Υποβιβάζοντας τα Relics σας στην αρχειοθέτηση του Outlook 2003 - ανδρείκελα

Δεν χρειάζεται πολύ χρόνο να συγκεντρωθούν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτά που μπορείτε να αντιμετωπίσετε. Μερικοί άνθρωποι απλά διαγράφουν τα μηνύματα καθώς τα διαβάζουν. Άλλοι διατηρούν παλιά μηνύματα για λόγους αναφοράς.

Το πρόβλημα είναι ότι το Outlook επιβραδύνεται όταν αποθηκεύετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εκτός αυτού, μια τεράστια συλλογή μηνυμάτων είναι δυσκίνητη για τη διαχείριση. Επίσης, εάν βρίσκεστε σε εταιρικό σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι διαχειριστές του συστήματός σας ενδέχεται να μην σας επιτρέπουν να αποθηκεύσετε περισσότερα από ένα ορισμένο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή κλείνει το σύστημα.

Η αρχειοθέτηση είναι μια λειτουργία που είναι ενσωματωμένη στο Outlook για να σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε μηνύματα και άλλα στοιχεία του Outlook που δεν χρειάζεται να εξετάσετε αμέσως, αλλά ίσως να θέλετε να ανατρέξετε στο μέλλον. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε ένα δίκτυο Exchange κατά τη δουλειά, η Αρχειοθέτηση σας διευκολύνει να συναντήσετε τους διαχειριστές του συστήματός σας, αδυνατίζοντας τον αριθμό των μηνυμάτων που αποθηκεύετε στο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακόμα κι αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αρχειοθέτησης αυτή τη στιγμή, ίσως θέλετε να κατανοήσετε πώς λειτουργεί. Το Outlook μερικές φορές αρχειοθετεί τα στοιχεία αυτόματα - τα οποία μπορεί να σας φαίνονται σαν να εξαφανίζονται τα στοιχεία του Outlook.

Αν η λειτουργία AutoArchive φαίνεται τρομακτική και περίπλοκη σε εσάς, προσπαθήστε να μην ανησυχείτε. Η Microsoft ενδέχεται να μην έχει κάνει τη λειτουργία του αρχείου εύκολα αποκρυπτογραφημένη. Όταν παίρνετε το κρέμονται από αυτό, ωστόσο, η AutoArchiving θα μπορούσε να γίνει πολύτιμη για εσάς.

Αν και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτά που οι χρήστες αρχειοθετούν πιο συχνά, όλα τα στοιχεία του Outlook μπορούν να σταλούν στο αρχείο - ραντεβού, εργασίες, τα πάντα. Οι χρήστες συνήθως δεν αρχειοθετούν τις Επαφές και τις Σημειώσεις, αλλά μπορείτε ακόμη και να τις αρχειοθετήσετε αν θέλετε.

Ρύθμιση του AutoArchive

Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα για να κάνετε το Outlook να αρχειοθετήσει τα στοιχεία σας. το πρόγραμμα έχει ρυθμιστεί για την αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων. Εάν θέλετε να δείτε πώς έχει ρυθμιστεί το Outlook για να αρχειοθετήσετε τα παλιά σας αντικείμενα ή να αλλάξετε τον τρόπο που κάνει το Outlook τη δουλειά, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία -> Επιλογές.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Άλλα".

Εμφανίζεται η σελίδα Άλλες επιλογές.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματη αρχειοθέτηση.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου AutoArchive.

