Διαβάζοντας και απαντώντας στο Outlook E-Mail - dummies

Το Outlook έχει πολλούς τρόπους να σας ενημερώσει όταν έχετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχετε διαβάσει:

• Η γραμμή κατάστασης στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης του Outlook σας λέει πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχετε συνολικά και πόσες από αυτές δεν έχετε διαβάσει.
• Η λέξη Εισερχόμενα στη Λίστα φακέλων αλλάζει σε έντονη γραφή όταν έχετε μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Όταν κοιτάζετε στα Εισερχόμενα, βλέπετε τους τίτλους των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων με έντονους χαρακτήρες.

• Όταν συνδέεστε στα Windows XP, βλέπετε μια μικρή ειδοποίηση σχετικά με τα μη αναγνωσμένα μηνύματα.

Ανάγνωση μηνύματος

Για να ανοίξετε και να διαβάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl + 1).

Η οθόνη εισερχομένων ανοίγει, εμφανίζοντας την εισερχόμενη αλληλογραφία σας.

2. Κάντε διπλό κλικ στον τίτλο του μηνύματος που θέλετε να διαβάσετε.

Το μήνυμα ανοίγει και μπορείτε να δείτε το κείμενο του μηνύματος. Αν το μήνυμα είναι πολύ μεγάλο, πατήστε το κάτω βέλος ή το πλήκτρο PgDn για να μετακινηθείτε στο κείμενο.

3. Για να κλείσετε την οθόνη μηνυμάτων, επιλέξτε Αρχείο -> Κλείσιμο (ή πατήστε Alt + F4).

Η οθόνη μηνυμάτων κλείνει και βλέπετε τη λίστα μηνυμάτων στα Εισερχόμενά σας.

Αποστολή απάντησης

Με email, μπορείτε να στείλετε μια απάντηση πολύ εύκολα. Δεν χρειάζεται καν να γνωρίζετε τη διεύθυνση του ατόμου όταν στέλνετε μια απάντηση. απλά κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση και το Outlook φροντίζει για αυτό.

Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο απαντάτε σε ένα μήνυμα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl + 1).

Η οθόνη εισερχομένων ανοίγει, εμφανίζοντας την εισερχόμενη αλληλογραφία σας.

2. Κάντε διπλό κλικ στον τίτλο του μηνύματος στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.

Το μήνυμα που κάνετε διπλό κλικ ανοίγει και μπορείτε να δείτε τα περιεχόμενα του μηνύματος. (Εάν έχετε ήδη το μήνυμα ανοιχτό, μπορείτε να παραλείψετε τα δύο πρώτα βήματα και να μεταβείτε απευθείας στο βήμα 3.)

3. Για να απαντήσετε στα άτομα που εμφανίζονται στη γραμμή Από: Κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση.

4. Για να απαντήσετε στα άτομα που εμφανίζονται στη γραμμή Cc:, καθώς και στη γραμμή Από:, κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση σε όλους.

Εμφανίζεται η οθόνη Απάντηση.

Μπορείτε να λάβετε (ή να στείλετε) το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που απευθύνεται σε μια ολόκληρη ομάδα ανθρώπων ταυτόχρονα. Πρέπει να ονομάσετε τουλάχιστον ένα άτομο στη γραμμή Προς:. μπορείτε να ονομάσετε περισσότερα από ένα άτομα στη γραμμή Cc: η οποία είναι για άτομα στα οποία στέλνετε μόνο ένα αντίγραφο. Υπάρχει ελάχιστη διαφορά μεταξύ του τι συμβαίνει με το ταχυδρομείο που πηγαίνει στους ανθρώπους στη γραμμή Προς: και η αλληλογραφία που πηγαίνει στα άτομα στη γραμμή Cc: όλοι μπορούν να απαντήσουν, να προωθήσουν ή να αγνοήσουν το μήνυμα. Δεν χρειάζεται πάντα να απαντάτε στα άτομα της γραμμής Cc: ή μπορεί να θέλετε να απαντήσετε μόνο σε μερικά από αυτά.Αν θέλετε να επιλέξετε και να επιλέξετε ποιον απαντάτε από τη γραμμή Cc:, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Απάντηση (όχι στην απάντηση σε όλους) και να τα προσθέσετε ξανά στη γραμμή Cc:.

5. Πληκτρολογήστε την απάντησή σας στο πλαίσιο μηνύματος.

Μην ανησυχείτε όταν ανακαλύπτετε κάποιο κείμενο ήδη στο πλαίσιο κειμένου - είναι μέρος του μηνύματος στο οποίο απαντάτε. Ο δρομέας που αναβοσβήνει εμφανίζεται στο επάνω μέρος της οθόνης, οπότε οτιδήποτε πληκτρολογείτε προηγείται του μηνύματος του άλλου ατόμου. (Αυτή η ρύθμιση σημαίνει ότι το άτομο που λαμβάνει το μήνυμά σας μπορεί να αναθεωρήσει το αρχικό μήνυμα ως μνήμη-jogger όταν η απάντησή σας επανέλθει.)

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Στο δίκτυο του γραφείου σας, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποστολή, γίνεται σμίκρυνση του μηνύματος στον προορισμό του.

Εάν είστε ανεξάρτητος χρήστης που στέλνει μηνύματα σε μια ηλεκτρονική υπηρεσία, όπως το Microsoft Network ή το CompuServe, πρέπει επίσης να επιλέξετε Εργαλεία -> Αποστολή / λήψη -> Αποστολή / λήψη όλων ή πατήστε F9 για να στείλετε το μήνυμά σας μέσω του Διαδικτύου.

7. Επιλέξτε Αρχείο -> Κλείσιμο (ή πατήστε Esc) για να κλείσετε την οθόνη μηνυμάτων.

Η φόρμα μηνυμάτων εξαφανίζεται και εμφανίζονται τα εισερχόμενά σας.