Τύποι λιστών SharePoint 2010 - dummies

Το SharePoint 2010 παρέχει πολλά είδη λιστών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση πληροφοριών. Μια λίστα είναι παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ή έναν πίνακα στη βάση δεδομένων της Access. Σε αντίθεση με ένα υπολογιστικό φύλλο που είναι κενό όταν το δημιουργείτε για πρώτη φορά, το SharePoint παρέχει αρκετές προκαθορισμένες λίστες. Αυτές οι λίστες έχουν στήλες και φόρμες που σας δίνουν τη δυνατότητα να παρακολουθείτε τα πάντα από επαφές μέχρι εργασίες.

Το SharePoint παρέχει τρία βασικά είδη λιστών:

• Οι λίστες επικοινωνίας χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση ανακοινώσεων, επαφών και συζητήσεων.

• Οι λίστες παρακολούθησης χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση πληροφοριών όπως συνδέσμους, ημερολόγια, εργασίες, θέματα και έρευνες.

• Οι προσαρμοσμένες λίστες παρέχουν ένα πρότυπο έναρξης στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με τις ακριβείς στήλες που χρειάζεστε.

Οι τύποι λιστών που μπορείτε να δημιουργήσετε με το SharePoint 2010 εξαρτώνται από την έκδοση του προϊόντος που εγκατέστησε η εταιρεία σας. Μπορεί να έχετε περισσότερες ή λιγότερες επιλογές.

Οι βιβλιοθήκες είναι ένα ειδικό είδος της λίστας SharePoint. Πρόκειται για μια λίστα που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αρχείων εκτός από την παρακολούθηση στοιχείων. Τα στοιχεία που παρακολουθείτε σε μια βιβλιοθήκη είναι τα ίδια τα αρχεία. Όλα όσα γνωρίζετε σχετικά με τους καταλόγους ισχύουν και για τις βιβλιοθήκες.

Καθορίζοντας τον τύπο της λίστας SharePoint που θα χρησιμοποιήσετε μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Χρειάζεστε μια λίστα επαφών ή μια προσαρμοσμένη λίστα; Αν και όλες οι λίστες έχουν την ίδια βασική λειτουργία των πληροφοριών παρακολούθησης, μερικές λίστες προσφέρουν επιπλέον στήλες ή εντολές μενού που είναι μοναδικές για αυτό το είδος λίστας.

Μερικοί άνθρωποι ξεκινούν πάντα με μια προσαρμοσμένη λίστα επειδή πιστεύουν ότι ξέρουν ακριβώς τι θέλουν να μοιάζουν με τη λίστα τους. Ωστόσο, με αυτήν την προσέγγιση, δεν έχετε ποτέ κατανοήσει τα χαρακτηριστικά και τους περιορισμούς των άλλων τύπων λίστας. Μη φοβάστε να δημιουργήσετε λίστες, να τις χρησιμοποιήσετε για λίγο και στη συνέχεια να τις απορρίψετε. Αυτή η διαδικασία είναι πρωτότυπα, και οι επαγγελματίες το κάνουν συνεχώς. Δεν υπάρχει κανένας "σωστός" κατάλογος.

Όλες οι λίστες στο SharePoint 2010 χρησιμοποιούν τη Κορδέλα για να εμφανίζουν πρόσβαση σε όλες τις εντολές λίστας.

Ο παρακάτω πίνακας είναι μια σύγκριση ορισμένων τύπων λίστας SharePoint. Αυτό δεν είναι εξαντλητικός κατάλογος. Οι τύποι λίστας στον πίνακα εμφανίζονται με την ίδια σειρά που εμφανίζονται όταν δημιουργείτε μια νέα λίστα.

