Διαχείριση ιστότοπου SharePoint 2010 - ανδρείκελα

Η διακυβέρνηση της ιστοσελίδας αφορά τους ανθρώπους, τις πολιτικές και τις διαδικασίες που σχεδιάζουν την περιοχή σας. Και η διακυβέρνησή σας σας βοηθά να καταλάβετε πώς να εφαρμόσετε όλες τις δυνατότητες του SharePoint 2010 που είναι διαθέσιμες σε εσάς.

Η αποτυχία δεν είναι επιλογή

Ένας από τους βασικούς οδηγούς προϊόντος της Microsoft SharePoint ήταν ο στόχος να δοθεί περισσότερος έλεγχος και διαμόρφωση στα χέρια των χρηστών. Το SharePoint σχεδιάστηκε για να είναι η πλατφόρμα του λαού.

Και οι άνθρωποι, όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, τείνουν να είναι απρόβλεπτες. Έτσι το SharePoint + Ανθρώπινη φύση = Χάος. Αργά ή γρήγορα, μια ανεξέλεγκτη διάδοση τοποθεσιών και υποσυστημάτων, τρόποι να κάνουν πράγματα, τρόποι για την προσθήκη ετικετών και την εφαρμογή μεταδεδομένων και τρόποι διαχείρισης των εγγράφων θα δημιουργήσει μια πολύ δυσκίνητη εγκατάσταση του SharePoint.

Λάβετε εκτελεστικό buy-in και υποστήριξη

Τα επιτυχημένα σχέδια διακυβέρνησης έχουν συνήθως υποστηρικτή υψηλής προβολής για την υποστήριξη και την επικοινωνία τους. Βρείτε λοιπόν ένα εκτελεστικό buy-in. Δεν θα έχετε πολύ χρόνο να κάνετε την υπόθεση στην ηγεσία. έχουν ήδη επενδύσει σε μια ισχυρή πλατφόρμα SharePoint και πιθανώς υποστηρίζουν λειτουργίες που είναι κρίσιμες για την επιτυχία του οργανισμού σας.

Ομαδοποιήστε την εκτελεστική υποστήριξη και αναλάβετε αυτή την υποστήριξη για να δημιουργήσετε και να συμμετάσχετε στις δραστηριότητες της επιτροπής διακυβέρνησης.

Δημιουργία μιας αποτελεσματικής ομάδας διακυβέρνησης

Η ΤΠ κυριαρχεί συνήθως στις επιτροπές διακυβέρνησης. πρέπει να διαχειρίζονται το χώρο των διακομιστών, να ασχολούνται με ομάδες ασφαλείας και να εφαρμόζουν νέες λειτουργίες. Αυτά είναι άφθονα κίνητρα για να επισημοποιήσουν πολλά από αυτά που κάνουν με το SharePoint. Ωστόσο, μια επιτροπή διακυβέρνησης που αποτελείται εξ ολοκλήρου ή σε μεγάλο βαθμό από πόρους πληροφορικής δεν θα σας φέρει εκεί που πρέπει να είστε.

Εκτός από τον εκτελεστικό σας χορηγό, η ομάδα διακυβέρνησής σας πρέπει να αντιπροσωπεύει ένα διαφορετικό μείγμα αντιπροσώπων από την επιχείρηση, εκπροσώπους από οποιουσδήποτε τομείς συμμόρφωσης και ανθρώπους από εταιρικές επικοινωνίες και εκπαίδευση.

Βρείτε το σωστό επίπεδο

Μην προσπαθήσετε να εντοπίσετε και να αντιμετωπίσετε οτιδήποτε μπορεί να κάνει κάποιος με το SharePoint. να παράσχετε προστατευτικές επιφάνειες για να κατευθύνετε τους χρήστες σας στα κατάλληλα πράγματα που πρέπει να κάνετε ή να αποφύγετε. Αυτά τα πράγματα διαφέρουν ανάλογα με την οργάνωση. δεν υπάρχει μαγικός κατάλογος για το τι να αντιμετωπίσει. (Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί τείνουν να χρειάζονται περισσότερη διακυβέρνηση από τους μικρότερους οργανισμούς.)

Με την πάροδο του χρόνου, η ομάδα διακυβέρνησής σας θα αποκαλύψει τομείς που χρειάζονται διακυβέρνηση και αυτό θα βοηθηθεί εάν έχετε ήδη μια σαφή διαδικασία για να προτείνετε, την εφαρμογή της διακυβέρνησης όταν και όπου υπάρχει ανάγκη.

Δικός σου, δικό μου, δικός μας: αποφασίστε ποιος είναι ο ιδιοκτήτης του

Ξεκινήστε μια προσπάθεια διακυβέρνησης, σκεπτόμενοι ποιος: ποιος μπορεί να κάνει τι;Ποιος κατέχει τι; Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε με τον προσδιορισμό ποιος μπορεί να παρέχει ιστότοπους ανώτερου επιπέδου και ποιος μπορεί να παρέχει υποσύνολα.

Αν έχετε παγκόσμια πλοήγηση, προσδιορίστε ποιος αποφασίζει τι συμβαίνει. Και ούτω καθεξής. Οι whos θα προτείνουν τα hows, έτσι μπορείτε να εξετάσετε τα επόμενα.

Επανεξέταση των πολιτικών κοινωνικής δικτύωσης

Εάν διαθέτετε ένα σχέδιο διακυβέρνησης για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, μπορεί να έχει αναπτυχθεί για να διέπει εξωτερικά εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης. αν συμβαίνει αυτό, θα πρέπει να το επανεξετάσετε στο πλαίσιο του SharePoint.

