Outlook 2003: Business Contact Manager - ανδρείκελα

Το Business Contact Manager (BCM) έκδοση 2. 0 είναι ένα δωρεάν πρόσθετο στο Outlook 2003 στις εκδόσεις του Office Professional και Small Business. Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο αν καταλαβαίνετε πώς να το χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας και να ξεπεράσετε τους δύο μεγάλους περιορισμούς:

• Οι παλαιότερες εκδόσεις του BCM λειτουργούν ως ανεξάρτητες μονάδες που δεν επιτρέπουν την κοινή χρήση μεταξύ πολλών χρηστών. Αναβάθμιση του BCM σας στην έκδοση 2. 0 επιτρέπει την κοινή χρήση βάσεων δεδομένων μεταξύ πολλών χρηστών. Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση, συνδεθείτε στο Internet, επιλέξτε Βοήθεια στη γραμμή εργαλείων του Outlook, επιλέξτε Έλεγχος για ενημερώσεις και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για την αναβάθμιση του συστήματός σας.

Για να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες κοινής χρήσης του BCM, το πρόγραμμα Outlook πρέπει να εγκατασταθεί σε έναν υπολογιστή που εκτελεί τα Windows XP Professional. Η BCM δεν μοιράζεται τα Windows XP Home Edition.
• Η Λίστα Προϊόντων και Υπηρεσιών έχει μια σταθερή μορφή με μόνο τρία διαθέσιμα πεδία για την εισαγωγή δεδομένων από το σύστημα πωλήσεων και λογιστικής. Πρέπει να προσαρμόσετε τα πεδία από το επιχειρησιακό σας σύστημα ώστε να χωράει στα τρία πεδία εισαγωγής: Όνομα Στοιχείου, Περιγραφή και Τιμή Μονάδας, η οποία περιορίζει τον τρόπο προσφοράς υπηρεσιών και προϊόντων. Αν αναφέρετε το ίδιο προϊόν ως μία μονάδα, ένα κιβώτιο ή ένα δοχείο σημαίνει ότι πρέπει να ανοίξετε ένα στοιχείο γραμμής ανά συσκευασία. Δεν μπορείτε να εισαγάγετε τις τρέχουσες ποσότητες αποθέματος επειδή η BCM δεν εισάγει πεδία ποσότητας.

Πείτε, για παράδειγμα, ότι η Daisy εργάζεται σε μια εταιρεία συντήρησης υπολογιστών και λογισμικού και λαμβάνει αίτημα για προσφορά για την εγκατάσταση και τη διανομή του νέου BCM 2. 0 σε πέντε σταθμούς εργασίας. Γράφει μια λεπτομερή πρόταση, συμπεριλαμβανομένων των ελάχιστων απαιτήσεων όπως το Windows XP Professional στο σταθμό εργασίας που θα μοιράζεται τη βάση δεδομένων, και εκτιμά τον αριθμό ωρών για την υπηρεσία της. Δημιουργεί ένα νέο στοιχείο για την καταγραφή αυτής της πρότασης:

Τιμή εγκατάστασης λογισμικού εγκατάστασης

Περιγραφή:

BCM 2. 0 κοινόχρηστο σε 5 σταθμούς εργασίας Ποσότητα:

1 υπηρεσία Τιμή

: 120. 00

Η Daisy χρησιμοποιεί το πεδίο Όνομα στοιχείου για να καθορίσει την υπηρεσία και το πεδίο Περιγραφή για να αναφέρει τι ήταν απαραίτητο. Επίσης, συνδέει την πρόταση ως αρχείο στα Στοιχεία Ιστορίας Ευκαιριών. Προσαρμόζοντας την υπηρεσία της στη Λίστα Προϊόντων και Υπηρεσιών, μπορείτε να εφαρμόσετε την ιδέα της Daisy σε οποιοδήποτε είδος επιχείρησης. Επιπλέον, πείτε ότι ο Mark εργάζεται σε ένα δικηγορικό γραφείο και ένας νέος πελάτης ζητά μια προσφορά για τη διεκπεραίωση των νομικών υποθέσεων της εταιρείας. Γράφει μια πρόταση που εξηγεί τι καλύπτουν οι υπηρεσίες γραφείου του και τις στέλνει ως $ 250 ανά ώρα, εκτιμώντας δέκα ώρες ανά μήνα υπηρεσίας. Εκτιμά την πρόταση σε 120 ώρες το χρόνο και το θέτει ως εξής: Απόσπασμα υπηρεσίας για τις νομικές υπηρεσίες του Mark

Όνομα στοιχείου:

Νομική υποστήριξη

Περιγραφή:

120 Σύνολο:

$ 30, 000 Ομοίως, μια κλινική κοσμετολογίας μπορεί να δημιουργήσει ένα Κατάλογος Προϊόντων και Υπηρεσιών για εφαρμογές περιποίησης δέρματος Botox και φροντίδα δέρματος με λέιζερ υπηρεσίες με τον ίδιο τρόπο όπως ένα νομικό γραφείο ή μια υπηρεσία ηλεκτρονικών υπολογιστών.

Είτε βρίσκεστε σε κατάστημα ή σε μικρή βιομηχανία, μπορείτε να προσαρμόσετε τη λίστα προϊόντων σας ώστε να ταιριάζει με τα διαθέσιμα πεδία της BCM χρησιμοποιώντας τα προηγούμενα παραδείγματα.