Ρύθμιση επιλογών περιοδικών στο Outlook 2002 - ανδρείκελα

Stardate 2002: Στις , ο καπετάνιος του πλοίου Enterprise κάνει πιστά τις καθημερινές καταχωρήσεις στο αρχείο καταγραφής αστεριών. Ο πλοίαρχος καταγράφει πληροφορίες σχετικά με τους πλανήτες που έχει εξερευνήσει το πλήρωμα, τους εξωγήινους που έχουν πολεμήσει και τα περίεργα φαινόμενα που έχουν παρατηρήσει στο βαθύ διάστημα, όπου κανείς άνδρας (ή γυναίκα) δεν έχει πάει πριν!

Τώρα είναι η σειρά σου. Όπως και ο καπετάνιος της Enterprise, , μπορείτε να καταγράφετε τις καθημερινές σας αλληλεπιδράσεις με περίεργα όντα σε περίεργα περιβάλλοντα κάτω από αγχωτικές συνθήκες, ακόμα και αν τα περίεργα όντα είναι όλα στο δικό σας γραφείο. Το Outlook Journal είναι το αρχείο καταγραφής αστεριών σας.

Αναμφισβήτητα τα υψηλά muck-a-mucks του γαλαξία χρησιμοποιούν το ημερολόγιο του καπετάνιου για τρομερά σημαντικά πράγματα, αλλά το περιοδικό σου σε εξυπηρετεί πιο άμεσα. Μερικές φορές, όταν πρέπει να βρείτε ένα έγγραφο ή μια καταγραφή μιας συνομιλίας, δεν θυμάστε τι έχετε καλέσει το έγγραφο ή όπου το αποθηκεύσατε, αλλά θυμάστε όταν δημιουργήσατε ή λάβατε το στοιχείο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να μεταβείτε στο περιοδικό και να ελέγξετε την ημερομηνία όταν θυμάστε να ασχολείστε με το στοιχείο και να βρείτε αυτό που πρέπει να γνωρίζετε.

Για να έχετε καλή χρήση από το περιοδικό όμως, πρέπει να το χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook να κάνει καταχωρήσεις περιοδικών για σχεδόν ό, τι κάνετε ή μπορείτε να κλείσετε πλήρως το περιοδικό και να μην κάνετε εγγραφές σε αυτό. Αν δεν βάζεις τίποτα στην Εφημερίδα, δεν παίρνεις τίποτα έξω.

Ποιος είναι ο ευκολότερος τρόπος για να κάνετε καταχωρήσεις στην Εφημερίδα; Μην κάνεις τίποτα. Το περιοδικό καταγράφει αυτόματα κάθε έγγραφο που δημιουργείτε, επεξεργάζεστε ή εκτυπώνετε σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Office XP. Το περιοδικό επίσης παρακολουθεί αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αιτήματα συσκέψεων και απαντήσεις, καθώς και αιτήματα εργασιών και απαντήσεις. Ορισμένα προγράμματα εκτός από τις εφαρμογές του Microsoft Office έχουν επίσης τη δυνατότητα να πραγματοποιούν καταχωρήσεις στο περιοδικό, αλλά η δυνατότητα αυτή χρησιμοποιείται συχνότερα με τα προγράμματα του Office XP.

Υπάρχει μια αλίευση: Πρέπει να πείτε στο Outlook ότι θέλετε να είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη εγγραφή ημερολογίου. (Εντάξει, πρέπει να κάνετε κάτι.) Ευτυχώς, αν δεν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα αυτόματης εγγραφής του περιοδικού, το Outlook 2002 σας ρωτά εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία κάθε φορά που κάνετε κλικ στο εικονίδιο Ημερολόγιο.

Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης εγγραφής του περιοδικού, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία-> Επιλογές.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές περιοδικού.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικών, όπως φαίνεται στο σχήμα 1, με πλαίσια ελέγχου για όλους τους τύπους δραστηριοτήτων που μπορείτε να εγγράψετε αυτόματα και τα ονόματα όλων των ατόμων για τα οποία μπορείτε να καταγράψετε αυτόματα τις συναλλαγές σας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Εικόνα 1: Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικών.