Σύγκριση των τύπων λίστας SharePoint

Τύπος λίστας	Πότε να το χρησιμοποιήσετε	Τι κάνει το ειδικό
Ανακοινώσεις	Για να εμφανιστούν σύντομες ανακοινώσεις στη σελίδα της ιστοσελίδας σας.	Μπορείτε να εισάγετε ημερομηνίες λήξης για ανακοινώσεις.
Επαφές	Για την παρακολούθηση επαφών, ειδικά εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για την εισαγωγή δεδομένων .	Μπορείτε να καταργήσετε στήλες που δεν χρειάζεστε.
Συμβούλιο συζήτησης	Για να δημιουργήσετε ένα φόρουμ συζήτησης όπου οι χρήστες μπορούν να δημοσιεύουν μηνύματα και να απαντούν σε αυτά.	Αξιολογήστε τα πρόσθετα τρίτων εάν θέλετε ένα ισχυρό φόρουμ .
Σύνδεσμοι	Για την παρακολούθηση υπερσυνδέσμων.	Χρησιμοποιεί μια στήλη υπερσύνδεσης που μορφοποιεί αυτόματα κείμενο που έχει εισαχθεί ως συνδέσμους HTML αγκύρωσης.
Ημερολόγιο	Για να παρακολουθείτε στοιχεία ημερολογίου.	Μπορεί να συγχρονίσει με το Outlook και ξέρει πώς να χειριστεί τα επαναλαμβανόμενα συμβάντα.
Εργασίες	Για την παρακολούθηση εργασιών.	Μπορεί να συγχρονιστεί με το Outlook. Οι λίστες εργασιών μπορούν να ομαδοποιηθούν με συνοπτικές εργασίες .
Εργασίες έργου	Για την παρακολούθηση στοιχείων εργασίας για ένα έργο.	Μπορεί να εμφανιστεί ως διάγραμμα Gantt. Πολλοί θεωρούν αυτή την προσφορά έργου Lite του SharePoint .
Εντοπισμός ζητήματος	Για την παρακολούθηση των εισιτηρίων αντιμετώπισης προβλημάτων.	Λειτουργεί καλά με θέματα που έχουν τρεις καταστάσεις - ανοιχτά, κλειστά και επιλυμένα.
Έρευνα	Για να κάνετε μια ψηφοφορία.	Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σύνολο ερωτήσεων που οι χρήστες πρέπει να περπατήσουν μέσω.
Προσαρμοσμένο	Για να δημιουργήσετε μια λίστα με στήλες που ορίζετε.	Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα ειδικά για το περιεχόμενό σας και για παράδειγμα να ενεργεί για συγκεκριμένο περιεχόμενο με ειδικούς τρόπους.
KPI (Ένδειξη βασικών επιδόσεων)	Για την εμφάνιση γραφικών δεικτών κατάστασης.	Σας επιτρέπει να αξιολογείτε τα επιλεγμένα επιχειρηματικά δεδομένα σε σχέση με συγκεκριμένους στόχους και να εμφανίζετε αυτές τις πληροφορίες σε διάφορες μορφές, όπως scorecards και dashboards.
Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου	Για να δημιουργήσετε μια λίστα βασισμένη σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο.	Σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel ως βάση της λίστας . μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή επαναπροσδιορισμού και επαναλαμβανόμενης προσπάθειας εισαγωγής δεδομένων.
Εξωτερική	Για να δημιουργήσετε μια λίστα βασισμένη σε μια προέλευση δεδομένων εκτός του SharePoint.	Σας επιτρέπει να εμφανίζετε δεδομένα από άλλες βάσεις δεδομένων (εκτός του SharePoint) ή υπηρεσίες ιστού.

Οι κατάλογοι προορίζονται κυρίως για την παρακολούθηση πληροφοριών μιας ομάδας, όπως ένα ημερολόγιο τμήματος ή ένα αρχείο καταγραφής προβλημάτων έργου. Οι λίστες εδώ απλά ξύνουν την επιφάνεια όσων μπορείτε να κάνετε με λίστες στο SharePoint. Οι λίστες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανάλογα με τον τρόπο που χρησιμοποιούνται πίνακες σε βάσεις δεδομένων για την αποθήκευση των δεδομένων μιας εφαρμογής.

Παρόλο που οι λίστες έχουν στήλες και γραμμές όπως έναν πίνακα βάσης δεδομένων, δεν είναι πίνακες βάσης δεδομένων. Στην πραγματικότητα, οι λίστες από την τοποθεσία της ομάδας σας αποθηκεύονται σε έναν ενιαίο πίνακα στη βάση δεδομένων περιεχομένου του SharePoint.