Το SharePoint 2010 φέρνει στο χώρο εργασίας στοιχεία των κοινωνικών μέσων που χρησιμοποιούνται στον πραγματικό κόσμο. Και η δυνατότητα των υπαλλήλων όχι μόνο να συνδεθούν με τους συνομηλίκους τους αλλά και να χρησιμοποιούν ένα εργαλείο που επιβάλλει την εταιρία (SharePoint) για να ακολουθήσουν τις δραστηριότητες των συναδέλφων τους (μέσω ζωντανών τροφοδοσιών και των ενημερώσεων κατάστασης Twitter), ανταλλάσσουν απόψεις με συνομηλίκους) και η συγκέντρωση πληροφοριών (wikis) αντιπροσωπεύει μια σημαντική αλλαγή από τα εξωτερικά κοινωνικά μέσα.

Επομένως, εάν έχετε μια συγκεκριμένη πολιτική διακυβέρνησης γύρω από τα κοινωνικά μέσα, επανεξετάστε την στο πλαίσιο των εσωτερικών επικοινωνιών. Πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε μια εντελώς νέα στρατηγική.

Σχεδιασμός και επωνυμία

Αν το SharePoint σας είναι μια εσωτερική πύλη ή ένας ιστότοπος που βλέπει το κοινό, η διεπαφή πρέπει να αντικατοπτρίζει την εταιρική εικόνα, να παρουσιάζει ένα ορισμένο επίπεδο ακεραιότητας σχεδιασμού και να παρέχει στους χρήστες ένα συνεπές σύστημα πλοήγησης που τους βοηθά να βρουν το δρόμο τους γύρω.

Το σχέδιό σας διακυβέρνησης θα πρέπει να εξετάζει την εμφάνιση και την αίσθηση και πώς τα πράγματα όπως η παγκόσμια ναυσιπλοΐα να επιμένουν στον ιστότοπό σας (Τα κύρια τμήματα σίγουρα μπορούν να σας βοηθήσουν να ορίσετε τι είναι μεταβλητό και τι δεν είναι.)

Τα bits διαχείρισης περιεχομένου

Τα μεταδεδομένα, οι τύποι περιεχομένου και οι ταξινομίες μπορούν να συμβάλλουν στη μείωση της πανώλης των διπλών αλλά ελαφρώς διαφορετικών πληροφοριών.

Για να εκμεταλλευτείτε τη διαχείριση περιεχομένου της εγκατάστασης του SharePoint, ενθαρρύνετε τη συνοχή γύρω από τα μεταδεδομένα και τον τρόπο με τον οποίο τα στοιχεία επισημαίνονται. Οι τύποι περιεχομένου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλιστεί ότι ένα βασικό σύνολο ετικετών εφαρμόζεται με συνέπεια σε παρόμοιο περιεχόμενο, καθιστώντας το περιεχόμενο ευκολότερο να βρεθεί, πιο εύκολο στην επαναχρησιμοποίηση και ευκολότερο στη διήθηση.

Καθορίστε τα βασικά μεταδεδομένα που πρέπει να τυποποιηθούν μέσω τύπων περιεχομένου και να εφαρμοστούν σε όλους τους ιστότοπους του SharePoint και, στη συνέχεια, να αναπτυχθεί διακυβέρνηση γύρω από αυτά.

Επαναχρησιμοποίηση διαδικτυακών μερών

Ένα μεγάλο χαρακτηριστικό του SharePoint είναι το γεγονός ότι κάποιος μπορεί να δημιουργήσει ένα πραγματικά χρήσιμο στοιχείο Web και στη συνέχεια να το εξάγει και να το εισάγει για χρήση κάπου αλλού. Πολλά μέρη κοινότητας του διαδικτύου είναι διαθέσιμα για λήψη στο διαδίκτυο. Δυστυχώς, μερικά τμήματα Web περιέχουν κακόβουλο κώδικα που μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα ασφαλείας ή απλά δεν λειτουργεί ως διαφημισμένος.

Ομοίως, ακόμη και μερικά εσωτερικά αναπτυγμένα τμήματα Web μπορούν να παρουσιάσουν προβλήματα αν επιτρέπουν στους χρήστες να τα διαμορφώσουν.

Τα τμήματα Web πρέπει να υποβάλλονται σε ελέγχους πριν να προστεθούν στους ιστότοπους του SharePoint. Αναπτύξτε τη διακυβέρνηση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο δοκιμάζονται και εγκρίνονται, πώς φαίνεται η διαδικασία ελέγχου αλλαγών και πώς απελευθερώνονται και διατίθενται.

Κρατήστε τα πράγματα ρεύματα: Διαχείριση λειτουργιών διαδικτύου

Διαχείριση λειτουργιών Web είναι η φροντίδα και η διατροφή των τοποθεσιών του SharePoint σας.Ίσως να είναι εύκολο να σκεφτείτε για τους ιστότοπους του SharePoint ως έργα με καθορισμένες αρχές, μεσαίες και τελικές. Αλλά στην πραγματικότητα, είναι πιο οργανικά από αυτό. Οι ιστότοποι είναι ζωντανές οντότητες, οι οποίες αναπτύσσονται και αλλάζουν με το χρόνο. Όσο μεγαλύτερη επισκεψιμότητα βλέπει ο ιστότοπός σας, τόσο πιο σημαντικό είναι να παραμείνετε στην κορυφή αυτής της συντήρησης.