3. Κάντε κλικ για να τοποθετήσετε μια επιταγή στο πλαίσιο ελέγχου για τα στοιχεία και τα αρχεία που θέλετε να καταγράψετε αυτόματα και για τις επαφές για τις οποίες θέλετε να καταγράφονται οι πληροφορίες.

Η λίστα των ατόμων στο πλαίσιο Για αυτές τις επαφές είναι ίδια με τη λίστα των ατόμων στη λίστα επαφών σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μη αυτόματα τις καταχωρήσεις του περιοδικού για άτομα που δεν βρίσκονται στη λίστα επαφών σας. ανατρέξτε στην ακόλουθη ενότητα "Εγγραφή ενός στοιχείου του Outlook στο ημερολόγιο χειροκίνητα. "

Όταν προσθέτετε ονόματα στη λίστα επαφών σας στη λειτουργική μονάδα Επαφές, αυτά τα ονόματα δεν έχουν ρυθμιστεί για αυτόματη εγγραφή στο περιοδικό. Πρέπει είτε να ελέγξετε το όνομα στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικών είτε να ανοίξετε την εγγραφή επαφών, κάντε κλικ στην καρτέλα Περιοδικό και επιλέξτε Αυτόματα εγγραφή εγγραφών για αυτές τις επαφές.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το περιοδικό αυτόματα καταγράφει τα στοιχεία και τα αρχεία που έχετε επιλέξει για τις επαφές που ονομάσατε.

Η εγγραφή ενός στοιχείου του Outlook στο ημερολόγιο χειροκίνητα

Αν δεν θέλετε να γεμίσετε το ημερολόγιό σας καταγράφοντας τα πάντα αυτόματα, μπορείτε να εισάγετε επιλεγμένα αντικείμενα με μη αυτόματο τρόπο - απλά να τα σύρετε στο εικονίδιο Ημερολόγιο. Για παράδειγμα, μπορεί να μην θέλετε να καταγράψετε κάθε συναλλαγή με έναν υποψήφιο πελάτη, μέχρι να είστε βέβαιοι ότι κάνετε συναλλαγές με αυτόν τον πελάτη. Μπορείτε να σύρετε σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο περιοδικό και να διατηρήσετε ένα αρχείο σοβαρών ερωτημάτων. Όταν αρχίζετε πραγματικά να δουλεύετε με έναν νέο πελάτη, μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη εγγραφή.

Για τη μη αυτόματη εγγραφή στοιχείων στο ημερολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Σύρετε το στοιχείο που θέλετε να καταγράψετε (όπως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) στο εικονίδιο Ημερολόγιο.

Εμφανίζεται η φόρμα εγγραφής (βλ. Εικόνα 2). Στο κάτω μέρος της φόρμας υπάρχει ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το στοιχείο που εγγράφετε μαζί με το όνομα του στοιχείου.

Εικόνα 2: Μια καταχώρηση ημερολογίου με μια συντόμευση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισυνάπτεται στο πλαίσιο κειμένου.

2. Συμπληρώστε τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε.

Ωστόσο, δεν χρειάζεται να γράψετε τίποτα. Το πλαίσιο κειμένου στο κάτω μέρος της οθόνης σας δίνει χώρο για να δημιουργήσετε μια σημείωση στον εαυτό σας, αν θέλετε να την χρησιμοποιήσετε.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Το στοιχείο που καταγράψατε καταχωρείται στο περιοδικό.

