Εξοικονόμηση χρόνου με ενσωματωμένο φαξ στο Outlook 2003 - ανδρείκελα

Ο παλιός τρόπος αποστολής φαξ είναι να εκτυπώσετε τα έγγραφα και ένα εξώφυλλο, να τα ανακτήσετε από τον εκτυπωτή, να μεταβείτε στο μηχάνημα φαξ, έγγραφα και στη συνέχεια να τα στείλετε. Ο χρόνος που χάνεται κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας μπορεί να κυμαίνεται μεταξύ τριών και δέκα λεπτών. Το Outlook 2003 απλοποιεί αυτή τη διαδικασία επειδή μπορείτε τώρα να στείλετε το φαξ απευθείας από τον υπολογιστή σας.

Ρύθμιση της κονσόλας Microsoft Fax

Για να στείλετε ένα φαξ απευθείας από τον υπολογιστή σας, πρέπει να έχετε εγκαταστήσει την κονσόλα Microsoft Fax. Για να δείτε εάν η κονσόλα είναι εγκατεστημένη, μεταβείτε στον Πίνακα Ελέγχου των Windows και στο φάκελο Εκτυπωτής και Φαξ και αναζητήστε το εικονίδιο φαξ. Αν δείτε το εικονίδιο Φαξ, τότε όλοι είστε έτοιμοι να στείλετε φαξ.

Εάν το εικονίδιο φαξ δεν εμφανίζεται, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη των Windows και επιλέξτε Πίνακας ελέγχου, Εκτυπωτές και φαξ.

Εμφανίζεται η λίστα Εκτυπωτές και φαξ.

2. Επιλέξτε την εντολή Προσθήκη φαξ στις Εργασίες εκτυπωτών.

3. Ακολουθήστε τον Οδηγό φαξ μέχρι το τέλος της ρύθμισης.

Αποστολή φαξ

Με τη συσκευή κονσόλας φαξ που είναι εγκατεστημένη, δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε χαρτί και να περπατάτε στο μηχάνημα φαξ, χάνοντας χρόνο και ενέργεια στη διαδικασία. Εάν εργάζεστε με φορητό υπολογιστή, η κονσόλα φαξ σας βοηθά να στείλετε ένα φαξ από το δωμάτιο του ξενοδοχείου σας ή σε οποιοδήποτε άλλο μέρος. Απλά συνδέστε την τηλεφωνική γραμμή και στείλτε την.

Για αποστολή φαξ:

1. Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε με φαξ.

2. Επιλέξτε Αρχείο, Εκτύπωση.

Το παράθυρο διαλόγου "Εκτύπωση" ανοίγει.

3. Από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα, επιλέξτε FAX.

Εάν το πρόγραμμα οδήγησης φαξ δεν εμφανίζεται, ανατρέξτε στην προηγούμενη ενότητα "Ρύθμιση της κονσόλας Microsoft Fax. "

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εμφανίζεται ο Οδηγός αποστολής φαξ.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Βιβλίο διευθύνσεων.

Εμφανίζεται το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook.

6. Κάντε διπλό κλικ στον αριθμό φαξ του παραλήπτη.

Ο αριθμός φαξ μεταφέρεται στον "Οδηγό φαξ".

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Επιλέξτε και συμπληρώστε μια συνοδευτική σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

9. Επιλέξτε εάν θέλετε να στείλετε το φαξ τώρα ή σε άλλη χρονική στιγμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το φαξ θα σταλεί, εξοικονομώντας χρόνο χωρίς εμπλοκή χαρτιού. Ανοίγει το πλαίσιο παρακολούθησης φαξ, εμφανίζοντας την κατάσταση κλήσης.

Μπορείτε να διαβάσετε την πλήρη αναφορά των φαξ που στέλνετε και λαμβάνετε στην κονσόλα MS Fax. Μεταβείτε στον Πίνακα Ελέγχου των Windows, κάντε κλικ στο φάκελο Εκτυπωτές και φαξ και κάντε διπλό κλικ στο φάκελο Fax για να εμφανιστεί η κονσόλα φαξ. Τώρα επιλέξτε τα Απεσταλμένα στοιχεία για να δείτε μια λίστα αποστελμένων φαξ.