Μην μπαίνεις στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματης Αλλαγής αλλάζοντας τα πράγματα με κακό τρόπο - τουλάχιστον όχι μέχρι να δεις τι έχει ήδη ρυθμιστεί. Τέσσερις σημαντικές ιδιότητες που σας λέει το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη αρχειοθέτηση είναι οι εξής:

• Πόσο συχνά αρχειοθετείται το Outlook
• Τα παλαιά στοιχεία πρέπει να είναι για το Outlook για να τα στείλετε στο αρχείο
• Το όνομα και η θέση του αρχείου αρχείο
• Αν η λειτουργία AutoArchive είναι ενεργοποιημένη

Κατά την πρώτη εγκατάσταση του Outlook, το πρόγραμμα αυτόματα αρχειοθετεί τα αντικείμενα κάθε 14 ημέρες, αποστέλλοντας αντικείμενα ηλικίας άνω των 6 μηνών στο αρχείο αρχειοθέτησης που αναφέρεται στο παράθυρο διαλόγου Αυτόματη αρχειοθέτηση.Για τους περισσότερους ανθρώπους, αυτές οι ρυθμίσεις είναι εντάξει. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να απενεργοποιήσουν τη λειτουργία AutoArchive και να εκτελέσουν χειροκίνητα τη διαδικασία αρχειοθέτησης. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη διαδικασία AutoArchive κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Run AutoArchive Every 14 Days" στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου Αυτόματη αρχειοθέτηση.

Μη αυτόματη ενεργοποίηση της διαδικασίας αρχειοθέτησης

Μπορείτε να αρχειοθετήσετε μηνύματα όποτε θέλετε, επιλέγοντας Αρχείο -> Αρχείο από το μενού του Outlook και ακολουθώντας τις υποδείξεις. Το πλεονέκτημα της χειροκίνητης εκτέλεσης της διαδικασίας αρχείου είναι ότι έχετε ελαφρώς καλύτερο έλεγχο της διαδικασίας. μπορείτε να δώσετε στο Outlook μια ημερομηνία αποκοπής για την αρχειοθέτηση αντικειμένων, δηλαδή την πρώτη του έτους. Μπορείτε επίσης να πείτε στο Outlook ποιους φακέλους θέλετε να αρχειοθετήσετε και πού να στείλετε τα αρχειοθετημένα στοιχεία. Μπορείτε ακόμη να αρχειοθετήσετε διαφορετικούς φακέλους του Outlook σε διαφορετικά αρχεία αρχειοθέτησης. Το μειονέκτημα όλων αυτών των ελέγχων είναι ότι είναι δυνατό να κάνετε ένα αθώο λάθος και να στείλετε αρχειοθετημένα αντικείμενα σε ένα μέρος που δεν μπορείτε να βρείτε πάλι εύκολα. Προσπαθήστε να μην αλλάξετε το όνομα ή τη θέση των αρχείων στα οποία αποστέλλονται τα αρχειοθετημένα στοιχεία σας, επειδή είναι απίστευτα εύκολο να χάσετε το κομμάτι του περιηγημένου χώρου και το Outlook δεν παρέχει μεγάλη βοήθεια για την παρακολούθηση των αρχείων αρχειοθέτησης.

Εύρεση και προβολή αρχειοθετημένων στοιχείων

Μερικές φορές το AutoArchive μοιάζει μαγικό. Τα παλαιότερα αντικείμενα κατατίθενται μυστηριωδώς χωρίς καμία ενέργεια από μέρους σας. Δεν είναι τόσο εύκολο; Σίγουρα - έως ότου ξαφνικά πρέπει να βρείτε ένα από αυτά τα στοιχεία που κινήθηκαν μαγικά στο αρχείο σας. Τότε πρέπει να υπολογίσετε πού πήγε και πώς να το ξανακάνετε.

Όταν θέλετε να ρίξετε μια ματιά στα στοιχεία που έχετε αρχειοθετήσει, ανοίξτε το φάκελο αρχειοθέτησης, το οποίο το Outlook αναφέρεται επίσης ως αρχείο δεδομένων .

Για να ανοίξετε ένα αρχείο δεδομένων που περιέχει τα στοιχεία αρχειοθέτησης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο -> Άνοιγμα -> Αρχείο δεδομένων του Outlook.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook.

2. Πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου που θέλετε να ανοίξετε στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

Το όνομα που εισάγετε εμφανίζεται στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το όνομα του αρχείου δεδομένων που ανοίξατε εμφανίζεται με κεφαλαία γράμματα στο Banner Folder. Εμφανίζεται επίσης η λίστα φακέλων που εμφανίζει δύο ομάδες φακέλων: Κανονική και Αρχείο.

Αρκετά απλά, σωστά; Ναι, αλλά υπάρχει μια εικονική μύγα στην εικονική αλοιφή. Πιθανώς δεν γνωρίζετε το όνομα του αρχείου αρχείου που θέλετε να ανοίξετε και συνήθως δεν εμφανίζεται στη λίστα στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ή Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook.

Για να εντοπίσετε το όνομα του αρχείου αρχείου ανοιχτό, επιλέξτε Αρχείο -> Αρχείο και αναζητήστε στο πλαίσιο με τίτλο "Αρχείο Αρχείου. "Προσέξτε να μην αλλάξετε τίποτα σχετικά με τις πληροφορίες στο πλαίσιο Αρχείο Αρχείου. Διαφορετικά, το Outlook μπορεί να αρχίσει να στέλνει τα αρχειοθετημένα αντικείμενα κάπου αλλού. Οι πληροφορίες στο πλαίσιο Αρχείο Αρχείου είναι συνήθως περίπλοκες gobbledygook με ορθογώνια και καρφίτσες και όλα τα είδη των πράξεων που οι κανονικοί άνθρωποι δεν μπορούν να θυμηθούν.

Ένας τρόπος για να αποτυπώσετε ένα μακροχρόνιο όνομα σε ένα παράθυρο διαλόγου είναι να αντιγράψετε τις πληροφορίες. Ακολουθεί το παράδειγμα της γρήγορης προώθησης: Κάντε κλικ στο όνομα μία φορά, πατήστε Tab, πατήστε Shift + Tab, πατήστε Ctrl + C και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Cancel.Αφού αντιγράψετε το όνομα του αρχείου, μπορείτε να ακολουθήσετε τα βήματα που έχουν δοθεί προηγουμένως σε αυτό το άρθρο - επικολλήστε το όνομα που θέλετε στο πλαίσιο Όνομα αρχείου πιέζοντας Ctrl + V και ευχαριστώντας ότι δεν χρειάζεται να θυμάστε ότι το μεγάλο, τρελό όνομα αρχείου.

Κλείσιμο του Αρχείου Αρχείου

Μπορείτε να διατηρήσετε το αρχείο Αρχείου ανοιχτό στη λίστα φακέλων του Outlook όσο θέλετε, αλλά οι περισσότεροι προτιμούν να το κλείσουν αφού βρουν αυτό που χρειάζονται. Το Outlook εκτελείται λίγο πιο γρήγορα όταν κλείνετε τυχόν άχρηστα αρχεία δεδομένων.

Για να κλείσετε ένα αρχείο δεδομένων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Με την Λίστα φακέλων ανοιχτή, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του φακέλου Αρχείο.

Εμφανίζεται ένα μενού συντόμευσης.

2. Επιλέξτε Κλείσιμο φακέλου από το μενού συντόμευσης.

Ο φάκελος αρχειοθέτησης εξαφανίζεται από τη λίστα φακέλων.

Ο τρόπος με τον οποίο οι φάκελοι ονομάζονται στο Outlook είναι περίεργο. Μπορείτε να βρείτε "Προσωπικοί φάκελοι" που εμφανίζονται πολλές φορές στη λίστα των φακέλων σας. Για να εκτελέσετε το Outlook όσο το δυνατόν γρηγορότερα, κλείστε όσο το δυνατόν περισσότερα από αυτά. Το κύριο σύνολο των φακέλων σας - το σύνολο που χρησιμοποιείτε καθημερινά - δεν θα κλείσει, οπότε δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το κλείσιμο των φακέλων που χρησιμοποιείτε κάθε μέρα.