SharePoint Online Περιεχόμενο και τύποι περιεχομένου - dummies

Ένα από τα πολλά δροσερά χαρακτηριστικά που προσφέρει το SharePoint Online είναι η δυνατότητα των χρηστών όχι μόνο να φορτώνουν έγγραφα αλλά και να δημιουργούν ένα νέο έγγραφο του Word απευθείας από το έγγραφο βιβλιοθήκη, κάνοντας κλικ στην επιλογή Έγγραφα από τα εργαλεία βιβλιοθήκης στη κορδέλα και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στην επιλογή Δημιουργία. Αυτή η ενέργεια ανοίγει ένα νέο κενό έγγραφο στο Microsoft Word που θα αποθηκευτεί στο διαδίκτυο αφού του δώσετε ένα όνομα αρχείου.

Αυτό που οι περισσότεροι νέοι χρήστες του SharePoint δεν γνωρίζουν είναι ότι μπορείτε να "ανεβάσετε" έναν σύνδεσμο σε ένα έγγραφο σε μια άλλη βιβλιοθήκη ή να δημιουργήσετε νέα έγγραφα του Microsoft Office διαφορετικά από το Word. Στην περίπτωση των πρώτων, αυτό εξαλείφει τα διπλά έγγραφα που θα μπορούσαν να γίνουν ένας εφιάλτης για συγχρονισμό. Για το τελευταίο, εξορθολογίζεται η δημιουργία εγγράφων με βάση τη μορφή.

Η μεταφόρτωση ενός συνδέσμου αντί ενός αρχείου καθίσταται δυνατή από τα χαρακτηριστικά του περιεχομένου και των τύπων περιεχομένου του SharePoint. Σκεφτείτε το περιεχόμενο όπως το έγγραφο του Word που ανεβάσατε ή το νέο αρχείο που δημιουργήσατε από τη βιβλιοθήκη εγγράφων. Ο τρόπος που ορίσατε τις ρυθμίσεις για τα έγγραφά σας είναι ο τύπος περιεχομένου.

Διατηρήστε μια έκδοση ενός εγγράφου σε πολλαπλές τοποθεσίες SharePoint Online

Διαχειρίζεστε δύο ξεχωριστές τοποθεσίες του SharePoint και έχετε ένα έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε μεταξύ των δύο τοποθεσιών. Αν δημιουργήσετε δύο έγγραφα για να φορτώσετε ένα για κάθε ιστότοπο, πρέπει να ενημερώσετε δύο έγγραφα όταν αλλάξει κάτι. Για να αποφύγετε την πρόσθετη εργασία, μπορείτε να ανεβάσετε ένα έγγραφο σε έναν ιστότοπο και να μεταφορτώσετε έναν σύνδεσμο στο έγγραφο στον άλλο ιστότοπο. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου θέλετε να προσθέσετε το σύνδεσμο, κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη από το μενού Βιβλιοθήκη Εργαλεία της Κορδέλας.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στη κορδέλα.

3. Στο στοιχείο Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετες ρυθμίσεις.

4. Στην περιοχή Να επιτρέπεται η διαχείριση τύπων περιεχομένου, επιλέξτε Ναι. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο OK.

5. Στην ενότητα Τύποι περιεχομένου βλέπετε ότι το Έγγραφο είναι ήδη καταχωρισμένο ως ο προεπιλεγμένος τύπος περιεχομένου.

6. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Προσθήκη από υπάρχοντες τύπους περιεχομένου τοποθεσίας κάτω από τον τύπο περιεχομένου εγγράφου.

7. Στη σελίδα Προσθήκη ειδών περιεχομένου, επιλέξτε Σύνδεση σε ένα έγγραφο κάτω από το πλαίσιο Διαθέσιμα είδη περιεχομένου τοποθεσίας:.

8. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στη μέση για να προσθέσετε τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου στο πλαίσιο Τύποι περιεχομένου για προσθήκη: στα δεξιά.

9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Θα επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

Τώρα που προσθέσατε τους συνδέσμους ως τύπο περιεχομένου, ας το δούμε στη δράση. Έξοδος από την προβολή ρυθμίσεων βιβλιοθήκης και επιστρέψτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Έγγραφο" (Document) από το μενού "Εργαλεία βιβλιοθήκης" (Library Tools) στην κορδέλα.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Νέο έγγραφο για να εμφανίσετε τους διαθέσιμους τύπους περιεχομένου. Επιλέξτε Σύνδεση σε ένα έγγραφο.

3. Στη νέα σύνδεση σε ένα παράθυρο εγγράφου που εμφανίζεται, εισαγάγετε το όνομα του εγγράφου και τη διεύθυνση URL.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Πηγαίνετε πίσω στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας.

Βιόλα! Τώρα μπορείτε να δείτε τον σύνδεσμο που αναγράφεται σαν να ήταν ένα πραγματικό έγγραφο στη βιβλιοθήκη. Όταν ενημερώνετε το αρχικό αρχείο, ο σύνδεσμος ανοίγει πάντα την τελευταία έκδοση του αρχείου με το οποίο είναι συνδεδεμένο.

Προσθέστε ένα πρότυπο Excel στον τύπο περιεχομένου του SharePoint Online

Θέλετε να μπορείτε να δημιουργείτε όχι μόνο έγγραφα του Word από τη βιβλιοθήκη σας, αλλά και αρχεία του Excel. Το αρχείο Excel που θέλετε να χρησιμοποιήσετε όταν δημιουργείτε νέα αρχεία Excel είναι ένα πρότυπο φόρμας για ένα Τιμολόγιο που δημιουργήσατε. Για να το επιτύχετε αυτό, πρώτα πρέπει να προσθέσετε το πρότυπο τιμολογίου ως νέο τύπο περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών.

Το δεύτερο βήμα είναι να προσθέσετε αυτόν τον νέο τύπο περιεχομένου στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας ακολουθώντας τα βήματα 1 έως 9 της προηγούμενης ενότητας, αλλά αντικαθιστώντας το Link με ένα έγγραφο με το νέο πρότυπο φόρμας Excel.

Για να προσθέσετε το πρότυπο τιμολογίου ως νέο τύπο περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στον γονικό ιστότοπο, μεταβείτε στις Ενέργειες ιστοτόπου → Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

2. Στην ενότητα "Γκαλερί", κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου ιστότοπου και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

3. Δώστε το όνομα (Πρότυπο τιμολογίου), πληκτρολογήστε μια περιγραφή, εάν χρειάζεται, και επιλέξτε Τύπος περιεχομένου εγγράφου κάτω από το στοιχείο Επιλογή τύπου γονικού περιεχομένου από.

4. Επιλέξτε Έγγραφο κάτω από τον τύπο γονικού περιεχομένου και επιλέξτε μία από τις υπάρχουσες ομάδες ή δημιουργήστε μια νέα ομάδα για τον νέο τύπο περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους κάτω από τις Ρυθμίσεις, επιλέξτε Μεταφόρτωση νέου προτύπου εγγράφου, περιήγηση στο πρότυπό σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το νέο σας πρότυπο εμφανίζεται τώρα ως επιλογή όταν δημιουργείτε νέα έγγραφα στη βιβλιοθήκη εγγράφων.