Μοιράζονται ιστότοπους ομάδας με εξωτερικούς χρήστες μέσω SharePoint Online - dummies

Το SharePoint Online, ένα από τα προϊόντα που συνοδεύουν το Office 365, παρέχει μια ενιαία υποδομή για οργανισμούς που μοιράζονται έγγραφα όχι μόνο με συναδέλφους αλλά και με εξωτερικούς συνεργάτες. Ένας κάτοχος συλλογής τοποθεσιών μπορεί να ενεργοποιήσει την εξωτερική κοινή χρήση και, στη συνέχεια, να προσκαλέσει εξωτερικούς χρήστες να συνεργαστούν σε ιστότοπους, λίστες και βιβλιοθήκες.

Για την αντιμετώπιση προβλημάτων ασφαλείας, η υποδομή έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε οι εξωτερικοί χρήστες να έχουν πρόσβαση μόνο σε ιστότοπους στους οποίους έχουν προσκληθεί. Και το καλύτερο μέρος; Κάθε πελάτης του Office 365 θα λάβει δωρεάν 50 άδειες πρόσβασης εξωτερικού συνεργάτη (PAL)! Πρόσθετες άδειες PAL μπορούν να αγοραστούν με ελάχιστο κόστος.

Για να ενεργοποιήσετε την εξωτερική κοινή χρήση και να προσκαλέσετε συνεργάτες στον ιστότοπό σας, βεβαιωθείτε πρώτα ότι ο διαχειριστής του συστήματός σας έχει ενεργοποιήσει εξωτερική κοινή χρήση για ολόκληρη την μίσθωση του Office 365. Εάν είστε ο διαχειριστής του συστήματος, μπορείτε να το κάνετε αυτό:

1. Στην πύλη Microsoft Online Services, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση κάτω από το SharePoint Online.

2. Από το Κέντρο διαχείρισης, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση συλλογών ιστότοπων.

3. Στον πίνακα ελέγχου του Κέντρου διαχείρισης SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας κάτω από τη γραμμή εργαλείων Συλλογές τοποθεσιών.

4. Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση εξωτερικών χρηστών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση εξωτερικών χρηστών.

5. Επιλέξτε Να επιτρέπεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

   

Αφού ενεργοποιηθεί η εξωτερική κοινή χρήση, μπορείτε να παραχωρήσετε πρόσβαση σε εξωτερικό χρήστη στην τοποθεσία της ομάδας σας ως εξής:

1. Στην τοποθεσία της ομάδας σας, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κοινή χρήση αυτού του ιστότοπου από το αναπτυσσόμενο μενού.

2. Καταχωρίστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εξωτερικών χρηστών που θέλετε να προσκαλέσετε είτε ως επισκέπτης είτε ως μέλος.

   Για την πρόσκληση μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποιαδήποτε έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο εξωτερικός χρήστης, ωστόσο, χρειάζεται να συνδεθεί ένα λογαριασμό Hotmail ή Windows Live.

3. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Όταν ο εξωτερικός χρήστης συνδέεται με επιτυχία, τότε δημιουργείται ένας λογαριασμός του Office 365 και αυτός ο λογαριασμός γίνεται τα διαπιστευτήρια του ονόματος και του κωδικού πρόσβασής του.