Η εγγραφή ενός εγγράφου στο περιοδικό

Εάν το αγαπημένο σας πρόγραμμα, όπως ένα πρόγραμμα σχεδίασης ή εκτύπωσης στην επιφάνεια εργασίας, δεν εμφανίζεται στη λίστα προγραμμάτων που μπορούν να κάνουν αυτόματες καταχωρήσεις στο περιοδικό, όλα δεν χάνονται - μπορείτε να σύρετε έγγραφα από το φάκελο "Ο υπολογιστής μου" του Outlook στο φάκελο "Εφημερίδα" για να δημιουργήσετε εγγραφές για τα αρχεία αυτών των προγραμμάτων. Επειδή το περιοδικό μπορεί να παρακολουθεί πολλούς τύπους πληροφοριών σχετικά με ένα έγγραφο εκτός από την ημερομηνία και την ώρα (όπως πελάτης, θέμα και ορισμένες σημειώσεις), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το περιοδικό για να παρακολουθείτε τα αρχεία που δημιουργείτε σε προγράμματα που δεν αποτελούν μέρος του Microsoft Office. Εάν επιλέξατε να αφήσετε το Outlook να δημιουργήσει αυτόματα τις καταχωρήσεις του περιοδικού για τις εφαρμογές του Office XP, δεν χρειάζεται να κάνετε εγγραφές για έγγραφα του Office XP.

Για να εγγράψετε ένα έγγραφο στο ημερολόγιο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1.Κάντε κλικ στη γραμμή διαχωριστή Άλλες συντομεύσεις στη γραμμή του Outlook.

Εμφανίζονται τα εικονίδια στην ομάδα Άλλες συντομεύσεις, συμπεριλαμβανομένου του εικονιδίου My Computer.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου στη γραμμή του Outlook.

Εμφανίζεται η λίστα με τους δίσκους (βλ. Εικόνα 3).

Εικόνα 3: Λίστα με δίσκους στον υπολογιστή μου.

3. Βρείτε το έγγραφο που θέλετε να καταγράψετε.

Κάντε διπλό κλικ στη μονάδα δίσκου που περιέχει το έγγραφο που θέλετε να καταγράψετε. Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο φάκελο στον οποίο αποθηκεύετε τα έγγραφά σας για να βρείτε το έγγραφο που θέλετε να καταγράψετε. Επισημάνετε το.

4. Κάντε κλικ στη γραμμή διαχωριστή συντομεύσεων του Outlook στη γραμμή εργαλείων του Outlook.

Εμφανίζονται τα εικονίδια στην ομάδα συντομεύσεων του Outlook, συμπεριλαμβανομένου του εικονιδίου "Ημερολόγιο".

5. Σύρετε το έγγραφο στο εικονίδιο Ημερολόγιο.

Εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης ημερολογίου, με ένα εικονίδιο στο πλαίσιο κειμένου που αντιπροσωπεύει το αρχείο που εγγράφετε.

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Το έγγραφό σας εγγράφεται στην Εφημερίδα.

Το μεγάλο πλεονέκτημα της εγγραφής εγγράφων στο περιοδικό είναι το γεγονός ότι οι καταχωρήσεις του περιοδικού είναι πραγματικά συντομεύσεις στα ίδια τα έγγραφα. Όταν εισάγετε ένα έγγραφο στο περιοδικό, έχετε γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες που έχετε αποθηκεύσει σχετικά με το έγγραφο και είστε μόνο ένα κλικ μακριά από το ίδιο το έγγραφο. Επομένως, εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα που δεν είναι το Office XP και δημιουργεί αρχεία που δεν παρακολουθούν πολλές πληροφορίες για τον εαυτό τους, το Journal είναι μια μεγάλη κεντρική τοποθεσία για την παρακολούθηση των πληροφοριών του εγγράφου. Για παράδειγμα, αν αποθηκεύετε εικόνες από ένα πρόγραμμα σχεδίασης στον υπολογιστή σας, ίσως θέλετε να αποθηκεύσετε περισσότερες πληροφορίες για κάθε εικόνα παρά μόνο το όνομα του αρχείου. Αν δημιουργείτε καταχωρήσεις του περιοδικού για κάθε αρχείο, μπορείτε να κρατήσετε σημειώσεις για κάθε εικόνα στο περιοδικό. Όταν βρείτε την καταχώριση Ημερολογίου για την εικόνα που θέλετε, απλά κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της εικόνας. Θα ανοίξει το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε για να δείτε την εικόνα.