Outlook 2013 Βιβλία διεύθυνσης - dummies

Το Outlook 2013 εξακολουθεί να χρησιμοποιεί αρκετά διαφορετικά βιβλία διευθύνσεων που είναι πραγματικά μέρος του Microsoft Exchange Υπηρέτης. Τα Βιβλία Διευθύνσεων έχουν αρκετές ξεχωριστές, ανεξάρτητες λίστες με ονόματα και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - είναι αρκετά συγκεχυμένη. Η Microsoft απλοποίησε το ζήτημα της αντιμετώπισης βιβλίων διευθύνσεων στο Outlook 2002 και σε νεότερες εκδόσεις, αλλά αυτό δεν βοηθάει εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε ένα μεγάλο εταιρικό δίκτυο.

Η λίστα επαφών του Outlook (αυτό που βλέπετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επαφές στη γραμμή πλοήγησης) περιέχει όλα τα είδη προσωπικών πληροφοριών, ενώ ένα βιβλίο διευθύνσεων (αυτό που βλέπετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Το" σε νέο μήνυμα) εστιάζει σε μόνο διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ένα Βιβλίο Διευθύνσεων μπορεί επίσης να ασχοληθεί με τις ιδιαιτερότητες της πραγματικής αποστολής του μηνύματός σας σε άτομα στο εταιρικό σας σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά εάν αυτό το σύστημα είναι Microsoft Exchange Server.

Εδώ είναι η lowdown για την πληθώρα των βιβλίων διευθύνσεων:

• Η λίστα παγκόσμιων διευθύνσεων: Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε ένα εταιρικό δίκτυο, η λίστα παγκόσμιων διευθύνσεων, την οποία διατηρεί ο διαχειριστής του συστήματός σας, και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των συνεργατών της εταιρείας σας. Η λίστα Παγκόσμια Διεύθυνση σάς επιτρέπει να απευθύνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε στην επιχείρησή σας, χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Το βιβλίο διευθύνσεων επαφών: Το βιβλίο διευθύνσεων επαφών είναι οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη λίστα Επαφών. Το Outlook αποθηκεύει αυτόματα το Βιβλίο διευθύνσεων επαφών, ώστε να μπορείτε εύκολα να προσθέσετε άτομα σε ένα μήνυμα που στέλνετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Πληροφορίες".

• Πρόσθετα βιβλία διευθύνσεων: Εάν δημιουργείτε φακέλους για επαφές του Outlook, αυτοί οι φάκελοι γίνονται επίσης ξεχωριστά βιβλία διευθύνσεων. Ο διαχειριστής του συστήματός σας μπορεί επίσης να δημιουργήσει πρόσθετα Βιβλία διευθύνσεων και αν συνδέσετε το Outlook σε υπηρεσίες όπως το LinkedIn, οι επαφές σας στο LinkedIn ενδέχεται να εμφανίζονται και ως ξεχωριστό βιβλίο διευθύνσεων.

Εάν είστε τυχεροί, δεν θα δείτε ποτέ το βιβλίο διευθύνσεων. Όλες οι διευθύνσεις όλων των ανθρώπων που στέλνετε ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρατίθενται στη λίστα παγκόσμιων διευθύνσεων που υποστηρίζει κάποιος άλλος, όπως σε εταιρικό δίκτυο. Υπό αυτές τις συνθήκες, το Outlook είναι ένα όνειρο.

Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε τι είναι ένα Βιβλίο Διευθύνσεων τις περισσότερες φορές - πληκτρολογείτε απλώς το όνομα του ατόμου που στέλνετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο πλαίσιο "Το" ενός μηνύματος. Το Outlook ελέγχει το όνομα ορθογραφίας και φροντίζει να στείλει το μήνυμά σας. Θα ορκίζεσαι ότι ένας μικροσκοπικός ψυχικός που ξέρει ακριβώς τι χρειάζεσαι μέσα στον υπολογιστή σου.

Εκτός αν ο θείος σας Bob εργάζεται για την επιχείρησή σας ή είναι τακτικός πελάτης, ωστόσο, είναι αμφίβολο ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του θα βρεθεί στη λίστα Παγκόσμια Διεύθυνση.

Σε λιγότερο από τις ιδανικές συνθήκες, όταν προσπαθείτε να στείλετε ένα μήνυμα, το Outlook παραπονιέται ότι δεν ξέρει πώς να στείλει το μήνυμα ή δεν μπορεί να καταλάβει για ποιον μιλάτε. Τότε πρέπει να χάσετε τη διεύθυνση.

Αυτή η κατάσταση συμβαίνει μόνο όταν η διεύθυνση δεν βρίσκεται σε ένα από τα Βιβλία διευθύνσεων ή δεν είναι σε μορφή που το Outlook κατανοεί. Για αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει είτε να πληκτρολογήσετε ολόκληρη τη διεύθυνση μη αυτόματα είτε να προσθέσετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη σας στη λίστα Επαφών.