Που μοιράζονται ACT! 2005 και τα βιβλία διευθύνσεων του Outlook - dummies

Μια κοινή παρερμηνεία μεταξύ των δυνητικών ACT! χρήστες είναι ότι δεν χρειάζονται ACT! επειδή χρησιμοποιούν το Outlook. Μπορείτε να κάνετε snicker σε αυτή την πρόταση αν συνειδητοποιήσετε ότι το Outlook είναι PIM (προσωπικός διαχειριστής πληροφοριών) ενώ ACT! είναι ένας πραγματικός υπεύθυνος επικοινωνίας. Σκεφτείτε ACT! ως προοπτική στα στεροειδή. δοκιμάστε να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας, να προσαρμόσετε πεδία ή να συνδεθείτε σε σημειώσεις στο Outlook και θα καταλάβετε.

Ακόμα, μερικά ACT! οι χρήστες εντοπίζουν την ανάγκη να χρησιμοποιούν το Outlook για διάφορους λόγους:

• Η εταιρεία του χρησιμοποιεί το Outlook για τη διατήρηση του ημερολογίου της εταιρείας.
• Μπορεί να χρησιμοποιήσει το Outlook για να παρακολουθεί τις προσωπικές διευθύνσεις και τις πληροφορίες που δεν ανήκουν στην ACT!

Ευτυχώς, μπορείτε να διδάξετε ACT! και το Outlook να μοιράζονται τα δύο βιβλία διευθύνσεων και τα ημερολόγιά τους μεταξύ τους.

Όταν χρησιμοποιείτε και τα δύο ACT! και τα βιβλία διευθύνσεων του Outlook, πρέπει να γνωρίζετε πώς λειτουργεί η ενοποίηση:

• Μπορείτε να εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες επικοινωνίας του Outlook - συμπεριλαμβανομένων ραντεβού, εργασιών, σημειώσεων και καταχωρήσεων περιοδικών - σε ACT!.
• Μπορείτε να δείτε όλα τα ACT! 's e-mail στο Outlook.
• Μπορείτε να δείτε όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο ACT!.
• Δεν βλέπετε νέες πληροφορίες επαφών του Outlook, ραντεβού, εργασίες, σημειώσεις και καταχωρήσεις περιοδικών, εκτός και αν επανεισάγετε τα δεδομένα του Outlook.

Εισαγωγή του Outlook σε ACT!

ACT! πολύ ωραία περιλαμβάνει το Outlook ως μία από τις επιλογές εισαγωγής του. Μετά από όλα, περισσότεροι άνθρωποι μεταβαίνουν από το Outlook σε ACT! από το ACT! στο Outlook. Εδώ είναι το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να εισαγάγετε τα δεδομένα του Outlook:

1. Από κάθε ACT!, επιλέξτε Αρχείο -> Εισαγωγή.

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας είναι μια καλή ιδέα πριν επιχειρήσετε να δοκιμάσετε κάτι τόσο δύσκολο όσο εισαγωγή δεδομένων.

Ο "Οδηγός εισαγωγής" ανοίγει με μια ωραία οθόνη υποδοχής που μπορείτε να παραλείψετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο.

2. Επιλέξτε το Outlook ως τον τύπο δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

3. Καθορίστε ότι θέλετε να εισαγάγετε εγγραφές επαφών και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Τα αρχεία επαφών σας περιλαμβάνουν τα καλά πράγματα, όπως το όνομα, την εταιρία, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και το μέγεθος των παπουτσιών.

4. Καθορίστε τις επιλογές εισαγωγής και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Ανοίγει η οθόνη Ορισμός ειδών εισαγωγής.

• Επαφές του Outlook: Εισάγει τις επαφές του Outlook σας σε ACT!.

• Επαφές ανταλλαγής: Εισάγει τις επαφές σας στο ACT!. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή μόνο εάν εργάζεστε για μια μεγάλη εταιρεία που μοιράζεται τις πληροφορίες του Outlook σε ένα δίκτυο.

• Διορισμοί και εργασίες ως ACT! Δραστηριότητες: Μετατρέπει τα ραντεβού και τις εργασίες σας στο Outlook σε ACT!δραστηριότητες.

• Σημειώσεις ως ACT! Σημειώσεις: Μετατρέπει τις σημειώσεις του Outlook σε ACT! Σημείωση.

• Οι εγγραφές στο ημερολόγιο ως ACT! Σημειώσεις: Εισάγει τις καταχωρήσεις του περιοδικού του Outlook ως ACT! σημειώσεις.

5. Τοποθετήστε τα πεδία του Outlook σε ACT! πεδία και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

ACT! έχει ήδη "μεταφράσει" τα υπάρχοντα πεδία του Outlook σε ACT! πεδία. Για παράδειγμα, ο ταχυδρομικός κώδικας επιχειρησιακής διεύθυνσης του Outlook γίνεται ACT! 's του ταχυδρομικού κώδικα.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Ρύθμιση του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook για να συμπεριλάβετε το ACT!

Χρησιμοποιώντας το Outlook για το προσωπικό σας ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Μπορείτε να δείτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένες στο Outlook από το ACT! και αντίστροφα. Αν και ACT! εντοπίζει αυτόματα το προεπιλεγμένο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, το Outlook δεν είναι αρκετά φωτεινό. πρέπει να πείτε στο Outlook πού να βρείτε το ACT! δεδομένα. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Στο Outlook, επιλέξτε Εργαλεία -> Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ο Οδηγός λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανοίγει.

2. Επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη νέου καταλόγου ή βιβλίου διευθύνσεων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

3. Στο παράθυρο "Κατάλογος" ή "Βιβλίο διευθύνσεων", επιλέξτε την επιλογή Πρόσθετα βιβλία διευθύνσεων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Επιλέξτε το ACT! 2005 Βιβλίο διευθύνσεων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Το ACT! Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Βιβλίο διευθύνσεων 2005. Μπορείτε να ορίσετε τρεις ACT! βάσεις δεδομένων, αν θέλετε.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε και να επιλέξετε ACT! βάσης δεδομένων στην ενότητα Πρώτο βιβλίο διευθύνσεων.

6. Εισαγάγετε το ACT! όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο OK.

Λαμβάνετε ένα μήνυμα που σας λέει να κλείσετε το Outlook και στη συνέχεια να το ξανανοίξετε ξανά για να ισχύσουν οι αλλαγές σας. Έτσι …

7. Τερματίστε το Outlook και ξανανοίξτε το ξανά, ώστε να γίνουν οι αλλαγές σας.

Χρήση ACT! με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook

Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους του Outlook να παίζει ωραία με ACT!, μπορείτε να δημιουργήσετε ιστορικό που εμφανίζεται στην καρτέλα Ιστορικό της επαφής στο ACT!. Μπορείτε να το κάνετε αυτό είτε για ληφθέντα μηνύματα είτε για μηνύματα που δημιουργείτε.

Δημιουργία ACT! ιστορικό από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελήφθη στο Outlook

Εάν θέλετε να επισυνάψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook στην καρτέλα Ιστορικό μιας επαφής, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στο Outlook, ανοίξτε το μήνυμα στο οποίο θέλετε να επισυνάψετε ιστορικό.

2. Επιλέξτε μια επιλογή από το ACT! Ιστορικό αναπτυσσόμενη λίστα.

Μην βλέπετε το ACT! Η επιλογή ιστορικού; Κάντε δεξιό κλικ στη γραμμή εργαλείων του Outlook και επιλέξτε ACT! Ιστορία.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Attach to ACT! 2005 Επικοινωνία (ες) κουμπί στη γραμμή εργαλείων του Outlook.

Δεν είστε σίγουροι για το κουμπί που μοιάζει με το κουμπί; Θα πρέπει να υπάρχει ένα αόριστα οικείο κουμπί στο δεξί άκρο της γραμμής εργαλείων - είναι το γραφικό που σχετίζεται με το ACT!. Εάν έχετε προσθέσει περισσότερες από μία ACT! στο βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook, σας ζητείται να επιλέξετε τη βάση δεδομένων στην οποία είναι αποθηκευμένη η επαφή.

4. Επιλέξτε μια επαφή στο παράθυρο Attach e-mail to contact και πατήστε OK.

Μια σύνδεση με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται στην καρτέλα Ιστορικό της επαφής.

Δημιουργία ACT! μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Εάν βρίσκεστε στο Outlook και αισθάνεστε τη συντριπτική επιθυμία να στείλετε e-mail στο ACT σας! επαφές, μπορείτε να το κάνετε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα στο Outlook.

2. Επιλέξτε μια επιλογή από το ACT! Ιστορικό αναπτυσσόμενη λίστα.

Μην βλέπετε το ACT! Η επιλογή ιστορικού; Κάντε δεξιό κλικ στη γραμμή εργαλείων του Outlook και επιλέξτε ACT! Ιστορία.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Το" στο νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομασιών.

4. Επιλέξτε το όνομα του ACT σας! βάση δεδομένων από το Εμφάνιση ονομάτων από την περιοχή.

5. Επιλέξτε μια επαφή στην αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος όνομα ή Επιλογή από λίστα.

Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, πληκτρολογήστε τα πρώτα δυο γράμματα του ονόματος του παραλήπτη.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή και είστε έτοιμοι να πάτε. Για άλλη μια φορά, μπορείτε να καθίσετε γύρω twiddling τους αντίχειρες ενώ ACT! σκλάβοι μακριά, δημιουργώντας ένα ιστορικό αποσταλθέντος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην καρτέλα Ιστορικό της επαφής.

Αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις επαφές του Outlook στο ACT!

Αποστολή ενός ACT! η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια από τις επαφές του Outlook είναι σχεδόν εύκολη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:

1. Δημιουργήστε ένα νέο ACT! μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο E-Mail στο ACT! στη γραμμή πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα.

Εμφανίζεται το νέο παράθυρο μηνύματος.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Πληροφορίες".

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή παραληπτών ανοίγει, το οποίο μοιάζει πολύ με το παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομασιών.

3. Επιλέξτε Microsoft Outlook από την αναπτυσσόμενη λίστα Address Book.

Τώρα βλέπετε μια λίστα όλων των επαφών του Outlook. Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, ίσως θελήσετε να πληκτρολογήσετε τα πρώτα γράμματα του ονόματος του ατόμου στην αναπτυσσόμενη περιοχή Type In / Choose Name.

4. Επιλέξτε το επιθυμητό όνομα από τη λίστα και κάντε κλικ στο OK.