήστε Ctrl + N. Το Office 2013 δημιουργεί αμέσως ένα κενό αρχείο χωρίς να σας κάνει να περάσετε από οποιαδήποτε παράθυρα.

Πατώντας το πλήκτρο Ctrl + N στο Outlook 2013 δημιουργείται ένα διαφορετικό στοιχείο, όπως η δημιουργία ενός νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μιας εργασίας, ανάλογα με το τι κάνετε με το Outlook τη δεδομένη στιγμή.

Εύρεση κειμένου (Ctrl + F)

Η εντολή Εύρεση σάς επιτρέπει να αναζητήσετε μια λέξη ή μια φράση που θάβονται κάπου στο αρχείο σας. Για να χρησιμοποιήσετε την εντολή Εύρεση, απλά πατήστε Ctrl + F. Αυτό ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να πληκτρολογήσετε το κείμενο που θέλετε να βρείτε.

Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου (Ctrl + H)

Ορισμένες φορές μπορεί να χρειαστεί να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο με κάτι άλλο, όπως η αντικατάσταση του ονόματος του ξαδέλφου σας με το δικό σας όνομα (ιδιαίτερα χρήσιμο για την αλλαγή θέλησης σε μια πλούσια κληρονομιά).Για να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο, πατήστε Ctrl + H. Όταν εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να βρείτε και το κείμενο που θέλετε να το αντικαταστήσετε.

Κατά την αντικατάσταση κειμένου, έχετε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αντικατάσταση ή Αντικατάσταση όλων. Η εντολή "Αντικατάσταση" σάς επιτρέπει να ελέγχετε κάθε λέξη πριν την αντικαταστήσετε, για να βεβαιωθείτε ότι αυτό είναι αυτό που πραγματικά θέλετε να κάνετε. Η εντολή Αντικατάσταση όλων αντικαθιστά το κείμενο χωρίς να σας δίνεται η ευκαιρία να δείτε αν είναι σωστό. Όταν χρησιμοποιείτε την εντολή Αντικατάσταση όλων, λάβετε υπόψη ότι το Office 2013 ενδέχεται να αντικαταστήσει εσφαλμένες λέξεις. Για παράδειγμα, εκτός από την αντικατάσταση

Bob με Frank, Office 2013 μπορεί επίσης να αντικαταστήσει όλες τις εμφανίσεις Bobcat με Frankcat, κάτι που δεν θέλετε να κάνετε. Κλείσιμο παραθύρου (Ctrl + W) ή προγράμματος (Alt + F4)

Για να κλείσετε ένα παράθυρο, μπορείτε είτε να κάνετε κλικ στο παράθυρο Κλείσιμο του παραθύρου ή να κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια στο κουμπί Κλείσιμο. Για μια πιο γρήγορη εναλλακτική λύση, απλά πατήστε Ctrl + W για να κλείσετε αμέσως το τρέχον παράθυρο.

Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει τα περιεχόμενα του τρέχοντος παραθύρου, το Office 2013 εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας πριν κλείσει το παράθυρο.

Σε περίπτωση που θέλετε να κλείσετε εντελώς το τρέχον πρόγραμμα, απλά πατήστε Alt + F4. Εάν έχετε ανοικτά, μη αποθηκευμένα αρχεία, το Office 2013 θα σας ρωτήσει πρώτα αν θέλετε να τα αποθηκεύσετε πριν κλείσετε τα αρχεία και τερματίσετε το πρόγραμμα.