Διαλογή μιας λίστας στο Outlook 2007 - dummies

Στους όρους του Outlook 2007, ταξινόμηση σημαίνει απλώς τη θέση σας στη σειρά. Στην πραγματικότητα, ένας κατάλογος είναι πάντα σε κάποια σειρά. Η ταξινόμηση αλλάζει μόνο τη σειρά.

Μπορείτε να προσδιορίσετε τη σειρά ταξινόμησης της λίστας σας, αναζητώντας τρίγωνα στις επικεφαλίδες. Μια επικεφαλίδα με ένα τρίγωνο μέσα σε αυτήν σημαίνει ότι ολόκληρη η λίστα ταξινομείται με βάση τις πληροφορίες στη στήλη αυτή. Αν η στήλη έχει αριθμούς σε αυτήν και αν η μεγάλη πλευρά του τριγώνου βρίσκεται στην κορυφή, ο κατάλογος μεταβαίνει από τον μεγαλύτερο στον μικρότερο αριθμό. Οι στήλες που περιέχουν κείμενο ταξινομούνται με αλφαβητική σειρά: Το A είναι το μικρότερο γράμμα και το Z είναι το μεγαλύτερο.

Από την προβολή πίνακα

Αυτός είναι μακράν ο ευκολότερος τρόπος ταξινόμησης της λίστας του Outlook: Όταν ταξινομείτε από την προβολή Πίνακα, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα μιας στήλης που θέλετε να ταξινομηθεί. Ολόκληρος ο πίνακας ταξινομείται σύμφωνα με τη στήλη που κάνετε κλικ - με ημερομηνία, όνομα ή οτιδήποτε άλλο.

Από το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση

Παρόλο που κάνοντας κλικ σε μια στήλη είναι ο ευκολότερος τρόπος ταξινόμησης, μπορείτε να ταξινομήσετε μόνο μία στήλη. Μπορεί να θέλετε να ταξινομήσετε σε δύο ή περισσότερες στήλες.

Για να ταξινομήσετε σε δύο ή περισσότερες στήλες, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προβολή -> Τρέχουσα προβολή -> Προσαρμογή τρέχουσας προβολής.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή προβολής.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.

3. Από το μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε το πρώτο πεδίο που θέλετε να ταξινομήσετε.

Επιλέξτε προσεκτικά. μια πολύ μεγαλύτερη λίστα με τα πεδία εμφανίζεται σε αυτό το μενού, σε σύγκριση με αυτά που μπορείτε να επιλέξετε από την προβολή. Μπορεί να μπερδευτεί.

4. Επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα σειρά ταξινόμησης.

Επιλέξτε αν θέλετε να ταξινομήσετε από μικρότερο σε μεγαλύτερο (αύξουσα) ή αντίστροφα (φθίνουσα).

5. Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 για κάθε επιπρόσθετο πεδίο που θέλετε να ταξινομήσετε.

Η πρώτη στήλη που επιλέγετε είναι η πιο σημαντική. Ολόκληρος ο πίνακας ταξινομείται σύμφωνα με αυτό το πεδίο - και στη συνέχεια από τα πεδία που επιλέγετε αργότερα, με τη σειρά που τα επιλέγετε. Εάν ταξινομήσετε τη λίστα τηλεφώνου σας πρώτα από την εταιρεία και κατόπιν από το όνομα, για παράδειγμα, ο κατάλογός σας αρχίζει με τα ονόματα των ατόμων που εργάζονται για μια συγκεκριμένη εταιρεία, εμφανίζονται αλφαβητικά, ακολουθούμενα από τα ονόματα των ατόμων που εργάζονται για άλλη εταιρεία και σύντομα.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η λίστα σας είναι ταξινομημένη!